3.3. Исследование и проектирование функций управления

Исследование и проектирование функций управления является наиболее трудоемкой задачей, особенно в условиях переходного периода, так как любое их изменение приводит к изменению структуры управления.

Нечеткое распределение функций неизбежно деформирует структуру и снижает качество и эффективность управления, именно поэтому функциональное содержание управления имеет первостепенное значение. Кроме того, с развитием новых форм экономического сотрудничества и расширением взаимосвязей управление дифференцируется, а функции управления развиваются, в частности, появляются функции технического, коммерческого управления и другие.

Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности в значительной степени зависит от правильного понимания функций управления. Исследовать функции управления в конкретном подразделении - значит определить, кто и что делает, как связаны между собой сотрудники в процессе управления, как связаны УР, почему именно эти, а не другие решения готовятся в этом конкретном подразделении. Знать это необходимо для того, чтобы обеспечить эффективное управление функциональными обязанностями аппарата управления в целом.

Сущность работы по управлению организацией (предприятием или компанией) заключается в том, чтобы исследовать каждую отдельно взятую функцию в каждом отдельно взятом подразделении. Взаимосвязь этих функций определяет функциональное содержание управления. О человеке, работающем в аппарате управления, мы знаем немного. Отсюда необходимость комплексного изучения управленческой деятельности, ее функционального содержания.

Именно эта важная задача - исследование каждой отдельной функции и их взаимосвязей - позволяет вскрыть существо работы по управлению в отдельных подразделениях и организации в целом.

Выделение функций управления вызвано еще и многообразием управленческой деятельности, т.е. процессами принятия решений. Поскольку каждая отдельная функция характеризует специфическую управленческую деятельность, то совокупность таких функций позволяет формировать конкретную систему управления: представить процесс управления вне функций управления невозможно. Именно поэтому к их определению предъявляются повышенные требования и определить однозначно, что понимается под функцией управления, весьма сложно.

На современном этапе у специалистов нет единого мнения о трактовке и содержании функций управления. Это значительно затрудняет процесс проектирования систем управления на строго методологической основе. В самом деле, чтобы сформулировать УР, посредством которых мы управляем конкретной организацией и которые реализуют выбранные цели функционирования, неизбежно следует пройти по цепочке: цель - функции - решения. В этом случае набор решений непосредственно будет определяться набором (совокупностью) функций управления. Следовательно, состав решений, реализующих одну и ту же цель, может быть различным, что вряд ли объяснимо с точки зрения логики и здравого смысла. Отсюда повышение требований, которые предъявляются к трактовке функций управления.

Функция управления - это однородный вид деятельности, объективно необходимой для реализации целей функционирования и выделенной по определенному признаку [5, с.100]. Такими признаками могут быть специфика и масштаб производства, формы организации производственных процессов, взаимосвязь структурных подразделений, их количество на уровнях управления и др. В связи с этим выделяются общие и специфические функции управления.

К общим функциям управления относятся: исследование, прогнозирование-планирование, организация, мотивация, контроль, регулирование, координация, учет, т.е. те функции, которые характеризуют процесс управления.

К специфическим функциям управления относят управление: основными производственными процессами; вспомогательными и обслуживающими процессами; оперативное (производством); технической подготовкой производства; сбытом продукции и пр.

Проектирование системы управления организации, в том числе и любого конкретного предприятия, невозможно без определения состава функций управления. При этом необходимо исследовать множество факторов: 1) характеристики организации как системы - входа, самого процесса, выхода; 2) стадии жизненного цикла продукта; 3) цикл принятия решений; 4) содержание процесса управления.

Рассмотрим, как учитываются эти факторы при исследовании и проектировании функций управления.

Фактор "Характеристики организации как системы" позволяет выделить функции по управлению ресурсами, основными фондами (здания и сооружения), действующими производственными процессами и продуктом. К ним отнесены функции управления материально-техническими, трудовыми, энергетическими, информационными и другими ресурсами, а также управление производственными процессами - управление результатами деятельности предприятия (продукцией и услугами).

Фактор "Стадии жизненного цикла продукта" предполагает исследование полного набора функций управления на всех стадиях жизненного цикла: заготовительной, обработочной, сборочной, испытательной.

Фактор "Цикл принятия решений" позволяет зафиксировать все стадии подготовки управленческого решения. К ним относятся: а) подготовка решения; б) утверждение решения; в) внедрение решения; г) оценка результатов внедрения решения.

Подготовка решения - это обоснование, составление и проверка правильности решения, которая осуществляется аппаратом управления и заканчивается визированием вновь подготовленных документов.

Утверждение решения - это фиксация факта принятия решения, его утверждение. Эту деятельность осуществляет руководитель подразделения или организации, ответственный за принятие данного решения.

Внедрение - деятельность, связанная с отдачей соответствующих распоряжений руководителями и исполнителями. На этой стадии оценивается результат, полученный после реализации принятого ранее управленческого решения; оценивается и само решение (необходимость его утверждения), и результаты внедрения управленческого решения.

Таким образом, порядок формирования состава функций управления следующий: 1) выбор исследуемого объекта; 2) формирование набора специфических функций; 3) выбор конкретной специфической функции, подлежащей исследованию; 4) исследование необходимости применения общих функций управления в пределах выбранной специфической функции; 5) формирование конкретных функций в терминах управленческих решений.

Выберем, например, в качестве объекта исследования производственный отдел предприятия. Исследованию подлежит специфическая функция "Управление основными производственными процессами". Для реализации данной функции необходимо применять полный набор общих функций, а именно по планированию, организации, регулированию, контролю и учету и пр. Рассмотрим схему формирования функций управления (рис. 3.4).

Анализируя схему формирования состава функций управления, можем сделать следующие выводы:

1. Для реализации выбранной нами функции "Управление основными производственными процессами" необходимо применять полный набор общих функций управления, а именно: планирование основных производственных процессов, организация основных производственных процессов, регулирование основных производственных процессов, контроль основных производственных процессов, учет показателей деятельности основных производственных процессов и пр. Полный набор общих функций управления необходим также для реализации остальных четырех специфических функций, указанных в схеме.

2. В рамках каждой из перечисленных функций управления необходимо сформулировать полный набор УР, реализующих эти общие функции.

Рис. 3.4. Фрагмент схемы формирования состава функций управления [5, с.103]

3 . Поскольку УР всегда конкретно, то наименования "Подготовка управленческих решений по планированию основного производства" или "Оценка управленческих решений по планированию основного производства" (как это указано в схеме) не характеризуют конкретное содержание управленческой деятельности и, следовательно, являются функциями управления, выраженными в терминах управленческих решений.

4. Предметное содержание функций управления должно вестись на уровне конкретных УР.

5. Состав УР должен быть определен на основе изучения практической деятельности работников каждого подразделения и регламентирующих документов, таких как положение об организации, должностные инструкции и другие.