4. Документація та діловодство

Документація — це письмове подання інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності й розумової діяльності людини, носієм якої вона є. Документи можна класифікувати за різноманітними ознаками.

За змістом:

• адміністративна;

• планово-облікова;

• комерційна;

• фінансова;

• зовнішньоекономічна;

• бухгалтерська;

• з обліку кадрів;

• технічна та ін.;

за складністю:

• проста (відображає один процес);

• складна (відображає кілька процесів);

за призначенням:

• індивідуальна;

• типова;

за місцем у менеджменті:

• службово-інформаційна (службові листи, записки, акти тощо);

• розпорядча (накази, розпорядження, вказівки, інструкції, постанови, протоколи, циркуляри та ін.);

• спеціальна (фінансова, бухгалтерська, планова, звітна та ін).

Процес, пов’язаний зі складанням документів, їх обробкою, проходженням, зберіганням тощо, називають діловодством (справочинством).

Його функції такі:

• попередній розгляд і облік документів, довідково-інформаційне обслуговування;

• контроль виконання;

• удосконалення (раціоналізація) документообігу;

• експедиційна обробка та транспортування документів.

Виділяють такі системи діловодства:

• централізовану, коли вся документація скеровується в якийсь єдиний центр організації, наприклад у канцелярію;

• децентралізовану, при якій документи надходять за призначенням у відділи, підрозділи тощо;

• змішану.

В організаціях є спеціальні служби, які призначені для роботи з документацією (канцелярія, архів, бібліотека, довідкове бюро тощо).