§ 5. Исполнение запросов учреждений и обращений граждан

Государственные архивы уделяют много внимания исполнению поступающих запросов учреждений и заявлений граждан. Учреждения запрашивают сведения по истории городов, районов, населенных пунктов, предприятий, организаций, библиографические данные о политических, государственных и общественных деятелях, ученых, представителях культуры и т.д. Нередки среди них запросы социально-правового характера. Граждане обращаются с просьбами подтвердить трудовой стаж, заработную плату, прохождение службы в Вооруженных силах, участие в партизанском движении, избрание на выборные должности, образование, награждение, имущественные права, политическую реабилитацию, нахождение в немецких концлагерях, тюрьмах и др.

В соответствии с содержанием запросов и заявлений производится поиск необходимых сведений по документам архива. По результатам рассмотрения запросов и заявлений готовятся положительные или отрицательные ответы. Первые даются в виде архивных справок, архивных выписок или копий. При их отсутствии архивная справка может быть исполнена на основании имеющихся в архиве печатных материалов.

Архивная справка — это вид информационного документа, имеющий юридическую силу и содержащий сообщение о наличии в документах архива сведений, относящихся к предмету запроса с указанием поисковых данных этих документов, например:

Архивная справка

В похозяйственных книгах д. Селютичи Грабовского сельсовета Петриковского района за 1946—1949 гг. значится колхозница колхоза “Власть Советов” Васильева Вера Титовна, 1920 года рождения.

Основание: филиал Госархива Гомельской области в г. Мозыре, ф. 832, оп. 1, д. 22, л. 105.

Директор архива В.В. Сидоров

Зав. отделом научного использования документов Н.К. Петрова

Архивная справка составляется по установленной форме на бланке государственного архива с обозначением названия документа “Архивная справка” (приложение 19). Она должна содержать в себе точное и ясное изложение имеющихся в документах сведений по рассматриваемому запросу или заявлению. Не относящиеся к запросу (заявлению) сведения в нее не включаются. В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, содержащиеся в документах. При этом информация дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются, например:

Приказом № 169а по Минскому пединституту им. А.М. Горького от 26 августа 1951 г. Зябко Нина Макаровна зачислена на первый курс физико-математического факультета.

Приказом № 65 по Минскому пединституту им А.М. Горького от 21 апреля 1955 г. студентка четвертого курса Зябко Нина Макаровна отчислена из института.

Основание: Национальный архив, ф. 746, оп. 4, д. 36, л. 363, 369; д. 59, л. 168—169.

Несовпадение отдельных данных документов архива со сведениями, изложенными в заявлении, не должно служить препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не оставляет никаких сомнений в тождественности лица и фактов, о которых говорится в документах и сообщается в заявлении (например, несовпадение в написании имени или отчества, года рождения, должности и т.д.).

В справке сведения даются так, как они значатся в документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия оговариваются в тексте справки (“так в документах”). Отмечаются также отсутствие и сокращенное написание имени или отчества, невозможность расшифровки инициалов или одного из них.

В справках о подтверждении трудового стажа указываются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах. При этом приводятся точное название должности, в которой работал заявитель, и годы работы.

Размер заработной платы в справках дается в соответствии с масштабами цен, действовавших в тот период, за который наводится справка.

В справках об образовании при отсутствии в докумен­тах сведений об окончании заявителем учебного заведения сообщаются сведения, в каком классе или на каком курсе он учился.

Архивные справки подписываются руководством архива и заведующим отделом использования документов и заверяются гербовой печатью.

Разъяснения по существу обнаруженных в документах сведений, пояснения к документам, внушающим сомнения в их достоверности, причины выдачи неполной справки и т.п. сообщаются в сопроводительном письме, направляемом вместе с архивной справкой учреждению или гражданину.

При отсутствии в архиве запрашиваемых сведений составляется отрицательный ответ на фирменном бланке архива, но без надписи “Архивная справка”. В нем указываются причины отсутствия документов, даются рекомендации, куда еще следует обратиться за справкой по данному вопросу, например:

В частично сохранившихся документах архива сведений о пребывании Воронина Владимира Алек­сеевича, 1935 года рождения, уроженца д. Ма­лодуша Хойникского района, в немецком концлагере “Озаричи” не обнаружено.

Рекомендуем обратиться в Государственный архив Российской Федерации: 119817, г. Москва, ул. Б.Пироговская, 17.

Отрицательные ответы не заверяются гербовой печатью.

По итогам рассмотрения запросов учреждений и заявлений граждан выдаются также архивные копии или выписки из документов.

Архивная копия — это дословное воспроизведение различными средствами (машинопись, фото, электрография и др.) всего текста документа, официально заверенное архивом.

Архивная выписка — это дословное воспроизведение части документов, относящихся к определенному вопросу, факту или лицу, официально заверенное архивом.

В архивной выписке извлечениями из текста должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу или заявлению, причем связанность содержания и точный смысл каждого извлечения не должен нарушаться. Начало и конец каждого извлечения из документа, а также пропуски в тексте документа отдельных слов обозначаются многоточием.

Для архивных копий и выписок делаются соответственно названия “Архивная копия”, “Архивная выписка”, в конце после текста или на обороте указываются поисковые данные. Они заверяются руководством архива и гербовой печатью.

При исполнении запросов социально-правового характера допускается изъятие из дел и выдача владельцам по их письменным заявлениям, с разрешения руководства архива, подлинных личных документов: аттестатов, дипломов, свидетельств и других, кроме паспортов, воинских книжек. На место изъятого личного документа вкладывается копия документа и делается соответствующая отметка.

Все поступающие запросы учреждений и заявлений граждан регистрируются.