§ 6. Выдача архивных документов во временное пользование учреждениям

Одной из форм информационного обслуживания является предоставление учреждениям документов во временное пользование для выполнения служебных заданий, организации выставок и т.п. Чаще всего в подобных случаях учреждения обращаются к своим же документам, переданным на госу­дарственное хранение.

Дела во временное пользование выдаются на основании письменного запроса учреждения, в котором обосновывается необходимость получения материалов, номера запрашиваемых дел и фамилия лица, которому доверяется их получение.

Передача архивных документов во временное пользование оформляется специальным актом, который подписывается руководителями архива и учреждения. Он заверяется гербовыми печатями обоих учреждений. Срок выдачи дел во временное пользование не должен превышать трех месяцев. При необходимости его продления архиву направляется письмо, в котором обосновывается причина продления срока.

Строгое соблюдение всех требований архива — обязательное условие получения учреждением документов во временное пользование.

Характеристика вышеприведенных форм использования до­ку­ментов не исчерпывает всех форм научно-инфор­мационной деятельности. Они весьма многообразны. Инициатива архивистов и растущие потребности общества в ретроспективной информации рождают новые формы.

* В практике работы госархивов Беларуси встречаются случаи, когда отдельные архивные фонды хранятся в нескольких архивах.

1 Тематика исследований по документам государственных архивов БССР за 1971—1972 гг.: Справочник. Мн., 1974; То же за 1973—1976 гг. Мн., 1978; То же за 1977—1979 гг. Мн., 1980.