3.6. Распорядительная документация

В комплекс распорядительной документации входит набор различных по назначению приказов (распоряжений) по личному составу, предназначенных для юридического оформления заключенного трудового договора гражданина с учреждением, организацией или фирмой. Распорядительная, как и организационно-правовая, кадровая документация входит составной частью в УСОРД. В соответствии с требованиями этой системы регламентируется состав реквизитов документов, порядок их оформления, расположения и построения формуляра каждого документа. Издание приказов по личному составу обязательно: при назначении работников на должность (даже при наличии контракта), освобождении от должности и перемещениях по службе; при вынесении поощрений и наложении дисциплинарных взысканий; при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников; в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений; при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности, а также при предоставлении внеочередного отпуска, перемене фамилии и в других случаях.

Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, учетные и другие документы. Приказы составляются совместно отделом (управлением) кадров и заинтересованными структурными подразделениями. В установленных законом случаях приказы должны иметь гриф согласования с профсоюзным органом. Проект приказа согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителями заинтересованных и функциональных структурных подразделений. Обязательна виза руководителя службы персонала (начальника отдела кадров). Приказ подписывается обычно первым руководителем или в соответствии с распределением полномочий между заместителями первого руководителя - его заместителем по кадрам (персоналу).

В приказе по личному составу нет вводной части и слова «Приказываю». Распорядительное действие обозначается словами: принять, назначить, уволить, изменить фамилию, предоставить отпуск, командировать, премировать и т.д. По структуре приказы по личному составу могут быть простыми и сложными. Простой приказ состоит из одного распорядительного раздела (распорядительного, приказного действия): принять, назначить, уволить и т.д. Если приказ касается одного лица, то он называется индивидуальным, если охватывает круг лиц - сводным.

Объединение в приказе нескольких распорядительных разделов делает приказ сложным. Несмотря на широкую практику составления сложных приказов по личному составу, следует учитывать, что они не только не обеспечивают должной оперативности ручного поиска информации в процессе оперативной и контрольной работы, особенно при значительных объемах этого вида документов, но и затрудняют использование автоматизированных систем обработки кадровой информации. Для обеспечения автоматизированных информационных Кадровых систем все более интенсивно внедряются структурно простые приказы по личному составу и, как правило, индивидуальные. К каждому пункту раздела приказа (по каждому лицу) в приказе даются наименование и сведения о документе, послужившем основанием для включения этого пункта в приказ, например: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя структурного подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), письмо другой организации с просьбой о переводе сотрудника в их организацию, свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника и др. Ниже пункта пишется: «Основание:». Пункты приказа по каждой фамилии нумеруются арабскими цифрами. Ниже наименования документа, послужившего основанием для внесения данного пункта в приказ, указывается: «С приказом ознакомлен», далее роспись лица, дата. В пункте приказа требуется четко указывать юридически ценные сведения, например, сроки найма работника, срок увольнения, виды и продолжительность отпусков, размеры должностных окладов и ставок, либо давать формулировку « с окладом согласно действующему штатному расписанию» или «...разряду ... ETC». Схематически можно указать следующую постоянную информацию любого пункта приказа: распорядительное действие, фамилия, имя, отчество лица, должность и структурное подразделение, дата вступления в силу данного пункта приказа, обязательные условия. В тексте пункта приказа не должно быть каких-либо сокращений (подразделений, должностей), опечаток, ошибок в информации, особенно в фамилиях. При составлении сложных приказов следует учитывать, что в одном документе не должно быть информации с разными сроками хранения. Следует разделить, например, приказы о предоставлении отпусков, командировании сотрудников (срок хранения 3 года) и приказы о приеме на работу, увольнении и т.п. (срок хранения 75 лет минус возраст). Индивидуальный характер всегда имеют приказы о поощрениях и взысканиях. Они содержат также вводную часть.

Составление текстовых традиционных приказов по личному составу, даже простых по структуре, сопровождается значительными трудозатратами работников отдела кадров за счет необходимости обработки множества дополнительных документов (заявлений, докладных и служебных записок, листов согласования, листов медицинского осмотра и т.д.). Отличительной особенностью приказа по личному составу является то, что он выполняет двоякую роль в процедуре документирования конкретного правового действия: с одной стороны, приказ удостоверяет, подтверждает наличие юридического факта возникновения, изменения или прекращения трудового договора, т.е. этот документ является распорядительным, правовым. С другой стороны, такой приказ регистрирует этот факт, т.е. выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку других учетных и отчетных кадровых документов. Следовательно, любой приказ по личному составу, как вид документа, может быть отнесен одновременно не только к УСОРД, но и к унифицированным формам первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (УСПУД). Двоякая системная принадлежность приказа по личному составу имеет объективный характер, подчеркивающий не только особую значимость этого вида документа для кадровой работы, но и единый комплекс требований к информационному содержанию этого документа в соответствии с назначением и сущностью указанных систем документации.