§ 2. Перечни документов

Для практического осуществления экспертизы ценности архивисты готовят научные разработки: перечни и номенклатуры дел, методические рекомендации, пособия и др.

Ведущее место среди них занимают перечни документов — систематизированные списки документов, содержащие нормативные указания о сроках их хранения или составе документов, прием которых на государственное хранение обязателен. Перечни обеспечивают сохранность документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий, ориентируют в сроках их хранения, облегчают отбор документов в государственные архивы и способствуют освобождению архивов от дел с малоценной информацией. Они служат средством унификации в учреждениях сроков хранения документов, одинаковых по назначению и виду, упорядочивают и регламентируют процесс экспертизы ценности документов, значительно облегчают ее проведение.

Сложилась система перечней, т.е. совокупность взаимосвязанных между собой справочных пособий. По целевому назначению можно выделить две группы перечней. К первой относятся перечни, устанавливающие сроки хранения для определенных видов и разновидностей документов, например Перечень документов Национального банка Республики Беларусь, учреждений и организаций его системы с указанием сроков хранения (Мн., 1995).

Вторую группу составляют перечни, устанавливающие виды и разновидности документов, подлежащих обязательной передаче в государственные архивы, например Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР (М., 1973).

По характеру документации перечни делятся на перечни типовых документов и перечни документов конкретных учреждений или ведомств. Первые, выявляя типовой состав документов, характерный для всех или абсолютного большинства учреждений, позволяют четко классифицировать их применительно к отдельным отраслям жизни общества и установить единые сроки хранения, обязательные для всех учреждений. Среди этих перечней наиболее используемый Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения материалов (М., 1989).

Ведомственные перечни содержат информацию о документации, характерной именно для данного ведомства, что дает возможность организовать его документальный фонд с учетом общетиповых и специфических категорий материалов. Вышеназванный перечень Национального банка характерен для этой группы.

Любой перечень состоит из описательных статей и вспомогательного справочного аппарата.

Описательная статья перечня включает следующие графы:

1. порядковый номер статьи в перечне (используется валовая нумерация статей);

2. название категорий документов;

1. сроки хранения документов;

3. примечание (в ней уточняются отдельные сведения о документах).

Основной частью описательной статьи является графа “Название категорий документов”. В ней в сжатых, обобщенных формулировках перечисляются виды документов, раскрывается содержание, например: протоколы совещаний и семинаров по вопросам деятельности банков на рынке ценных бумаг.

В одной статье перечня не допустимо объединение одинаковых по форме, но разных по содержанию документов, если их научная или практическая значимость, следовательно, и сроки хранения различны. Например, приказы по основной деятельности и приказы по личному составу нельзя объединять, так как первые хранятся постоянно, вторые — 75 лет.

В статьях перечня не следует употреблять неконкретные формулировки, не раскрывающие состав и содержание документов, например: “регистрационные журналы” (не отражено содержание); “строительство промышленных объектов” (не указан вид документов).

Документы по одному вопросу, но с разными сроками хранения перечисляются в литерных обозначениях после основного текста статьи, например: сводные отчетные ведомости по доходам и расходам Республики Беларусь:

а) годовые;

б) месячные.

Термин “документы” рекомендуется употреблять только, когда он предусматривает объединение документов по одному вопросу и одинаковой научно-исторической или практической ценности. При этом в каждом случае следует раскрывать в скобках виды документов, например: документы (отчеты, справки, информации) по вопросам кредитной деятельности банков.

Описательные статьи систематизируются по разделам и подразделам в соответствии с классификационной схемой перечня, которая составляется по производственно-отраслевому принципу и представляет собой последовательное расположение наименований основных отраслей и вопросов деятельности всех учреждений, отраженных в документах. Каждая из отраслей деятельности является самостоятельным разделом. Разделы делятся на подразделы, в которых отражаются основные вопросы по каждой отрасли. Последовательность расположения разделов перечня определяется значением и взаимосвязью отдельных отраслей деятельности ведомства. Например, Перечень Национального банка Республики Беларусь содержит следующие раздела и подразделы:

1. Руководство и контроль.

1. руководство;

2. контроль.

2. Организационные вопросы.

3. Кредитно-экономические вопросы.

1. финансирование;

2. кредитование.

4. Денежное обращение.

1. денежные операции;

2. валютные операции.

5. Эмиссионно-кассовые операции, инкассация и перевозка ценностей.

1. эмиссионно-кассовые операции;

2. инкассация и перевозка ценностей.

6. Операции с ценными бумагами.

6. Вопросы внешнеэкономической деятельности.

6. Бухгалтерский учет и отчетность.

1. бухгалтерский учет;

2. бухгалтерская отчетность;

3. статистическая отчетность.

9. Кадры, труд.

9. Правовые вопросы.

9. Административно-хозяйственное обслуживание.

10. Организация документационного обеспечения управления и ведомственного хранения документов.

11. Деятельность общественных организаций.

Систематизация статей внутри подразделов производится по вопросно-предметным группам, внутри групп — по степени важности документов.

При систематизации следует не допускать дублирования статей в различных разделах перечня.

В перечнях документов нередко рядом со сроком хранения проставляется отметка ЭПК, которая свидетельствует о возможной научно-исторической ценности документов. Однако предусмотреть ее заранее без непосредственного ознакомления с документами трудно. Отметка ЭПК означает, что окончательное решение о целесообразности передачи таких документов на государственное хранение или их уничтожение может быть принято только после экспертизы документов и утверждения принятого решения ЭПК. Например, в Перечне Национального банка Республики Беларусь отметка ЭПК установлена для дел с перепиской по вопросам кредитной политики, утверждения и изменения штатов и структуры учреждений НБ РБ.

Срок хранения документов исчисляется с момента окончания их делопроизводством.

В перечнях срок хранения документов зависит не только от научно-исторической ценности документов, но и места их создания. Поэтому в большинстве перечней сроки хранения документов дифференцированы не только по номинальному признаку, но и по уровням управления или группам однородных по целевому назначению учреждений ведомства. В Перечне Национального банка Республики Беларусь выделены три группы учреждений банка; 1) НБ РБ; 2) главные управления НБ РБ; 3) отделения НБ РБ.

Такая группировка учреждений ведомства позволяет установить, какие виды и разновидности документов создаются в учреждениях ведомства и какое время они должны храниться на каждом уровне управления, от каких организаций они принимаются на постоянное хранение, в каких — подлежат выделению к уничтожению. Например, документы отделений Национального банка Республики Беларусь не принимаются на государственное хранение. Поэтому для всех их документов установлен временный срок хранения независимо от категорий и видов документов. Деятельность отделений Национального банка республики отражается в документах вышестоящих учреждений банка, которые принимаются на государственное хранение.

Важной частью описательной статьи перечня является графа, где указываются сроки хранения документов.

Срок хранения в перечне определяется для каждой статьи. Он устанавливается в результате оценки научно-исторического значения документов, которая производится по их содержанию, назначению, виду и другим признакам при обязательном учете роли и значения учреждения, в деятельности которого они создаются. Поэтому шкала сроков хранения документов должна быть гибкой, учитывающей как научное, так и практическое их использование. Кроме того, сроки хранения необходимо определять таким образом, чтобы они не вынуждали учреждение хранить большое количество документации, имею­щей лишь практическое значение.

Как правило, в перечнях устанавливаются постоянный и временный сроки хранения документов (от 6 месяцев до 75 лет). Для ряда документов, имеющих практическое значение, вместо установления конкретного срока хранения определяется срок хранения “до минования надобности”. Например, в Перечне Национального банка Республики Беларусь такой срок установлен для законов и постановлений Верховного Совета Республики Беларусь, указов Президента Республики Беларусь, постановлений и распоряжений Кабинета Министров Республики Беларусь, присланных в учреждения банка.

Постоянный срок хранения, как правило, устанавливается для документов, имеющих научно-историческую ценность. К ним относятся документы, образовавшиеся в процессе документирования основных функций учреждений: указы, постановления, решения, протоколы, приказы, распоряжения, годовые планы и отчеты, положения, уставы, правила, инструкции, докладные записки и другие важные документы по основной деятельности учреждения.

Временные сроки хранения документов устанавливаются в зависимости от того, в течение какого времени они используются в практических и справочных целях, а также с учетом юридической силы документов. Например, в Перечне Национального банка Республики Беларусь предусмотрен трехлетний срок хранения для смет операционных расходов учреждений банка, дел с перепиской по сметно-штатным вопросам, пятилетний — для квартальных прогнозов кассовых оборотов учреждений банка, журналов учета драгоценных металлов и др.

Для документов по личному составу устанавливается срок хранения — 75 лет хранения. В течение этого срока в учреждении должны храниться приказы по личному составу, лицевые счета, личные дела сотрудников и др.

К перечням составляется вспомогательный справочный аппарат, который, как правило, включает указания по применению перечня, указатели и списки сокращенных слов.

Указание по применению перечня состоит из нескольких разделов: 1. Общие положения; 2. Структура и порядок применения перечня; 3. Организация проведения экспертизы ценности документов и порядок оформления результатов отбора документов на хранение и уничтожение.

Указатели могут быть предметные, тематические, видов документов и др. Наиболее распространенным и удобным в пользовании является указатель видов документов.

Списки сокращенных слов и указатели обычно готовятся только для больших по объему перечней.

Перечни типовых документов утверждаются Белкомархивом. Ведомственные перечни разрабатываются министерствами, ведомствами, республиканскими центральными учреждениями и утверждаются их руководством и Белкомархивом.

В Беларуси, за небольшим исключением, практически не велась работа по созданию перечней, использовались всесоюзные разработки.