2.2. Документальное обеспечение учета и движения кадров. Ведение личных дел

Для правильного и быстрого принятия решений руководителю необходимо владеть информацией о личном составе и движении кадров в организации.

Учет кадров ведется на всех предприятиях (организациях) всех форм собственности, которые имеют право самостоятельно осуществлять прием и увольнение работников. Учету подлежат все работники предприятия независимо от характера работы и должности.

Организация учета персонала непосредственно возлагается на отдел кадров, инспектора по кадрам, менеджера по кадрам, секретаря или другого сотрудника, который назначается приказом руководителя или собственника предприятия, в зависимости от размера трудового коллектива.

Учет кадров может обеспечивать достоверные сведения относительно:

• количество работников по категориям, профессиями, квалификациям, образованию, стажу работы, полу, возрасту и другими признаками;

• изменений количества и состава работников в организации, с обязательным уточнением причин изменений штата;

• состояния подготовки, переподготовки и повышение квалификации кадров;

• обучение или стажировки собственных работников.

Возможность получения перечисленных данных о личном составе организации обеспечивается ведением кадровой службой (отделом кадров) соответствующей документации важнейшими среди которой являются трудовые договоры между работниками и собственником предприятия, трудовые книжки и личные дела работников.

Трудовой договор – это соглашение между работником и собственником предприятия (организации, физическим лицом), согласно которому работник со своей стороны, обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации, должности подчиняясь внутреннему трудовому распорядку, а собственник предприятия (или физическое лицо), со своей стороны, обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать необходимые для выполнения работы условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.

Трудовые договоры заключаются на:

• неопределенный срок;

• на определенный срок, который устанавливается по соглашению сторон;

• на время выполнения определенной работы.

Срочный договор на определенный срок отличается от договора, заключенного на неопределенный срок тем, что во-первых, администрация может прекратить трудовые отношения с работником после окончания срока договора без указания причин, во-вторых, работник может отказаться от права увольнения по собственному желанию на протяжении всего срока договора.

Трудовой договор на время выполнения определенной работы заключается в том случае, если время завершения работы может быть определено лишь приблизительно.

Особой формой трудового договора является контракт, в котором срок его действия, права, обязанности и ответственность сторон, условия материального обеспечения и организации труда работника, условия разрыва в том числе досрочного, могут устанавливаться соглашением сторон. Контракт заключается в письменной форме и не менее, чем в двух экземплярах. За два месяца до окончания срока действия контракта по соглашению сторон он может быть продолжен или заключен на новый срок.

Трудовое соглашение является первой ступенькой в процессе приема на работу. Устраиваясь на работу, человек должен предъявить паспорт, трудовую книжку, военный билет, а в случае необходимости и другие документы: диплом об образовании, праве на управление машиной, справку о медицинском обследовании и т.п.

Работник считается принятым, если на него оформлен приказ (распоряжение), в котором отмечается дата приема на работу, должность, размер заработной платы, а также могут указываться наличие испытательного срока или дата проведения конкурсного отбора. После объявления приказа о приеме на работу работника знакомят с коллективным договором, правилами внутреннего распорядка, работой, которую он будет выполнять, условиями и размерами оплаты труда, проводят инструктаж по технике безопасности.

Последовательность разрыва трудового договора почти такая же, как и заключения. Оформляется приказ или распоряжение об увольнении работника с занимаемой должности, в котором указываются причины и основания увольнения . На основании приказа или распоряжение делается запись в трудовой книжке, которая выдается работнику под расписку в день увольнения. Личное дело передается в архив.

Законодательство о труде предусматривает необходимые юридические гарантии, которые базируются на том, что трудовой договор может быть разорван лишь на указанных в законе основаниях и в порядке, установленном законодательством по любому из оснований.

Наиболее распространенными основаниями прекращения трудового договора выступают:

• соглашение сторон;

• окончание срока действия трудового договора;

• призыв или вступление работника на воинскую службу,

• разрыв трудового договора по инициативе работника, по инициативе собственника или уполномоченного им органа, по требованию профсоюзного комитета;

• переведение работника по его соглашению на другое предприятие, в учреждение, организацию или переход на выборную должность,

• отказ работника от переведения на работу в другую местность вместе с предприятием, учреждением, организацией, а также от продолжения работы в связи с изменением основных условий труда;

• вступление в законную силу приговора суда, которым работник осужден к лишению свободы, исправительным работам не по месту работы, или к другому наказанию, которое исключает возможность продолжения данной работы;

• направление работника по постановлению суда в лечебно-трудовое учреждение.

Трудовая книжка служит основным документом о трудовой деятельности работника. Она ведется для установления общего, беспрерывного и специального стажа.

Порядок заполнения трудовой книжки регламентирует ст. 48 КЗоТ Украины и "Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях".

Трудовые книжки заводятся на всех работников предприятия, которые проработали на нем 5 дней. На лиц, которые работают по совместительству, трудовые книжки ведутся только по месту основной работы.

Работники, которые устраиваются на работу, должны предоставить собственнику предприятия личную трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Лица, которые принимаются на работу впервые, получают трудовую книжку по месту трудоустройства, при этом собственник взимает с работника сумму ее стоимости.

Трудовые книжки хранятся на предприятиях как документ строгой отчетности. Ответственность за ведение учета, сохранения и выдачу трудовых книжек несет руководитель предприятия или уполномоченное им лицо (начальник отдела кадров).

Если в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, она дополняется вкладышем. Сам вкладыш не является действительным, поэтому он подшивается к трудовой книжке, в которой ставиться штамп с надписью "Выдан вкладыш", указывается его номер и серия.

Лицо, которое утратило трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно сообщить об этом собственнику предприятия по месту основной работы. Не позже 15 дней после сообщения , а в случае осложнения - в другие сроки, руководитель предприятия или ответственное лицо должно выдать работнику другую трудовую книжку (вкладыш к ней) с надписью "Дубликат" в правом верхнем уголке ее первой страницы.

Трудовые книжки и вкладыши к ним заполняются на украинском или русском языках.

В трудовую книжку заносятся:

• сведения об имени, фамилии и отчестве работника, дате рождения;

• сведения о приеме на работу (должность), переводе на другую работу (должность), увольнении с работы (должности);

• сведения о награждении государственными наградами и отличиями Президента Украины, поощрения за успехи в работе и прочие благодарности соответственно действующему законодательству Украины;

• сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, использованные изобретения и рационализаторские предложения, выплаченные в связи с этим вознаграждения.

Сведения о работнике записываются на первой (титульной) странице трудовой книжки. Фамилия, имя, отчество, дата рождения записываются полностью. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу подписывает лицо, которое отвечает за выдачу трудовых книжек, после чего ставиться печать предприятия, где впервые заполняется трудовая книжка.

В разделах "Сведения о работе", "Сведения о награждении", "Сведения о поощрении" трудовой книжки (вкладыша) четко по датам на основе приказов вносятся записи о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении с работы, награждении работника, объявлении поощрений Зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей в трудовой книжке (вкладыша) не разрешается. При выявлении ошибки она исправляется записью. Например, "Запись за № таким-то является недействительной. Принят по такой-то профессии (должности)", в соответствующей графе указывается номер приказа и дата.

В связи с вступлением в силу с 1 января 1996 года Государственного классификатора профессий записи в трудовые книжки о работе должны вноситься соответственно профессиональным названиям, указанным в этом нормативном документе. От этих названий могут в случае необходимости получаться производные названия работ и должностей путем добавления уточняющих слов (например, ведущий, главный, младший, сменный и т.д.). Это предоставляет возможность работодателю определять производные названия работ и должностей в зависимости от задач и обязанностей исполнителей.

На рис. 4 приведен пример заполнения граф трудовой книжки в разделе "Сведения о работе".