1. Цели совещания
Деловое совещание – это процесс обмена информацией между его участниками с целью повышения эффективности деятельности предприятия.
По целям созыва совещания можно подразделить на следующие категории:
1) совещание аналитического характера. Докладчик знакомит участников совещания с аналитической информацией, новыми технологиями, новыми продуктами и т. д. Это в основном монолог. Если объем доклада велик, то имеет смысл разослать его полный текст или его тезисы участникам заблаговременно, а на совещании сократить объем выступления, провести лаконично логическую нить рассуждений, представить иллюстративный материал, сделать выводы и ответить на вопросы;
2) выработка коллективного решения. На таком совещании каждому участнику предоставляется возможность выразить свое мнение и внести предложение по конечному решению. Отсюда важное условие: на совещание приглашаются только те, чье мнение важно для решения вопроса. Руководителю не следует назначать совещание по вопросу, решение по которому он уже принял. Участники это поймут и сочтут этот созыв немотивированным. Такое совещание окажет отрицательное воздействие на рабочий настрой участников, причем не только во время совещания, но и после него. Если руководителю нужно получить одобрение коллектива по принятому им решению, то именно так это и должно быть заявлено;
3) одобрение идей, программы, решения. Для того чтобы заручиться поддержкой участников совещания, нужно, чтобы предложенная идея или программа вызвали у них интерес и положительный резонанс. Здесь, вероятно, необходимо провести соответствующую подготовительную работу. Если обсуждаемый вопрос не вызывает у участников энтузиазма или характеризуется отрицательно, вполне возможно, что другого отношения он и не заслуживает. В любом случае у участников совещания должна быть возможность внести конструктивные предложения, влияющие на принятие решения;
4) примирение различных точек зрения. Иногда возникает необходимость собрать «круглый стол», для того чтобы погасить внутренний конфликт. Нужно выслушать и обсудить различные точки зрения и привести их к согласию. Нельзя допустить, чтобы противники укрепились в своих противоположных позициях. Если в конфликт вовлечены большие группы, результативнее будет провести предварительные переговоры с представителями этих групп. Здесь важно как дать возможность высказаться участникам «круглого стола», так и дать им возможность услышать оппонентов, а для этого количество участников должно быть минимальным;
5) возобновление прерванного проекта. Если возобновляется прерванный проект, нужно восстановить и сделать прозрачной всю цепочку административного управления проектом. Необходимо снять все сомнения и разрешить организационные вопросы участников проекта, тем самым преодолеть торможение и препоны в каких-либо звеньях цепи;
6) выработка новых идей и концепций. Это совещание творческого характера. По духу ему больше соответствует метод «мозговой атаки». Совещание подобного рода желательно проводить в атмосфере, отличной от обычных служебных совещаний, более раскованной, более комфортной. Главный принцип – выслушиваются все предложения, запрещается критиковать, высмеивать и отвергать предложения. Наиболее плодотворные идеи записываются и выносятся для дальнейшего обсуждения и доработки.
Все участники совещания должны быть заблаговременно ознакомлены с повесткой дня. Никто не должен испытывать недопонимания целей созыва совещания и сомневаться в его мотивированности.
Подводя итоги: под совещаниями следует понимать форму управленческой деятельности, содержанием которой является совместная работа определенного количества участников управленческого процесса в заранее определенный хронологический период, в заранее обусловленном месте для выработки и принятия решения по заранее определенному вопросу. Поскольку круг вопросов, по которым может собираться совещание, очень широк, поэтому и существует такое многообразие категорий совещаний.
- Глава 1. Секретарь в структуре управления. Секретарь – лицо фирмы
- 1. Статус секретаря, требования, предъявляемые к секретарю
- 1.1. Профессиональные и личностные качества секретаря
- 1.2. Организация рабочего места секретаря, приемная руководителя
- 2. Полномочия секретаря
- 2.1. Этика и психология деловых отношений
- 2.2. Имидж секретаря, деловая женщина-профессионал
- 2.3. Что должен и что может секретарь
- 3. Руководитель, его стиль управления и секретарь
- 3.1. Взаимоотношения с руководителем
- 3.2. Оказание эффективной помощи в рамках служебных полномочий. Подготовка командировок руководителя
- 3.3. Эффективное деловое общение
- 3.4. Организация приема посетителей
- 3.5. Роль секретаря в поддержании благоприятного климата в коллективе
- Глава 2. Технология и этикет деловых ситуаций
- 1. Представление и знакомство в процессе делового общения
- 2. Телефонный разговор в офисе
- 3. Деловые приемы
- 3.1. Участие секретаря в подготовке выставки
- 3.2. Участие секретаря в организации переговоров
- 3.3. Особенности организации переговоров с иностранными гостями
- 3.4. Участие секретаря в организации деловых приемов
- 3.5. Особенности национальных традиций иностранных партнеров
- 4. Деловой этикет. Повседневный, праздничный этикет
- Глава 3. Деловая переписка
- 1. Делопроизводство
- 2. Состав управленческих документов организации
- 3. Деловая переписка
- 3.1. Внешняя и внутренняя переписка
- 3.2. Язык и стиль переписки
- 3.3. Этика делового письма
- 3.4. Особенности оформления сообщений, передаваемых по электронным средствам связи
- 3.5. Работа секретаря с визитными карточками
- 4. Организация документооборота
- 4.1. Технологии документооборота
- 4.2. Регистрация документов
- 4.3. Технология работы с конфиденциальными документами
- 4.4. Контроль за исполнением документов
- 5. Архивное дело
- 5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
- 5.2. Подготовка дел к хранению. Экспертиза ценности документов Порядок уничтожения дел
- Глава 4. Роль секретаря в организации совещаний
- 1. Цели совещания
- 2. Разновидность совещаний и их организация
- Глава 5. Электронный офис
- 1. Понятие электронного офиса
- 2. Форматы электронных документов, применяемых в управленческой деятельности
- 3. Управление документами электронной почты
- 4. Знания секретаря в области электропитания офисной оргтехники