§ 2. Виды научно- справочного аппарата

Архивные описи. Архивная опись — архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и создания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Она является основным учетным документом и справочником по содержанию документов (представляет собой систематизированный перечень заголовков и других сведений — (дат, количества листов) о составе и содержании дел архивного комплекса (архивного фонда, объединенного архивного фонда, коллекции) с самостоятельной порядковой нумерацией (при­ложение 8). Опись выполняет одновременно три важнейшие функции в системе научно-справочного аппарата: 1) раскрытие состава и содержания дела; 2) закрепление систематизации дел внутри фонда или его части; 3) обеспечение учета дел.

Опись является первичным справочником, на основе которого составляются другие информационно-поисковые справочники (каталоги, обзоры, путеводители и др.).

Описи составляются в основном в ведомственных архивах. В государственных архивах же проводится главным образом работа по усовершенствованию ранее составленных описей. Это вызвано несоответствием их информационного уровня современным требованиям использования документов. Кроме того, описи готовятся на фонды личного происхождения.

Все подготовленные описи на документы постоянного срока хранения учреждений и личного происхождения утверждаются ЭПК архивных учреждений.

Опись состоит из собственно описи, т.е. перечня дел (описательных статей), и вспомогательного справочного аппарата к ней.

Описательная статья описи — это совокупность сведений о деле (единице хранения), включающая следующие элементы:

— порядковый номер;

— делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер;

— заголовок дела;

— крайние даты документов (число, месяц, год);

— количество листов в деле.

Опись Совета Народных Комиссаров БССР

Вспомогательный справочный аппарат к описи. Каждый элемент вспомогательного справочного аппарата к описи несет определенную информационную нагрузку. Их выбор определяется дифференцированно, в зависимости от категории фонда. Для описей всех фондов составляются:

— титульный лист;

— оглавление, если опись имеет разделы;

— список сокращенных слов;

— переводные таблицы шифров, если опись фонда перерабатывалась.

Для описей фондов первой и второй категорий, кроме указанного, составляются предисловия и указатели.

Категорийность фонда оказывает также существенное влияние на информационный уровень вспомогательного справочного аппарата к описи. Для фондов первой категории предисловие составляется более подробно, особенно по истории фондообразователя; в дополнение к нему могут разрабатываться схемы классификации документов, структуры учреждений и др. Указатели к таким фондам делаются более развернутыми, чем к описям фондов второй категории.

Архивные каталоги. Среди архивных справочников каталоги занимают одно из ведущих мест. Они являются подсистемой НСА, выполняющей информационно-поисковую функцию и позволяющей в наиболее доступной и удобной форме раскрывать содержание документов. Каталоги дают возможность собрать в одном месте сведения по одному и тому же лицу, учреждению или вопросу, находящиеся в документах различных фондов, и тем самым облегчают работу как исследователей, так и сотрудников архивов.

Каталог — межфондовый архивный справочник (как правило, карточный), в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для него схемой классификации документной информации.

В настоящее время в большинстве белорусских государственных архивов созданы систематические и именные, в некоторых имеются предметные, географические и другие каталоги. При определении их состава архивисты исходят из профиля архива, состава и содержания его фондов, интенсивности и задач использования документов, наличия других архивных справочников и их качества, материально-технических возможностей архивного учреждения. В НА РБ, например, имеются систематический и именной каталоги, а также предметно-тематический каталог на документы периода Великой Отечественной войны и картотека участников партизанского движения и подполья республики.

Систематический каталог — это каталог, в котором документная информация систематизирована по отраслям знаний и практической деятельности общества и располагается в логической последовательности. Он занимает ведущее место среди каталогов.

В белорусских архивах систематические каталоги построены по “Схеме единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР” (XVIII — начало XX в.) (М., 1983 г.) и “Схеме единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР” (советский период) (2-е издание. М., 1978).

В основе схем лежит сочетание двух способов раскрытия явлений действительности — логического и исторического.

Все общие понятия, образующие структуру схем, организованы в основном по логическому принципу: применяется деление от общего к частному и от высшего к низшему. Схемы единой классификации (СЕК) состоят из главных, основных таблиц и таблиц общих определителей.

Главные таблицы — стержень структур схем, концентрированно раскрывают всю совокупность понятий о содержании поисковых систем.

В Схеме ... (XVIII — начало XX в.) выделены следующие отделы:

1. Б/З Государственная власть. Государственное управление. Самоуправление. Охрана существующего строя;

2. И — Общественно-политическое движение. Революционная борьба;

3. К — Природные условия;

4. Л/Т — Экономическое развитие;

5. У/Н — Культура. Наука. Быт. Религия.

Схема советского периода также состоит из пяти отделов:

1. А — Великая Октябрьская социалистическая революция. Установление и упрочнение Советской власти;

2. Б/З — Государственное строительство. Государственная власть. Охрана государственности;

3. И/К — Общественно-политическая жизнь. Общественно-политическое движение;

4. Л/Т — Народное хозяйство;

5. У/Н — Культура. Наука. Здравоохранение.

Основные таблицы СЕК включают совокупность специфических понятий, наполняющих отделы главных таблиц и являющихся ключом для организации и построения систематического каталога. Общая структура ее такова: каждый из отделов делится на подотделы, в основном по отраслевому признаку, подотделы располагаются в логической последовательности и имеют свое специфическое внутреннее деление на разделы и подразделы.

Таблицы определителей предназначены для большей детализации понятий и исключения повторов в текстах основных таблиц схем. Применение таблиц определителей создает возможность многоаспектной характеристики информации.

Таблицы определителей СЕК подразделяются на два типа: таблицы общих определителей и таблицы специальных определителей.

Таблицы, в которых содержатся понятия, обозначающие характерные признаки для информации всех или многих подразделений схем, относятся к таблицам общих определителей. Например, в Схеме XVIII — начала XX в. имеются следующие таблицы общих определителей: аспекты групп населения, языка, административно-территориальных единиц и отдельных регионов.

Таблицы, в которые включены понятия, обозначающие признаки, характерные для информации определенных подразделений схем, относятся к таблицам специальных определителей и используются только в тех подразделениях схем, для которых они составлены. В Схеме советского периода имеется, например, таблица специальных определителей аспекта к подразделу “Э” — “Физкультура и спорт”. К схеме приложены алфавитно-предметные указатели со ссылками на соответствующие индексы, которые помогают ориентироваться в понятиях основных таблиц, таблиц общих и специальных определителей. Имеющиеся методические указания по применению схем содержат характеристику СЕК, рекомендации по их применению, методику индексирования, вопросы организации и ведения каталогов в государственных архивах. Они снабжены примерами, которые помогают освоить методику работы со схемами.

Существенным недостатком разработанных специалистами ВНИИДАД и Главархива СССР классификационных схем является то, что в них в недостаточной степени отражены исторические события, происходившие в стране, и особенности развития союзных республик. Поэтому в белорусских архивах вошло в практику составление дополнений к отдельным разделам общепринятых схем с учетом информации, накопленной в систематических каталогах.

Например, подраздел БО раздела “Государственное строительство” схемы единой классификации выглядит так:

БО “Национальная политика” сведения об установлении, развитии и совершенствовании новых отношений между нациями и народностями СССР, устранении расовой и национальной нетерпимости в отношениях между нациями, охране национальных меньшинств.

После доработки схема подраздела в каталоге НА РБ архива приняла следующий вид:

БО Национальная политика (общие вопросы).

-"- Работа среди нацменьшинств (общего характера). Съезды и конференции нацменьшинств;

-"- Работа среди белорусов, проживающих за пределами республики.

Учет белорусов, проживающих за пределами республики.

См. Б115 14

БО Учреждения и организации.

-"- Белнацком

-"- Отделения Белнацкома

-"- Наркомнац БССР

-"- Национальная комиссия при ЦИК БССР

-"- Национальные комиссии при исполкомах

Артели еврейские — см. Р330 л. 29 Библиотеки еврейские — см. Ш201 и т.д.

В официальной схеме подраздел В202 подотдела В “Государственная власть и государственное управление” состоит из краткой формулировки “Высшие органы государственной власти союзных республик”.

В систематическом каталоге НА РБ установлены следующие деления:

В202 Высшие органы государственной власти БССР

-"- Облисполкомзап

-"- Военно-революционный Совет БССР

В20201 Съезды Советов

В20202 Военревком БССР

В20203 ЦИК БССР

-"- Сессия ЦИК БССР

-"- Протоколы заседаний Президиума ЦИК БССР

-"- Бюро при ЦИК БССР

и т.д.

С учетом хранящейся информации существенно доработан отдел “Н” “Промышленность”.

По мере поступления новой информации в схему вносятся соответствующие дополнения.

В государственных архивах постоянно ведется работа по пополнению каталогов новой документной информацией. Каталогизация — это комплекс работ по созданию архивных каталогов, включающий разработку схем классификации, выявление и отбор документов для тематической разработки, описание их на специальных карточках, редактирование, индексацию, систематизацию и включение их в каталог, оформление и ведение каталогов.

В архивах республики практикуется как специальная тематическая разработка документов, так и попутная, — в процессе исполнения тематических запросов, подготовки документальных публикаций, путеводителей, усовершенствования описей и т.д.

В основу методики каталогизации документов положен дифференцированный подход, который проявляется в порядке отбора и методах их описания. Очередность тематической разработки фондов определяется их категорийностью, перспективами и интенсивностью использования документов, состоянием научно-справочного аппарата архива и задачами, которые он решает в данный момент. В первую очередь каталогизируются фонды первой и второй категорий.

В некоторых архивах практикуется комплексная каталогизация фондов одной системы учреждений, иногда разных категорий. Так, в областных архивах после тематической разработки документов фондов облисполкомов начали работу с фондами райисполкомов. В госархиве Гродненской области комплексно каталогизировались фонды областного и районных финансовых отделов, областного управления и районных отделов сельского хозяйства. Такой метод позволяет взять на учет наиболее ценный массив информации по данной отрасли при меньших затратах времени и сокращении дублетности.

Отбор документов идет не только на уровне фонда, но и их структурных подразделений. В крупных фондах иногда сразу принимаются решения не каталогизировать документы того или иного структурного подразделения, учитывая особую роль последнего в деятельности учреждения. Например, в облстатуправлении не разрабатывались документы отдела кадров и бухгалтерии.

При подготовке к каталогизации проводится анализ дел с точки зрения целесообразности их разработки и определения методов описания.

Путеводители. Путеводитель — архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов. Он играет значительную роль в системе научно-справочного аппарата.

Путеводители бывают различных типов: путеводители по архивам (или межархивные путеводители), путеводители по фондам архива, тематические путеводители, краткие справочники.

Путеводитель по архивам — это архивный справочник, в котором дан систематизированный перечень архивов с краткой характеристикой хранящихся в них документов. Примером такого путеводителя является двухтомник “Государст­венные архивы СССР” (М., 1989), в подготовке которого принимали участие и белорусские архивисты. В нем собраны сведения о всех центральных архивах СССР и государственных архивах союзных республик по состоянию на середину 80-х годов. Каждой республике посвящен раздел, в котором даются справки на ее архивы.

В справке приводятся полное и сокращенное название архива, его адрес, количество и крайние даты хранимых документов, краткая история архива. В справках о центральных и областных архивах имеются аннотации о содержании основных групп документов фондов.

Несмотря на распад СССР и происшедшие изменения в сети и названии архивов, справочник не утратил своего информационного значения и является единственным изданием, где охарактеризованы все архивы республик.

Наиболее распространенный вид путеводителей — путеводитель по фондам архива. Он представляет собой систематизированный перечень наименований архивных фондов с их краткими характеристиками.

В Беларуси подготовлено девять подобных путеводителей, восемь из которых изданы (глава 8). В печати находится путеводитель по Белорусскому государственному архиву-музею литературы и искусства.

Путеводители бывают межархивные и архивные. В первом информация дается одновременно о фондах нескольких архивов, во втором — речь идет о фондах одного архива.

Схема построения путеводителя зависит от состава и содержания фондов архива. Большинство архивов при подготовке путеводителей берут за основу производственно-отраслевую схему. Ее суть сводится к тому, что характеристики фондов группируются в разделы и подразделы с учетом тех отраслей государственной деятельности, экономики, культуры и науки, с которыми были связаны фондообразователи. По этой схеме составлены все путеводители Беларуси.

Обзоры документов. Обзор документов — это архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов и предназначенный для информирования заинтересованных учреждений и научной общественности о документах. Обзоры бывают двух видов: обзоры фондов и тематические обзоры.

Обзор фонда — архивный справочник, который раскрывает состав и содержание документов одного архивного фонда с указанием их поисковых данных. В него включается информация о всех делах фонда. Его построение не зависит от порядка организации документов в фонде и не закрепляет их систематизацию.

Обзоры фондов составляются на наиболее актуальные, содержащие многоаспектную информацию и представляющие особый интерес для научной общественности фонды. Например, в НА РБ имеется обзор фонда Центрального статистического управления БССР за 1918—1930 гг., а в НИАБ — фонда князей Радзивиллов.

Тематический обзор — архивный справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких фондов по определенной теме. Он раскрывает содержание документов независимо от их фондовой принадлежности. Такой обзор может охватывать документы одного фонда или его части, или группы фондов, хранящихся как в одном, так и в нескольких архивах.

Подготовка тематических обзоров наиболее целесообразна в случаях, когда в архивах имеется значительное количество документов по той или иной теме. В качестве примера тематического обзора можно назвать “Обзор документальных материалов ЦГАОР БССР о состоянии и развитии сельского хозяйства”.

Обзоры состоят из историко-археографического предисловия, характеристики документов и справочного аппарата.

В историко-археографическом предисловии отражается: а) история фондообразователя; б) история фонда; в) принципы построения и порядок пользования обзором.

При освещении истории фондообразователя необходимо показать обстановку и причины создания учреждения, время его деятельности, все преобразования, происшедшие с ним, задачи, компетенцию и функции, подведомственность, организационную структуру, причины ликвидации, название учреждения, его правопреемника.

Во второй части предисловия указываются крайние даты документов фонда, их количество, откуда, когда, при каких обстоятельствах и в каком состоянии они поступали в госархив. В ней раскрываются полнота и степень сохранности документов, состав и содержание утраченных материалов, отмечаются палеографические, лексические и другие особенности материалов, а также наличие документов на иностранных языках. Здесь же отражается упорядоченность и доступность документов для использования, наличие научно-справочного аппарата к ним.

В третьей части историко-археографического предисловия обосновываются принципы построения обзора, указываются приемы раскрытия содержания документов, состав научно-справочного аппарата к обзору и порядок пользования им и обзором в целом.

Объем частей историко-археографического предисловия определяется характером и масштабами деятельности учреждения-фондообразователя, составом и количеством отложившихся документов.

Центральной частью обзора является характеристика документов. Ее назначение состоит в том, чтобы дать исследователю максимально полное и правильное представление о составе и содержании документов в логически стройной системе и по возможности в строгой обобщенной форме. Решение этой задачи зависит от двух моментов: 1) системы построения обзора; 2) способа раскрытия содержания документов.

Основными схемами построения обзоров являются: структурная, отраслевая (функциональная), тематическая, хронологическая.