§ 1. Задачи и структура системы научно-справочного аппарата

Документы, хранящиеся в государственных архивах, содержат информацию, отражающую многогранный общественный опыт. С каждым годом растет интерес к ней. Ключ к архивным богатствам — система научно-справочного аппарата (СНСА), представляющая комплекс архивных справочников (описи, каталоги, путеводители, списки фондов и др.) и автоматизированных информационно-поисковых систем (АИПС), создаваемых на единых методологических и научно-методических основах. Она обеспечивает сохранность и эффективный поиск документов и документной информации в пределах архивного фонда, архива и НАФ Беларуси в целях всестороннего использования.

По признаку уровня комплексов документов, информацию о которых содержит СНСА, ее можно разделить следующим образом:

1. НАФ Беларуси — республиканский фондовый каталог Белкомархива;

2. Архив — описи, каталоги, списки фондов, путеводитель, паспорт архива и др.;

3. Фонд — опись, лист фонда, обзор фонда, каталоги и др.;

4. Отдельное дело и документ — каталоги, обзор фонда, внутренняя опись, заверительная надпись и др.

Архивные справочники и АИПС по признаку уровня комплексов подразделяются на межархивные, общеархивные, межфондовые и пофондовые.

Межархивные справочники и АИПС обеспечивают поиск документов по материалам группы фондов (страны в целом, области, района), общеархивные справочники и АИПС — поиск документов по материалам конкретного архива в целом, межфондовые справочники и АИПС — поиск документов по нескольким фондам одного архива, пофондовые справочники — поиск документов по материалам конкретного фонда.

Систему научно-справочного аппарата можно разделить и по признаку функций, которые она выполняет. По нему СНСА делится на две группы: 1) справочники по учету документов; 2) справочники по содержанию документов. В каждой из этих групп выделяются основные справочники, обязательные для каждого архива, и дополнительные, создаваемые только тогда, когда в них ощущается необходимость. К основным справочникам по учету относятся фондовый каталог, список фондов, листы фондов, описи, к дополнительным — книга поступлений, реестры описей и др.

К основным справочникам по содержанию относятся описи, путеводители и каталоги, к дополнительным — обзоры, указатели, справочники и др.

Указанные признаки классификации СНСА (по уровням и функциям) в своей совокупности создают основание структуры системы. Классификация справочников в соответствии с признаком уровня комплексов позволяет воспроизвести структурное построение НАФ Беларуси, определить уровни входа в систему НСА в целях поиска информации и представить эту систему в виде отдельных ИПС, расположенных по вертикали. Классификация ИПС в соответствии с их функциями дает возможность определить информационную нагрузку конкретных типов справочников, расположенных по горизонтали, их взаимосвязь и взаимодействие в рамках СНСА.

Система научно-справочного аппарата должна отвечать следующим требованиям:

— применение ко всем категориям документов, в том числе создаваемых в делопроизводстве учреждений и хранящихся в архивах разного профиля. Это позволяет обеспечить преемственность СНА ведомственных и государственных архивов;

— унифицированность методики составления каждого из входящих в систему типов и видов справочников;

— взаимодополняемость справочников, позволяющая восполнить объективные недостатки одних справочников, обусловленные локальными целями их создания, наличием других.

Необходимо отметить, что состав и количество справочников, применяемых в архивах, различны. Для центральных архивов они одни, для областных — другие, для ведомственных архивов — третьи.

Каждый архив создает систему НСА исходя из состава и количества хранимых документов, их сохранности, ценности и интенсивности использования, своих материально-технических возможностей. При этом важно, чтобы архив располагал такой системой справочников, которая бы обеспечивала рациональное выполнение всех видов работ с документами, гарантировала их сохранность и интенсивное использование, а также содержала независимо от профиля архива информацию на всех уровнях входа в систему НСА.

При создании и развитии системы научно-справочного аппарата применяется дифференцированный подход, который включает определение оптимального состава справочников, выработку рациональной методики их составления и установления очередности проведения работ. Такой подход позволяет добиться необходимого информационного уровня архивных справочников без лишних затрат времени и средств.

Основой успеха является категорирование фондов. В зависимости от научно-исторической и информационной значимости документов фондов, их характера, интенсивности использования и степени сохранности фонды делятся на три категории.

К первой категории отнесены фонды, содержащие многоаспектную, разноплановую документную информацию, освещающие важнейшие стороны деятельности общества и активно используемые. В НИАБ к первой категории отнесены фонды канцелярий гражданских губернаторов, губернских правлений и др.; в НА РБ — фонды ЦК КПБ, ЦИК, Президиума Верховного Совета, СНК, СМ БССР и др.; в областных архивах — фонды губернских, областных и окружных исполкомов Советов и др.

Вторую категорию составляют фонды, хранящие информацию, ограниченную рамками одного направления деятельности или отдельной отраслью этого направления, и менее используемые. В НИАБ к ней отнесены фонды губернских чертежных, губернских по крестьянским делам присутствий, Минского окружного суда и др.; в НА РБ — фонды наркоматов и министерства республики и др.; в областных архивах — фонды исполкомов уездных, районных и городских Советов и др.

В третью категорию входят фонды с менее ценной, ограниченной рамками одного вопроса или темы информацией и используемые в основном в справочных целях. В НИАБ к ним причислены фонды волостных судов, уездных съездов мировых судей и др., в НА РБ — фонды волостных военно-революционных комитетов, редакций газет и другие, в областных архивах — школ, МТС и др.

В государственных архивах республики созданы картотеки учета состояния научно-справочного аппарата фондов. На каждый фонд заведена картотека, в которую занесены сведения о категории, названии, номере, объеме, крайних датах документов фонда. В ее специальных графах отражаются состав и состояние НСА, сведения об использовании документов. На обратной стороне дается информация о мерах по созданию и усовершенствованию научно-справочного аппарата: перечисляются виды работ, их объемы, фиксируются отметки об их выполнении. В архивах в карточки ежегодно вносятся сведения об изменениях, происшедших с НСА фондов.

В картотеках фонды отсистематизированы по категориям. Категорирование фондов является основой для создания и усовершенствования системы научно-справочного аппарата к документам архивов.