§ 2. Классификация документов в пределах архивов

Под классификацией документов в пределах архива понимается их группировка по архивным фондам. Практическое ее осуществление называется фондированием. Фондирование чаще всего проводится при отборе документов учреждений на постоянное хранение. В государственных архивах фондирование проводится как самостоятельный вид работы, когда необходимо устранить ошибки ранее проведенного фондирования, или как один из видов работ при усовершенствовании описей. Архивисты занимаются фондированием при создании объединенных архивных фондов и коллекций, а также описании документов. Фондирование включает в себя определение (уточнение) фондовой принадлежности документов, установление их хронологических границ и формирование архивных фондов.

Определение фондовой принадлежности документов заключается в правильном отнесении их к фонду соответствующего учреждения. Эта работа проводится на основе изучения документов и установления их принадлежности к составу документации того или иного фондообразователя.

Архивный фонд представляет собой исторически сложившийся комплекс документов, что предполагает наличие в нем документов, созданных как самим фондообразователем, так и документов, полученных им из других учреждений. Поэтому определение фондообразователя в первом случае сводится к установлению автора документа, во втором — к установлению учреждения, получившего документ. Нередко дела имеют исчерпывающие признаки принадлежности их к архивному фонду. На их обложках могут быть прямые указания, кто является фондообразователем. В этом случае необходимо проверить правильность соответствующих данных путем сличения надписей на обложке с самими документами. Если же явные признаки на обложках дел отсутствуют, приходится прибегать к анализу документов для определения их принадлежности к данному архивному фонду.

Входящие документы относятся к фонду того учреждения, которым они получены. Их фондовая принадлежность определяется по адресату, оттискам регистрационных штампов, резолюциям и пометкам о направлении документов на исполнение, содержанию документов, отражающему функции и основные направления деятельности учреждения. Также нужно иметь в виду, что большая часть входящей документации является подлинниками, которые отличаются определенной формой (написаны на бланках, имеют подлинные подписи, печать и т.п.). Если входящим документом является копия, то на ней часто указывается адресат или же она имеет сопроводительное письмо.

Копии исходящих документов (отпуски) относятся к фонду того учреждения, которое является автором документов. Их фондовая принадлежность устанавливается по подписям, делопроизводственным пометам и содержанию документов.

Документы внутреннего обращения относятся к фонду того учреждения, которым они составлены. Определение их фондовой принадлежности, как правило, проводится по названию учреждения, указанного в документе, по подписи автора.

Дела, которые велись последовательно в двух учреждениях, включаются в состав архивного фонда того учреждения, в котором они были закончены производством. В случае ликвидации учреждения с передачей функций вновь созданному учреждению законченные производством дела включаются в фонд ликвидированного учреждения, а незаконченные дела, переданные для окончания в новое учреждение, включаются в фонд учреждения-преемника.

В случае, когда среди документов одного архивного фонда обнаруживаются ошибочно включенные документы других фондов, они выделяются и присоединяются к фондам, к которым должны принадлежать.

Наиболее сложным моментом в процессе фондообразования является установление хронологических границ архивного фонда. Они определяются официальными датами образования и ликвидации учреждения. Датой образования (как и ликвидации учреждения) в большинстве случаев считается дата издания правительственного или ведомственного акта (закона, указа, постановления, решения, приказа и т.д.) о его создании (ликвидации). Например, 22 ноября 1985 года ЦК КПБ и СМ БССР приняли постановление о создании Государственного агропромышленного комитета. Эта дата является началом деятельности комитета.

Однако дата распорядительного документа и дата создания (ликвидации) учреждения могут не совпадать, когда в документе оговаривается более поздняя дата образования (ликвидации) учреждения. Например, приказом Госкомсельхозтехники БССР от 15 февраля 1980 г. предусматривалась организация с 1 июня 1980 г. треста ремонтных предприятий. Датой образования треста в этом случае считается 1 июня.

Хронологические границы фонда не всегда совпадают с крайними датами документов, т.е. самым ранним и наиболее поздним документами, входящими в его состав. Это наблюдается в случаях плохой сохранности документов фондообразователя по различным причинам, а также, если фондообразователю передавались документы учреждения-предшественника. Например, в результате гибели большей части документов в годы Великой Отечественной войны в фонде Уполномоченного Наркомата заготовок СССР по БССР сохранились дела лишь за 1939—1941 гг., хотя фондообразователь начал свою деятельность в 1933 г. В фондах почтово-телеграфных контор Витебской, Минской и Могилевской губерний, созданных в 1885 г., отложились дела за 1832—1884 гг., начатые их предшественниками — почтовыми конторами.

При определении хронологических границ архивных фондов необходимо изучение факторов, влияющих на деятельность фондообразователя. К ним относятся факторы политического характера — изменение государственного строя; юридического (правового) характера, результатом которых может явиться реорганизация государственного аппарата; административного характера, связанные с административно-территориальными изменениями.

К факторам политического характера относятся, например, Великая Октябрьская социалистическая революция, которая, разрушив старый госаппарат, создала новую систему управления государством. Среди упраздненных после октября 1917 г. учреждений были городские и мещанские управы, волостные управления, окружные суды, губернские управления земледелия и государственных имуществ и др.

Образованные Советской властью государственные учреждения считаются новыми фондообразователями.

Действовавшие до 1917 г. предприятия, банки, тресты, синдикаты с момента их конфискации, национализации или реорганизации советским государством как фондообразователи прекратили свое существование. Созданные на их базе предприятия, банки, тресты и т.п. стали новыми фондообразователями. Например, Витебская льнопрядильная фабрика “Двина”, основанная в 1899 г., в январе 1919 г. была национализирована. Поэтому из документов фабрики сформированы два фонда. Первый — за период с 1899 по 1918 г. — хранится в НИАБ, второй — с 1919 г. находится в госархиве Витебской области.

Часть учреждений и организаций дореволюционного государственного аппарата продолжали свою деятельность еще некоторое время и после установления Советской власти, не претерпев изменений, поэтому они являются едиными фондообразователями. Так, Витебская, Минская и Могилевская казенные палаты, созданные в конце XVIII в., были упразднены декретом СНК РСФСР 31 октября 1918 г., и их документы образуют единые фонды за весь период деятельности.

Новыми фондообразователями стали учреждения, созданные Временным правительством после февральской революции 1917 г.

К факторам юридического (правового) характера, влияющим на хронологические рамки деятельности фондообразователей, нужно отнести реорганизацию учреждений, сопровождающуюся коренными изменениями в их компетенции и функциях. В 1957 г. было ликвидировано отраслевое руководство промышленностью и создан территориальный орган управления — Совет народного хозяйства. Поэтому министерства и СНХ БССР выступают самостоятельными фондообразователями.

При разукрупнении учреждения, когда на его базе организуются несколько новых, а старое прекращает свое существование, вновь созданные учреждения становятся самостоятельными фондообразователями. Например, в 1932 г. был ликвидирован Высший Совет народного хозяйства БССР и на его основе образовались Наркомат легкой промышленности БССР и Уполномоченные наркоматов тяжелой и лесной промышленности СССР при СНК БССР. Все они являются самостоятельными фондообразователями.

В то же время, если из состава учреждения выделяется одно или несколько учреждений, а оно само продолжает деятельность, это не ведет к ликвидации старого фондообразователя. Например, в 1946 г. были образованы Министерство животноводства и Министерство технических культур за счет передачи им части функций Министерства сельского хозяйства. Все три министерства считаются самостоятельными фондообразователями.

В случае, если объединяются два учреждения, одно из них сохраняется как фондообразователь с расширенными функциями, а другое прекращает свое существование как фондообразователь. Так произошло в 1949 г., когда Министерство пищевой промышленности БССР и Министерство вкусовой промышленности БССР были объединены в Министерство пищевой промышленности БССР.

В случае, если по каким-либо причинам учреждение было временно ликвидировано, а затем восстановлено с теми же функциями, оно считается единым фондообразователем, а его документы составляют единый архивный фонд. Например, исполнительный комитет Витебского губернского Совета рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов был образован в декабре 1917 г., в октябре 1919 г. упразднен, а в декабре 1920 г. вновь возобновил свою деятельность. В данном случае документы Витебского губисполкома хранятся как единый фонд.

К факторам административного характера, влияющим на хронологические рамки деятельности фондообразователей, относятся административно-территориальные реформы. Если при их проведении ликвидируется прежнее и вводится новое административно-территориальное деление и в связи с этим упраздняются старые органы власти и управления, то вновь образованные местные органы власти и управления являются новыми фондообразователями. Органы власти и управления ликвидированных административно-территориальных единиц как фондообразователи прекращают свое существование. Так, в 1924—1925 гг. в БССР были ликвидированы уезды и волости и образованы округа, районы и сельсоветы. В связи с этим ликвидированные исполкомы уездных и волостных Советов рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов, как и вновь созданные исполкомы окружных, районных и сельских Советов, стали самостоятельными фондообразователями.

При введении, преобразовании и частичном изменении административно-территориального деления территориальные объединения общественных организаций (профсоюзные, научные, культурно-просветительные, спортивные и др.) и органы их управления как фондообразователи прекращают свою деятельность и возникают новые фондообразователи, как и в случае с органами государственной власти и управления. Это произошло при образовании Витебского округа, когда были сформированы окружные отделения профсоюзов металлистов, деревообделочников, рабочих и служащих кожевенного производства, строительных рабочих и ликвидированы губернские отделы этих профсоюзов.

При изменении административно-территориального деления промышленные предприятия, культурные, медицинские учреждения, учебные заведения и другие продолжают существовать как прежние фондообразователи. Например, Добрушская государственная писчебумажная фабрика “Герой труда”, несмотря на неоднократные административно-территориальные реформы с 1919 по 1941 г., выступала как единый фондообразователь.

Если при изменении границ административно-террито­риальных единиц (губерний, округов, областей) сохраняются входившие в них более мелкие деления (районы, сельсоветы и т.п.), то их органы власти и управления продолжают свою деятельность как единые фондообразователи. За 1924—1941 гг. Жлобинский район входил в состав Бобруйского округа, затем Гомельской области, но несмотря на это документы Жлобинского райисполкома образуют единый фонд.

На хронологические рамки деятельности фондообразователей не влияют переименования, награждения орденами, присвоения почетных наименований, изменения структуры, подведомственности и местонахождения учреждений. Об этом, например, свидетельствует история Национального архива Беларуси. Созданный в 1927 г. в Минске Центральный архив Октябрьской революции в 1930 г. был перебазирован в Могилев, а в 1944 г. возобновил свою деятельность опять в Минске. В 1938 и 1993 гг. он переименовывался. В июне 1995 г. ему передан бывший ЦПА КПБ и архив реорганизован в НА РБ. Неоднократно архив менял свою структуру. Однако фонд архива представляет единый комплекс.

После определения фондовой принадлежности документов и их хронологических границ каждому архивному фонду присваивается официальное название (полное и сокращенное) соответствующего фондообразователя со всеми его переименованиями в хронологической последовательности.