6.1. Критерії оцінки ефекту від автоматизації управлінської діяльності.

«Ефект» і «ефективність» — різні поняття. Економічний ефект — це результат праці людини в процесі виробництва матеріальних благ (кількість) випущеної продукції на ділянці, заводі, приріст знову створеної вартості в народному господарстві).

Але ефект сам по собі недостатньо характеризує діяльність людини. Для більш повної її характеристики важливо знати, з якими витратами отриманий цей ефект, тобто в що обійшовся результат. Однакові витрати праці можуть дати різний ефект, і навпаки, той самий ефект може бути досягнутий різними витратами праці. Ціль суспільного виробництва — одержання більшого ефекту з найменшими трудовими, матеріальними і грошовими витратами. Тому необхідно отриманий результат порівняти з тими витратами, за допомогою яких він отриманий, тобто віднести ефект до витрат, зіставити одну абсолютну величину — ефект з іншою абсолютною величиною — витрати. Таке зіставлення дає відносну величину — ефективність.

Управлінська праця відноситься до найбільш складних видів людської діяльності, і її оцінка не завжди може бути зроблена прямим шляхом через відсутність формалізованих результатів, кількісної оцінки окремих видів виконуваної роботи. Тому для виміру її ефективності часто застосовуються непрямі методи.

Критерієм оцінки управлінської праці є ефективність управлінської праці:

При цьому потрібно пам'ятати, що результат управлінської праці виражається не тільки економічним, але і соціальним ефектом. Що ж стосується витрат, то вони являють собою живу й уречевлену управлінську працю.

На практиці при оцінці ефективності праці працівників управління широко застосовуване поняття «економічна ефективність управлінської праці» є більш вузьким поняттям, тому що являє собою тільки економію живої й уречевленої праці, яка одержується в сфері управління матеріальним виробництвом за рахунок оптимізації і раціоналізації управлінської діяльності.

Критерієм оцінки ефективності праці працівників апарату управління є також соціальна ефективність, що через відсутність кількісних вимірників визначається головним чином якісними показниками. Критерій же економічної ефективності управлінської праці дає можливість кількісно вимірити ефективність праці в апараті управління. Тому він знайшов більше практичне застосування.

Для визначення ефективності праці управлінського персоналу необхідно встановити критерії і показники, за якими проводиться оцінка. Під критеріями розуміють найбільш загальну кількісну характеристику результатів управлінської праці. Окремі результати діяльності апарату управління є показниками управлінської праці. Вони носять підлеглий характер стосовно критерію і є основою при його визначенні. Таким чином, сукупність показників праці і буде виражати критерій оцінки.

Для визначення економічної ефективності управлінської праці використовуються різні способи: за показниками підприємства, організації і функціонуванню праці управлінського персоналу, обсягу переданої інформації; за якістю і швидкістю прийнятих рішень; за виконанням функцій управлінських ланок.

До показників, що характеризують працю в сфері управління, відносяться: зниження трудомісткості обробки управлінської інформації; скорочення управлінського персоналу, термінів обробки інформації; скорочення втрат робочого часу управлінського персоналу за рахунок поліпшення організації праці; механізації й автоматизації трудомістких операцій у сфері управління. Це показники, які кількісно вимірюються. Такі показники в сфері управління, як підвищення кваліфікації управлінського персоналу, якості роботи, поліпшення умов праці, обґрунтованість управлінських рішень, культура управління й інші, не вимірюються чи узагалі вимірюються неповно.

У сфері впливу управлінської праці на виробництво показники, які кількісно вимірювані, є: приріст прибутку; збільшення обсягів реалізації продукції; зростання продуктивності праці; зниження фондомісткості; збільшення фондовіддачі; прискорення оборотності оборотних коштів; збільшення рентабельності виробництва; зменшення невиробничих витрат; зниження трудомісткості продукції; зменшення обсягів незавершеного виробництва; зниження собівартості продукції; економія заробітної плати; зменшення втрат робочого часу; підвищення культури виробництва; підвищення рівня організаційної роботи; поліпшення умов праці; підвищення якості продукції; підвищення кваліфікації виробничого персоналу; зростання технічного рівня оснащення виробництва.

В результаті вдосконалення системи управління підприємства дістають економічний і соціальний ефект: збільшується обсяг і підвищується . товарність виробництва, забезпечується ритмічна робота підприємств, досягається економія живої і уречевленої праці, підвищується якість продукції, полегшується і змінюється характер праці, зростає задоволеність працею, скорочується плинність кадрів. Проте не всі елементи економічного і соціального ефекту мають кількісний вираз. Це ускладнює оцінку ефективності управління. При цьому слід враховувати не тільки кількісні, а й якісні показники.

Хоча управлінська праця належить до продуктивної, але вона безпосередньо не створює певних матеріальних цінностей і бере участь у процесі виробництва опосередковано, забезпечуючи своєчасне і якісне виконання технологічний операцій. Тому правомірно визначати вплив певних змін в управлінні на кінцеві результати виробничо-фінансової діяльності підприємств. Тільки працю обмеженої кількості працівників у сфері управління можна оцінити за безпосередніми результатами їх роботи (облікові працівники, друкарки тощо).

Ефективність — це оціночний критерій діяльності колективу працівників у будь-якій сфері, включаючи управління. Тому забезпечення високої ефективності управління є складовою частиною загальної проблеми підвищення економічної ефективності сільськогосподарського виробництва. Визначають її на основі загальних методологічних принципів, прийнятих в економіці.

Існують різні підходи до визначення ефективності управління.

Розраховують синтетичні показники ефективності управління (коефіцієнт оперативності, надійності тощо).

Фактичні дані порівнюють з нормативними, плановими або з показниками за попередні роки (нормативи чисельності апарату управління, продуктивність, економічність управління тощо).

Застосовують якісну оцінку ефективності за допомогою експертів.

Застосовують емпіричні формули для розрахунку показників, що характеризують ефективність управління.

При визначенні ефективності управління обчислюють абсолютну і порівняну ефективність витрат на управління. Абсолютна ефективність виражається загальною величиною ефекту, одержаного в результаті здійснення заходів удосконалення системи управління виробництвом. Порівняльна ефективність показує, наскільки один варіант ефективніший за інший, проектований або діючий.

Залежно від характеру розроблених заходів об'єктом оцінки ефективності управління можуть бути: управління в цілому (система, організація, методи), його структура, рівень використання управлінської праці, ефективність роботи кожного структурного підрозділу.

Для оцінки ефективності управління використовують трудові, вартісні, інформаційні, технічні (технологічні) показники. Найбільш загальні із них — оперативність роботи апарату управління, надійність і оптимальність систем управління.

Оперативність роботи апарату управління відображає своєчасність використання постанов, наказів і розпоряджень вищестоящих організацій, керівників і головних спеціалістів підприємства. Коефіцієнт оперативності (К_оп) визначають за такою формулою:

де t_н - встановлений строк виконання відповідних документів, днів; t_в — відставання від прийнятого строку виконання, днів.

Надійність системи управління виявляється у безпосередньому її функціонуванні, яке забезпечує досягнення цілей виробництва. Показники надійності системи такі: безвідмовність (безперервне збереженні працездатності), готовність (ефективне збереження працездатності), відновлюваність (швидке усунення збоїв у роботі і відтворення здатності функціонувати у заданому режимі).

На практиці висока надійність управлінської системи підприємництва (об'єднання) забезпечується при науково обґрунтованій структурі управління та інформаційної системи, раціональній технології процесів управління, правильному підборі і розстановці кадрів, ефективному стилі управління тощо.

Оптимальність системи управління характеризується рівнем застосування сучасних економіко-математичних методів для розробки управлінських рішень, обґрунтованістю співвідношення централізації і децентралізації управління, керованістю підприємства та ін. Керованість підприємства або структурного підрозділу показує рівень забезпечення заданої організаційної стійкості підприємства (цеху, бригади) і своєчасність переведення його з одного кількісного (якісного) стану в іншій, що відповідає поставленій меті.

Коефіцієнт ефективності управління (К_еф) відображає ступінь використання потенціальних можливостей підприємств (об'єднань):

де Ф — фактичне валове виробництво продукції (валовий доход, прибуток);

П — потенційні можливості виробництва валової продукції (валового доходу, прибутку).

Ефективність організації управління можна оцінити за іншими загальними показниками, які характеризують стан системи управління на підприємстві:

а) коефіцієнтом якості використання управлінських робіт;

б) коефіцієнтом стабільності кадрів;

в) коефіцієнтом, що характеризує співвідношення між темпами зростання обсягу виробництва і витратами на управління.

Як часткові показники, що характеризують організацію праці управлінського персоналу, застосовують також коефіцієнт використання робочого часу і кваліфікації кадрів, коефіцієнт умов праці і організації робочих місць та ін. На підставі зазначених коефіцієнтів визначають зведений коефіцієнт рівня організації управлінської праці.

Для визначення ефективності удосконалення управління використовують і такі показники:

а) порівняння витрат на раціоналізацію з результатами діяльності об'єкта управління;

б) співвідношення витрат на удосконалення управління і на сам процес управління;

в) динаміку витрат на управління порівняно із загальними витратами виробництва.

На практиці для оцінки ефективності системи управління найчастіше використовують три групи показників:

загальні результативні показники виробничо-фінансової діяльності підприємства — валова продукція в динаміці, вихід валової продукції на одного середньорічного працівника, фондовіддача, прибуток на одного працівника, рентабельність виробництва тощо;

показники продуктивності управлінської праці — виробництво валової продукції на одного управлінського працівника або на 1 людино-день, затрачений в управлінні, вихід валової продукції на 1 грн. витрат на управління, сума прибутку на 1 людино-день, затрачений в управлінні, тощо;

показники економічності апарату управління — питома вага персоналу управління в загальній чисельності працюючих і загальному фонді оплаті праці, питома вага витрат на управління в собівартості продукції тощо.

Для визначення ефективності роботи кожного структурного підрозділу використовують дані про виконання конкретних завдань і рівень досягнення поставлених перед ними цілей.

Практичним результатом удосконалення системи управління може бути зниження витрат на управління, яке досягається за рахунок скорочення чисельності працівників апарату управління і підвищення продуктивності праці. Проте не будь-яке вдосконалення управління призводить до зниження питомих витрат на управління. Оскільки управління є складовою виробничо-фінансової діяльності підприємств, то свідченням підвищення його ефективності може бути зростання економічних показників господарювання при незмінних або навіть дещо зростаючих витратах на управління.

Діючі або запроектовані системи управління можна оцінити за такою формулою:

де Е_в — ефективність виробництва, яку визначають як відношення фактичної маси прибутку до планової;

Е_А — економічність апарату управління, яку визначають як відношення фактичної чисельності працівників апарату управління до нормативної.

Оцінюючи ефективність заходів удосконалення організації управління виробництвом, слід врахувати, що фактичний ефект від такого удосконалення значно вищий суми економії витрат на управління. Удосконалення системи управління не тільки призводить до підвищення продуктивності праці управлінського персоналу, а й сприяє кращій організації і підвищенню результативності праці всіх працівників підприємства, зростанню виробітку, скороченню простоїв людей, техніки тощо. Крім того, підвищується загальна культура виробництва і управління, зміцнюється дисципліна праці, поліпшуються умови, за яких людина в повній мірі може розвивати свої здібності.

Ефективність окремих заходів, пов'язаних з раціоналізацією системи управління (зміна структури управління, норм управління і обслуговування, забезпеченості кваліфікованими кадрами тощо), можна оцінити за допомогою факторного аналізу. При цьому треба обов'язково забезпечити елімінування впливу інших факторів на формування кінцевих результатів виробничо-фінансової діяльності підприємств (якість земель, забезпеченість основними фондами, робочою силою, характер спеціалізації тощо).

На ефективність управління впливають рівень підготовки кадрів, використання спеціалістів згідно з їхньою кваліфікацією, наукова організація праці та інші фактори.

До показників соціальної ефективності управління належать:

1) стан трудової дисципліни;

2) оперативність і якість виконання рішень;

3) виконання апаратом управління завдань, пов'язаних з підвищенням культури спілкування з працівниками підприємства.

Деякі з цих показників можуть бути розраховані кількісно. Наприклад, стан трудової дисципліни можна визначити коефіцієнтом трудової дисципліни, який розраховують як відношення робочого часу до загального фонду корисного часу.

Виконання рішень оцінюють за співвідношенням кількості фактично виконаних рішень за певний період і загальної кількості прийнятих. Слід зазначити, що цей показник значною мірою умовний, оскільки кількість рішень, ефективність, своєчасність він не характеризує. Оперативність виконання рішень визначають за строком їхньої реалізації.

Для оцінки таких аспектів ефективності управління, як виконання системою соціальних завдань, необхідний комплексний підхід. По-перше, мають враховуватись основні показники виробничо-господарської і фінансової діяльності. По-друге, слід брати до уваги обсяг виробничо-господарської діяльності. По-третє, однією з важливих складових частин соціального аспекту управління є оцінка якості праці, а також діючих комплексних систем управління якістю продукції, праці та послуг. Підвищення ефективності управління забезпечується за рахунок удосконалення систем управління на усіх рівнях.

Напрямками підвищення ефективності управління є наступні:

- ефективність застосування на практиці різних методів управлінського впливу, передусім економічних;

- підвищення кваліфікації управлінських кадрів;

- широке впровадження наукової організації праці управлінських працівників;

- механізація і автоматизація управління праці;

- впровадження прогресивної технології управління.

Методика розрахунку економічної ефективності управлінської праці

Оскільки процес управління виробництвом впливає на всю багатосторонню діяльність підприємства, то це дає можливість визначити вплив управлінської праці на безліч показників виробничої діяльності. При цьому ефективність його зводиться до економії, одержуваної від впливу управлінського персоналу на виробничу діяльність підприємства, порівняної з витратами на управління.

Економічна ефективність управлінської праці (Е_п) (у розрахунку за рік) визначається за формулою:

де Е_е — економічний ефект;

B_y — сумарні річні витрати на управління.

Економічний ефект (Е_у) представляє собою приведену за рік суму економії на управлінську діяльність:

де Е_і — економія і-го виду робіт;

Е_н — нормативний коефіцієнт ефективності (0,15);

п — число виконуваних робіт, що дали економію.

Ефективність управлінської праці виражається показниками виробничої діяльності підприємства. Загальний вид формули буде такою:

де Ey_i — економічна ефективність управління по і-му показнику підприємства;

П_i — результат роботи підприємства по і-му показнику.

Управлінський персонал своєю діяльністю впливає на скорочення трудомісткості продукції, що випускається, підвищення ритмічності роботи, поліпшення матеріально-технічного постачання й обслуговування основного виробництва, оптимізацію техніко-економічного й оперативного планування. Тому економічну ефективність його можна визначити за формулою:

де Е_пр — економічна ефективність управлінського персоналу за рахунок зростання продуктивності праці;

П _п — продуктивність праці підприємства.

Управлінський персонал впливає і на зниження собівартості продукції, що випускається, особливо умовно-змінних витрат. Це можна виразити в такий спосіб:

де Е_узв — річна економічна ефективність за рахунок зниження умовно-змінних витрат у собівартості;

Е^р_упв - річна економія умовно-перемінних витрат.

Е^р_упв = Е_м + Е_п + Е_зп + Е_зб + Е_нв + Е_по + Е_об,

де Е_м — економія від зниження матеріальних витрат;

Е_п — економія палива й енергії на технологічні нестатки;

Е_зп — економія заробітної плати виробничих робітників;

Е_зб— економія від зменшення втрат від браку;

Е_нв — економія від зменшення невиробничих витрат;

Е_по — економія витрат на підготовку й освоєння виробництва;

Е_об— економія витрат на утримання і експлуатацію обладнання.

Економічну ефективність управлінського персоналу варто оцінювати і за приростом прибутку:

де Еп — економічна ефективність управлінського персоналу;

Епр — річна економія за рахунок приросту прибутку;

By — сумарні річні витрати на управління.

де А₁, A₂ — річний обсяг реалізованої продукції відповідно до і після раціоналізації робіт в управлінні;

С₁ С₂— витрати на гривню реалізованої продукції відповідно до і після раціоналізації робіт в управлінні;

П₁ — прибуток від реалізованої продукції до впровадження раціоналізації робіт в управлінні.

Економію можна визначити й у самій сфері управління. Тут на неї впливають такі фактори, як зниження трудовитрат управлінського персоналу, умовне вивільнення працівників, скорочення втрат робочого часу. Економічний ефект від зниження трудомісткості обробки інформації обчислюється за формулою:

де Е^і_mр — економічний ефект від зниження трудомісткості;

Т₁ Т₂—трудомісткість і-ї управлінської процедури (операції) до і після раціоналізації робіт, людино-дні;

S—середня річна вартість людино-дня управлінського персоналу;

n— число процедур (операцій).

Поліпшення структури апарату управління підприємством, механізація й автоматизація — найважливіші напрямки в його роботі. Ефективність уданому випадку розраховується в такий спосіб:

де Е_ч — економія витрат за рахунок умовного вивільнення працівників;

Ф₁, Ф₂ — фонд робочого часу в середньому на одного працюючого відповідно до і після раціоналізації, год.;

Ч — чисельність працюючих до раціоналізації, чол.;

S'— середня річна заробітна плата одного працівника.

Економія від скорочення втрат робочого часу і непродуктивних витрат управлінського персоналу визначається за такою формулою:

де Е_вч - економія за рахунок скорочення втрат робочого часу;

В — скорочені втрати і непродуктивні витрати часу протягом робочого дня, год.;

Ч - чисельність працівників, що скоротили втрати і непродуктивні витрати, чол.;

Ф — річний фонд робочого часу одного працівника управління, дні;

S—середня річна вартість однієї людино-години працівника управління.

Як відомо, великий збиток виробництву наносить плинність кадрів. Діяльність управлінського персоналу повинна бути спрямована на створення оптимальних умов роботи, організацію праці, задоволення особистих потреб і створення нормального соціально-психологічного клімату в колективі.

Економія за рахунок зменшення плинності кадрів розраховується за формулою:

де Е_n — економія за рахунок зменшення плинності кадрів;

К_ч1, К_ч2 - фактичний і очікуваний коефіцієнт плинності, %;

- середньорічний збиток підприємства від плинності кадрів (зниження продуктивності праці протягом двох тижнів у працівників, що вирішили звільнитися; низька продуктивність праці в знову прийнятих на роботу; витрати, зв'язані з навчанням і ін.).

Ефективність управлінської праці можна визначити і за такими показниками, як розмір виробленої продукції на одного працівника апарату управління і величина співвідношення витрат на виробництво і на управління.

де Е_уп — ефективність управлінського персоналу;

О_m.n. — річний обсяг товарної (валової) продукції;

Ч_y — середньоспискова чисельність управлінського персоналу, чол.

Ефективність витрат на управління:

де Е_ву— ефективність витрат на управління;

B_y— сумарні річні витрати на управління.

Річні витрати на управління складаються з заробітної плати ІТП і службовців, витрат на матеріали, витрат на експлуатацію засобів оргтехніки й ЕОМ, накладних і одноразових витрат (придбання управлінської техніки й устаткування, фінансування оргпроектів тощо).

Загальні річні витрати на управління виробництвом:

де By - приведені сумарні витрати на управління;

В_п — річні поточні витрати;

Е_н — нормативний коефіцієнт ефективності;

В_од— одноразові витрати.

Річні поточні витрати визначаємо за формулою:

Вп=Вм+Взп(1+а),

де В_п — річні поточні витрати;

В_м — витрати на матеріали для потреб управління;

В_зп — витрати на заробітну плату управлінського персоналу;

а — коефіцієнт накладних і інших витрат.

Накладні витрати складаються з витрат на відрядження, утримання транспорту, впровадження винаходів і раціоналізаторських пропозицій, охорону праці тощо.

Одноразові витрати (В_од) визначаються за формулою

де В_тех. — сумарні витрати на техніку, що купується для управління;

В_НДР — витрати на проведення НДР, оргпроектування, розробку заходів щодо удосконалення роботи управління.

Як бачимо, економічну ефективність управлінської праці можна визначити стосовно кожного з великої кількості показників виробничої діяльності, але жоден з них не дозволяє оцінювати ефективність управління в цілому.

Як узагальнюючий критерій економічної ефективності підприємства може виступати функція обмеженого числа найважливіших показників. Він може бути виражений у такому вигляді:

де W— узагальнений критерій економічної ефективності фірми;

П_п; П_пр; П_уз; П_фзп — показники підприємства (приріст прибутку, продуктивність праці, умовно-змінні витрати, фонд заробітної плати).

Визначення економічної ефективності впровадження заходів з удосконалення управління

Заходи щодо удосконалення управління виробництвом дозволяють скоротити апарат управління шляхом поліпшення його організаційної структури, збільшити обсяг виробництва. За цими напрямками варто визначати основні показники економічної ефективності раціоналізації систем управління виробництвом: річний економічний ефект; зростання продуктивності праці; строк окупності додаткових витрат капітальних вкладень.

При скороченні апарату управління заощаджується фонд зарплати з урахуванням відрахувань на соціальне страхування. А це, у свою, чергу приведе до зниження собівартості продукції:

де Е_зп — економія заробітної плати;

Ч_ско — число одиниць управлінського апарату, що скорочується;

З — середньорічна зарплата на одного працівника апарату управління;

П_с— відсоток відрахування на соціальне страхування.

Річний економічний ефект розраховується на основі приведених витрат:

де Ен — нормативний економічний ефект (при впровадженні нової техніки 0,15).

Зростання продуктивності праці:

де ПП₁, ПП₂ - продуктивність праці до і після впровадження заходу.

де В₁ — обсяг виробництва до впровадження заходу;

Ч₁- чисельність працюючих до впровадження заходу;

Ч_е — чисельність апарата управління після впровадження заходу (економія).

Строк окупності додаткових капітальних вкладень:

де К₁, К₂ — капітальні витрати до і після впровадження заходів щодо удосконалення управління виробництвом;

S₁ — собівартість усієї продукції, що випускається, до впровадження заходів, перерахованої на обсяг виробництва після удосконалення управління.

Собівартість усієї продукції, що випускається, після впровадження заходу:

При збільшенні обсягу виробництва в умовах впровадження заходів щодо удосконалення управління виробництвом річна економія розраховується за формулою:

де а₁ і а₂ — умовно-змінні витрати в собівартості одиниці продукції до і після впровадження заходу;

У— річна сума умовно-постійних витрат у загальній собівартості всієї продукції, що випускається;

B₁ і В₂ — обсяг виробництва до і після впровадження заходів;

Кдкв — додаткові капітальні вкладення для впровадження заходу.

Якщо заходи щодо удосконалення управління одночасно скорочують чисельність і збільшують обсяг виробництва, то сума ефекту по обох напрямках сумується. Показники зростання продуктивності праці і строку окупності визначаються за приведеною вище формулою. Якщо для впровадження заходів щодо раціоналізації управління виробництвом розробляються кілька варіантів, то найбільш раціональний вибирається по мінімуму приведених витрат:

Удосконалення управління виробництвом дозволяє також підняти якісний рівень прийняття управлінських рішень, підвищити оперативність у вирішенні виробничо-господарських питань, що важко оцінити кількісно. Тому іноді в цих випадках використовуються експертні оцінки.