4.2. Процесс защиты персональных данных в кадровой службе

В соответствии с требованиями главы 14 Трудового кодекса РФ процесс защиты персональных данных в кадровой службе организации должен быть строго регламентирован. Следует учитывать, что именно регламентация организационных форм и технологии документирования, обработки персональных данных и их неукоснительное соблюдение всеми руководителями и сотрудниками лежат в основе обеспечения надежной защиты персональных данных и, следовательно, обеспечения реальных прав и свобод граждан в трудовой сфере.

1. Принципы защиты персональных данных работников

При работе с документами, делами и базами данных кадровой службы должны соблюдаться следующие основополагающие принципы защиты персональных данных:

• личная ответственность руководства организации и работников кадровой службы за сохранность и конфиденциальность персональных данных, а также носителей этой информации;

• разделение (дробление) сведений о персональных данных между разными руководителями организации и работниками службы;

• наличие четкой разрешительной (разграничительной) системы доступа руководителей всех уровней и работников отдела к документам, содержащим персональные данные;

• проведение регулярных проверок наличия традиционных и электронных документов, дел и баз данных у работников службы и кадровых документов в подразделениях организации.

Порядок работы с кадровой документацией должен в полном объеме соответствовать требованиям обращения с конфиденциальными документами. Главным моментом в защите персональных данных является четкая регламентация функций работников кадровой службы и в соответствии с этим регламентация принадлежности работникам функциональных комплексов документов, дел, картотек, журналов персонального учета и баз данных. Любые посторонние лица не должны знать распределение функций, рабочие процессы, технологию составления, оформления, ведения и хранения документов, дел и рабочих материалов в кадровой службе. Особенно это касается бланков и документов строгой отчетности. Под посторонним лицом мы понимаем не только злоумышленников или их сообщников, но и сотрудников организации, функциональные обязанности которых не связаны с работой службы.

Следует также учитывать, что работник отдела кадров не должен быть осведомлен о порядке работы других сотрудников этого отдела. Однако, каждый работник должен быть письменно проинформирован о предполагаемых фактах использования его персональных данных при документировании функций кадровой службы, ведении отчетной и отчетно-справочной работы службы. Работник имеет право не разрешить использовать свои персональные данные.

Для реализации положения о личной ответственности работников кадровой службы за доверенные им персональные данные и документы первым руководителем организации должен быть издан приказ о закреплении за каждым работником этой службы определенных массивов документов, необходимых ему для информационного обеспечения функций, указанных в должностных инструкциях, утверждена схема доступа работников службы и руководящего состава организации, структурных подразделений к кадровым документам, установлены формы ответственности перечисленных должностных лиц и работников за сохранность и конфиденциальность персональных данных. Не допускается, чтобы работник кадровой службы мог знакомиться с любыми документами и материалами службы.

Видимо, целесообразно, чтобы отдельные работники закреплялись за должностными группами персонала организации и выполняли весь объем функций от подбора персонала до хранения документации. В случае необходимости перераспределения обязанностей среди работников службы (например, при болезни одного из них, увольнении) должно быть издано соответствующее распоряжение руководителя службы, в котором регламентируются характер изменений, их срок и дополнения в систему доступа к документам, делам и базам данных.

2. Особенности технологии защиты персональных данных

При работе с кадровой документацией следует, прежде всего, соблюдать следующие специфические особенности ее обработки и хранения. Приказы (распоряжения) по личному составу должны составляться, оформляться и храниться в отделе кадров, а не в службе документационного обеспечения управления (делопроизводственной службе). Эту работу следует возложить на отдельного сотрудника кадровой службы или нескольких сотрудников, например, в крупных организациях каждый сотрудник может заниматься приказами по категориям персонала - руководителям, специалистам, рабочим и т.д. Регистрация этих приказов также должна быть передана в кадровую службу.

Материалы, связанные с анкетированием, тестированием, проведением собеседований с кандидатами на должность, помещаются не в личное дело принятого сотрудника, а в специальное дело, имеющее гриф «Строго конфиденциально». Объясняется это тем, что подобные материалы раскрывают личные и моральные качества сотрудника и могут при разглашении, содержащихся в них сведений стать полезными злоумышленнику. Материалы с результатами тестирования работающих сотрудников, материалы их аттестаций формируются в другое дело, также имеющее гриф строгой конфиденциальности.

Особое внимание обращается на сохранность документов личных дел работников. Операции по оформлению, формированию, ведению, закрытию и хранению личных дел выполняются одним работником кадровой службы, который несет личную ответственность за сохранность документов в делах и регламентированный доступ к делам других работников. В случае правомочного изъятия из личного дела документа в описи дела производится запись с указанием основания для подобного действия и нового местонахождения документа. С документа, подлежащего изъятию, снимается копия, которая подшивается на место изъятого документа. Отметка в описи и копия заверяются росписью руководителя и работника кадровой службы. Замена документов в личном деле кем бы то ни было запрещается. Новые, исправленные документы помещаются вместе с ранее включенными в дело.

Приказом первого руководителя должен быть установлен порядок ознакомления или выдачи руководящему составу организации личных дел подчиненных работников. Как правило, знакомиться с личными делами могут: первый руководитель - со всеми личными делами, его заместители - с личными делами курируемых ими подразделений, руководители структурных подразделений - с личными делами сотрудников подразделения. Выдача личных дел на рабочие места руководителей, как правило, не допускается. Личные дела могут выдаваться на рабочие места только первого руководителя предприятия, его заместителя по кадрам и начальника отдела (управления) кадров и в исключительных случаях по письменному разрешению первого руководителя конкретному руководителю структурного подразделения. Дела выдаются (в том числе руководителю кадровой службы или при наличии его письменного разрешения - работнику службы) под роспись в контрольной карточке. В конце рабочего дня личное дело должно быть возвращено соответствующему сотруднику кадровой службы. При возврате дела тщательно проверяется сохранность документов, отсутствие повреждений документов и включения в дело других документов или подмены документов. Просмотр дела производится в присутствии руководителя. Передача личных дел руководителям через их секретарей или референтов не допускается. Руководители структурных подразделений организации с разрешения руководителя кадровой службы могут знакомиться с личными делами (или при отсутствии личных дел - карточками формы № Т-2) только непосредственно подчиненных им сотрудников; к справочно-информационному банку данных и другой документации кадровой службы они не допускаются. Ознакомление с делами осуществляется в помещении службы под наблюдением работника, ответственного за сохранность и ведение личных дел. Факт ознакомления фиксируется в контрольной карточке личного дела.

Работник организации имеет право знакомиться только со своим личным делом, трудовой книжкой, учетными карточками, отражающими его персональные данные. Он имеет право потребовать внесения изменений и дополнений в свои анкетно-биографические и другие данные, подтвержденных документами. Факт ознакомления работника с личным делом также фиксируется в контрольной карточке.

Ведение и обеспечение сохранности трудовых книжек. В сферу ответственности работника, осуществляющего ведение личных дел, входит работа с трудовыми книжками работников организации. Трудовые книжки всегда хранятся отдельно от личных дел. Особое внимание обращается на учет в бухгалтерии и кадровой службе чистых бланков книжек и бланков листов-вкладышей. Руководитель кадровой службы должен строго контролировать, чтобы трудовая книжка не оформлялась по просьбе работника на неучтенном бланке (купленном и, как правило, фальсифицированном), чтобы от граждан не принимались трудовые книжки, оформленные на подобных бланках или имеющие записи, сделанные с нарушениями соответствующей инструкции. Факт ознакомления работника с записями, произведенными в трудовой книжке, подтверждается его росписью в личной карточке Т-2, в которой эти записи дублируются. Роспись ставится против каждой записи. Кадровая служба должна ежемесячно отчитываться перед бухгалтерией организации о расходовании бланков трудовых книжек и вкладышей. Испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей списываются по акту и уничтожаются путем сожжения. На акт наклеиваются вырезанные из бланков номера и серии. Не полученные гражданами при увольнении трудовые книжки хранятся в отделе кадров отдельно от остальных книжек в течение 2 лет, после чего сдаются в архив на 50-летнее хранение.

Под особым контролем должны находиться операции по проставлению в трудовых книжках, на справках и других документах печатей и штампов. Целесообразно, чтобы эти операции производились только руководителем кадровой службы, так как в противном случае может возникнуть опасность несанкционированного использования печатей и штампов. Одновременно руководитель службы контролирует правильность оформления документов. Чистые бланки справок подлежат обязательному учету. Они хранятся у руководителя кадровой службы и выдаются в дневной норме работнику, выдающему справки. По окончании приемных часов этот работник отчитывается перед руководителем службы об израсходованных бланках справок и сдает ему оставшиеся чистыми и испорченные бланки. Проставлять печати и штампы, а иногда и росписи на чистых бланках документов категорически запрещается.

Не менее пристального внимания требует работа со справочно-информационным банком данных по персоналу организации (картотеками, журналами и книгами персонального учета работников). За сохранность и конфиденциальность этого банка данных также должен отвечать специально назначенный сотрудник кадровой службы. Учетная, отчетная и справочная работа кадровой службы наиболее часто формирует каналы несанкционированного получения и незаконного использования персональных данных. В связи с этим первым руководителем организации устанавливается: кто, когда, какие сведения и с какой целью может запрашивать в отделе кадров. И что особенно важно, определяется порядок дальнейшего хранения сведений, работа с которыми закончена: где эти сведения будут находиться, кто несет ответственность за их сохранность и конфиденциальность. Передаваемые из кадровой службы руководителям отчетные и справочные сведения обязательно документируются в виде сводок, списков, справок и т.п. Устное сообщение сведений, как правило, использоваться не должно, за исключением случаев, когда запрашивается единичная информация, например: дата рождения работника, наличие правительственных наград и т.п. На документах, выходящих за пределы отдела кадров, может ставиться гриф «Конфиденциально» или «Для служебного пользования». В отделе кадров обязательно остаются копии всех плановых, аналитических, отчетных, справочных и иных документов. Целесообразно, чтобы подлинники этих документов после минования в них надобности возвращались в кадровую службу для включения в дело вместо хранящихся там копий.

В структурных подразделениях организации могут быть следующие документы, содержащие персональные данные:

• журнал табельного учета рабочего времени с указанием должностей, фамилий и инициалов работников (находится у сотрудника, ведущего табельный учет - табельщика);

• штатное расписание (штатный формуляр) подразделения, в котором может дополнительно указываться, кто из сотрудников занимает ту или иную должность;

• вакантные должности (находится у руководителя подразделения);

• дело с выписками из приказов по личному составу или копии приказов (распоряжений), касающихся персонала подразделения (находится у табельщика).

Руководитель подразделения может иметь список сотрудников с указанием основных биографических данных каждого из них (год рождении, образование, местожительство, домашний телефон, имя, отчество супруга и др.). Все перечисленные документы следует хранить в соответствующих делах, включенных в номенклатуру дел и имеющих гриф ограничения доступа. Нельзя эти документы хранить в россыпи или записывать указанные сведения на календарях, в личных записных книжках. Не реже одного раза в год работники кадровой службы обязаны проверять наличие этих дел в подразделениях, их комплектность, правильность ведения и уничтожения.

При автоматизированной обработке кадровой информации не рекомендуется данную систему (связанные автоматизированные рабочие места кадровой службы) включать в локальную сеть организации. Внутри кадровой службы локальная сеть (или единичные компьютеры) должна быть снабжена необходимыми средствами программно-аппаратной и криптографической защиты информации, регламентирована жесткой системой разграничения доступа сотрудников службы к обрабатываемой и хранимой информации. В локальную сеть кадровой службы может быть включена рабочая станция (автоматизированное рабочее место) первого руководителя организации.

3. Особенности хранения документации кадровой службы

Любые дела, папки с документами, картотеки, машиночитаемые документы, учетные журналы и книги учета хранятся в кадровой службе в рабочее и нерабочее время в металлических постоянно запертых шкафах. У каждого работника должен быть свой шкаф для хранения закрепленных за ним массивов документов. Трудовые книжки хранятся в сейфе руководителя кадровой службы, там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от рабочих шкафов работников.

Работникам не разрешается при любом по продолжительности выходе из помещения оставлять какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, работающий компьютер. В конце рабочего дня сотрудник службы помещает все рабочие массивы документов в металлический шкаф, запирает его и опечатывает личной печатью. Ключи от шкафов сдаются работниками руководителю кадровой службы под роспись в соответствующем журнале. Категорически запрещается оставлять на рабочем столе в нерабочее время картотеки и другие материалы. Следует также проверить урну для бумаг и убедиться в отсутствии там листов бумаги, которые могут представлять интерес для постороннего лица. Черновики и редакции документов, испорченные бланки, листы со служебными записями в конце рабочего дня уничтожаются в специальной бумагорезальной машине. Уничтожение производится двумя работниками службы. Компьютеры в конце рабочего дня блокируются и отключаются от сети.

1. Размещение и организация работы кадровой службы

Кадровая служба организации должна иметь минимально три смежных помещения: комнату для работников службы, кабинет руководителя службы и помещение, в котором размещаются шкафы и сейфы для документов, дел и картотек. Вход в кадровую службу может быть только один. Для ожидающих приема посетителей целесообразно выделить дополнительное помещение за пределами основных помещений службы.

Помещение для размещения шкафов может не иметь окон и оборудуется эффективными техническими средствами пожаротушения. Помещения, шкафы с документацией кадровой службы и компьютеры обеспечиваются охранной сигнализацией. Входная дверь кадровой службы должна быть двойной металлической, окна защищаются решетками. Если кадровая служба использует в работе компьютеры, то помещения службы должны быть оборудованы средствами защиты от технической разведки. По окончании рабочего дня все двери (в том числе внутренние) запираются на надежные замки и опечатываются личной печатью руководителя кадровой службы. Электропитание помещений кадровой службы отключается на центральном щите в помещении охраны организации. Ключи от дверей в опечатанном руководителем службы пенале сдаются работнику охраны под роспись в специальном журнале. Оттиск печати обычно делается на пластилине, в специальной выемке, чтобы печать невозможно было снять и восстановить. Одновременно включается и проверяется надежность средств охранной сигнализации. Сдача под охрану и вскрытие помещений кадровой службы разрешаются только ее руководителю, а в исключительных случаях - заместителю первого руководителя, отвечающему за работу с персоналом.

Перед вскрытием проверяются сохранность и номера печатей, целостность замков и контрольного шнурка (нити). При обнаружении каких-либо попыток проникновения в помещение оно не вскрывается. Составляется акт о выявленной попытке, одновременно об этом факте докладывается лично первому руководителю фирмы и руководителю службы охраны. Дальнейшие действия санкционируются первым руководителем.

Вскрытие рабочих шкафов в отсутствие работника, отвечающего за хранящуюся там документацию, допускается руководителем кадровой службы в присутствии двух работников этой службы. О вскрытии составляется акт с обоснованием причины вскрытия. Акт подписывается указанными лицами. После выполнения необходимых действий шкаф запирается и опечатывается печатью руководителя кадровой службы. При явке на рабочее место сотрудника, отвечающего за хранящуюся в шкафу документацию, им производится проверка наличия документов, дел и других материалов.

Уборка помещения службы осуществляется под наблюдением руководителя кадровой службы. При пожарах, авариях водопроводной и тепловой сети документация кадровой службы должна быть эвакуирована в безопасное место и обеспечена ее охрана. В условиях возникновения сложных экстремальных ситуаций (стихийных бедствий, военных действий, террористических актов и других подобных событий) и отсутствия возможности эвакуировать чистые бланки трудовых книжек и вкладышей они уничтожаются по акту путем сожжения. В этих условиях трудовые книжки работников могут быть выданы им под роспись в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Вся остальная кадровая документация должна быть эвакуирована в первую очередь или уничтожена (кроме дел с подлинниками приказов по личному составу и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним). Для эвакуации документов в кадровой службе постоянно должна находиться необходимая надежная тара (непромокаемые мешки, контейнеры, чемоданы). За кадровой службой заранее должна быть закреплена грузовая автомашина.

2. Регламентирующие документы кадровой службы

Организационные и технологические аспекты защиты персональных данных в кадровой службе могут найти отражение в двух регламентирующих документах организации. Во-первых, должно быть разработано положение о персональных данных работников организации, в котором целесообразно четко определить конкретные обязанности руководителей и сотрудников в части использования этих данных в служебных целях. Функциональные обязанности этих лиц следует связать с составом передаваемых им персональных данных. Пользование другими данными им не разрешается. Положение должно содержать схему распределения доступа к персональным данным, состав должностных лиц, дающих разрешение на ознакомление с ними и несущих за это ответственность. Положением должна быть определена форма обязательства указанных лиц за сохранность персональных данных и их конфиденциальность. Одновременно регламентируете порядок ознакомления работников организации со своими персональными данными, документами и учетными формами, в которых эти данные фиксируются, порядок взаимоотношений кадровой службы и работника по поводу сбора, документирования, использования, актуализации, уничтожения и хранения его персональных данных.

Во-вторых, должна быть составлена инструкция, отражающая этапы, процедуры и методы применяемой традиционной или автоматизированной технологии обработки и хранения персональных данных, методы и средства документирования этих данных и формирования баз данных, содержащих эти сведения. В частности, в инструкции следует закрепить технологическую цепочку составления и, оформления приказов и иных кадровых документов, технологические процедуры и операции их хранения, регламентировать порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников, ведения и хранения трудовых книжек работников. Следует тщательно определить условия включения документов в личные дела, правила ведения описи документов личного дела, изъятия документов из личного дела, выдачи документов на рабочие места руководителей, проверки сохранности личных дел и документов личного дела. Особое внимание в инструкции следует обратить на организацию и документирование процедур тестирования и анкетирования кандидатов на должность и работников, проведения собеседований и аттестации, порядка ознакомления этих лиц с материалами психологического отбора. В инструкции должна быть определена технология формирования и ведения традиционных или автоматизированных справочно-информационных систем (картотек, журналов, баз данных), обеспечивающих поисковые, учетные и отчетные функции при работе сотрудников кадровой службы с персональными данными работников. Установлено, в какие документы и учетные формы следует ввести необходимые зоны и графы для отражения факта ознакомления работников со своими персональными данными. В соответствии с разработанным положением и инструкцией должна быть построена практическая работа руководителей организации, сотрудников кадровой и иных служб, использующих в работе персональные данные работников.

3. Работа с посетителями в кадровой службе

Говоря о технологии защиты информации в кадровой службе, необходимо учитывать, что помимо операций с документами работники отдела кадров значительную часть времени тратят на прием посетителей. Этот вид работы также должен быть строго регламентирован, так как посетители могут представлять определенную угрозу информационной безопасности кадровой службы и физической безопасности ее работников. Важно, чтобы прием посетителей осуществлялся только в те часы, которые ежедневно выделяются для этой цели. В другое время в помещении кадровой службы не могут находиться посторонние лица, в том числе работники организации. Целесообразно, чтобы приемные часы были разными для работников организации и лиц, не входящих в эту категорию. Подобное разграничение необходимо ввиду того, что в числе последней группы лиц может быть злоумышленник, который будет слышать переговоры работников организации, сможет познакомиться с работниками, получить информацию о их привычках, чертах характера, что в последующем может стать основой для формирования канала несанкционированного доступа к ценной информации. Прием посетителей должен быть организован таким образом, чтобы в помещении службы не было лиц, ожидающих приема. Не должны возникать так называемые «живые очереди». Лица, ожидающие приема, всегда подсознательно или умышленно прослушивают переговоры работника кадровой службы и посетителя. Злоумышленник может эти переговоры записывать с помощью диктофона или миниатюрной видеокамеры. В часы приема посетителей работники службы не должны выполнять функции, не связанные с приемом, вести служебные и личные переговоры по телефону. На столе работника, ведущего прием, не должно быть никаких документов, кроме тех, которые касаются данного посетителя. Ответы на вопросы даются только лично тому лицу, которого они касаются.

При выдаче справки с места работы необходимо удостовериться в личности работника, которому эта справка выдается. Не разрешается выдавать ее родственникам или сослуживцам лица, которому требуется справка. Справка выдается на основании учетной карточки № Т-2, а не пропуска, так как работник при увольнении мог не сдать пропуск или удостоверение. Заполненный бланк справки подписывается руководителем кадровой службы. Передает справку на подпись работник службы, а не посетитель. Одновременно руководитель службы ставит на справке печать. За получение справки работник организации расписывается в журнале учета выдачи справок.

Не допускается отвечать на вопросы, связанные с передачей персональной информации, по телефону или факсу. Ответы на правомерные письменные запросы других учреждений и организаций даются с разрешения первого руководителя организации и только в письменной форме и том объеме, который позволяет не разглашать излишний объем персональных сведений. По возможности персональные данные обезличиваются.

В помещении кадровой службы в часы приема посторонних лиц может находиться работник службы безопасности организации. Целесообразно также наличие сигнализации, оповещающей работников этой службы о необходимости немедленно вмешаться в сложившуюся ситуацию. На столе работника кадровой службы не должно быть тяжелых предметов: подставок под календарь, пепельниц и т.п. В целях удобного доступа посетителей в кадровую службу помещения службы должны располагаться на первом этаже, поблизости от входа в здание. В часы приема лиц, не являющихся работниками организации, вход в отдел должен быть свободным для всех желающих. Проход посторонних лиц в помещение отдела контролируется сотрудником службы безопасности: посетитель идентифицируется по паспорту или служебному удостоверению, при необходимости посетителя провожают. Бесконтрольное нахождение посторонних лиц в здании организации не допускается. Проход посторонних лиц на другие этажи здания и помещения может быть блокирован охраной организации.