5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
Номенклатура дел – это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки неисполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависит оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.
Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).
Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.
Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного подразделения.
Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.
Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой – обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.
Работа по составлению номенклатур дел как структурных подразделений, так и учреждения в целом координируется делопроизводственной службой (в идеале), но очень часто эта функция ложится на секретаря (особенно в средних и мелких организациях). Работа по составлению номенклатуры дел, как правило, включает изучение структуры организации, направлений работы структурных подразделений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки.
Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются в состав дел службы делопроизводства организации или в состав дел секретаря.
После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения и общественные организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Номенклатура дел учреждения, не передающего документы на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.
Номенклатура дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.
Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый – в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения.
Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже 1 раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново.
Согласованная с соответствующим учреждением государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т. д.
Образец оформления номенклатуры дел.
Формирование дел – это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Дело – совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.
Формирование дел должно обеспечивать:
1) оперативность обработки и поиска документов;
2) надежность документационного обслуживания;
3) сохранность документов.
СОВЕТ: в дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСДа. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные, возвращаются исполнителю для доработки, подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии в дело не помещают.
Дела формируются централизованно (в канцелярии, у секретаря) и децентрализованно (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс. Например, приемная отдела воспитательной работы и социальной защиты Комитета по начальному профессиональному образованию – индекс 03, отдел стратегии и развития профобразования Комитета – 02, бухгалтерия – 04 и т. д. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляют заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив.
Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квартальные, месячные планы, отчеты и т. д.). В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле – регистраторе или скоросшивателе. После завершения рассмотрения этих документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «Примечание».
В дела группируют документы одного делопроизводственного года. Исключения составляют переходящие и судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в учреждении; учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год).
В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30 – 40 мм. При большом количестве документов из них формируют самостоятельные дела по хронологии или узким вопросам. Например: дело «Переписка о поставке металла» можно разделить на три: «Переписка о поставке литья», «Переписка о поставке проката», «Переписка о поставке арматуры и проволоки».
Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри группы документов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие документы.
Поручения вышестоящих органов группируют в дела по направлениям деятельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности.
Документы в личных делах размещают в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений. Справки с местожительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. В пределах этих групп документы располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии и другом в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают.
Подводя итоги: так как наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно, потому что она необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам, очень важно то, насколько качественно она составлена. От этого зависят оперативность работы с документами и их сохранность.
- Глава 1. Секретарь в структуре управления. Секретарь – лицо фирмы
- 1. Статус секретаря, требования, предъявляемые к секретарю
- 1.1. Профессиональные и личностные качества секретаря
- 1.2. Организация рабочего места секретаря, приемная руководителя
- 2. Полномочия секретаря
- 2.1. Этика и психология деловых отношений
- 2.2. Имидж секретаря, деловая женщина-профессионал
- 2.3. Что должен и что может секретарь
- 3. Руководитель, его стиль управления и секретарь
- 3.1. Взаимоотношения с руководителем
- 3.2. Оказание эффективной помощи в рамках служебных полномочий. Подготовка командировок руководителя
- 3.3. Эффективное деловое общение
- 3.4. Организация приема посетителей
- 3.5. Роль секретаря в поддержании благоприятного климата в коллективе
- Глава 2. Технология и этикет деловых ситуаций
- 1. Представление и знакомство в процессе делового общения
- 2. Телефонный разговор в офисе
- 3. Деловые приемы
- 3.1. Участие секретаря в подготовке выставки
- 3.2. Участие секретаря в организации переговоров
- 3.3. Особенности организации переговоров с иностранными гостями
- 3.4. Участие секретаря в организации деловых приемов
- 3.5. Особенности национальных традиций иностранных партнеров
- 4. Деловой этикет. Повседневный, праздничный этикет
- Глава 3. Деловая переписка
- 1. Делопроизводство
- 2. Состав управленческих документов организации
- 3. Деловая переписка
- 3.1. Внешняя и внутренняя переписка
- 3.2. Язык и стиль переписки
- 3.3. Этика делового письма
- 3.4. Особенности оформления сообщений, передаваемых по электронным средствам связи
- 3.5. Работа секретаря с визитными карточками
- 4. Организация документооборота
- 4.1. Технологии документооборота
- 4.2. Регистрация документов
- 4.3. Технология работы с конфиденциальными документами
- 4.4. Контроль за исполнением документов
- 5. Архивное дело
- 5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
- 5.2. Подготовка дел к хранению. Экспертиза ценности документов Порядок уничтожения дел
- Глава 4. Роль секретаря в организации совещаний
- 1. Цели совещания
- 2. Разновидность совещаний и их организация
- Глава 5. Электронный офис
- 1. Понятие электронного офиса
- 2. Форматы электронных документов, применяемых в управленческой деятельности
- 3. Управление документами электронной почты
- 4. Знания секретаря в области электропитания офисной оргтехники