§ 3. Автоматизированные информационно-поисковые системы

В условиях научно-технического прогресса и, в частности, быстрого развития электронной техники во всех сферах информационной деятельности наряду с традиционными методами справочно-информационного обслуживания широко используются автоматизированные информационно-поисковые системы (АИПС), созданные на базе электронно-вычислительных машин. Эта тенденция характерна и для архивных учреждений. Пока архивы существенно отстают в деле разработки и внедрения АИПС в практику работы.

Первыми разработками архивистов были всесоюзные автоматизированные информационно-поисковые системы по темам “Документы Великого Октября” и “Памятники архитектуры и градостроительства”, в которых принимали участие и сотрудники белорусских архивов. Их роль свелась к заполнению тематических карточек по установленному образцу.

Лишь с начала 90-х годов, когда в архивах появились персональные ЭВМ, началась самостоятельная разработка АИПС.

В НА РБ, например, создана АИПС “Германская неволя”, в Белкомархиве формируется автоматизированный банк данных о лицах, необоснованно репрессированных в 20—50-е годы.

АИПС “Германская неволя” предназначена для поиска сведений о жителях республики, угнанных на принудительные работы в Германию и другие страны Европы в годы второй мировой войны. Базу данных составляют документы, хранящиеся в НА РБ. На каждого человека введены следующие данные: фамилия, имя, отчество, год и место рождения, дата угона на принудительные работы и поисковые данные хранящейся информации (номера фондов, описей, дел и листов). Ввод информации в компьютер осуществлялся непосредственно с документов. Автоматизированный поиск информации ведется по фамилиям, именам, отчествам лиц, угнанных на принудительные работы, с учетом данных о времени и месте их рождения.

АИПС “Германская неволя” позволяет ускорить исполнение запросов социально-правового характера. АИПС о необоснованно репрессированных в Беларуси в 20—50-е годы носит общереспубликанский характер. База данных формируется на основе материалов государственных архивов и архивов учреждений КГБ и МВД. Для этих целей разработана карточка индивидуального учета. Она включает 34 графы. Среди них — фамилия, имя и отчество реабилитированного, пол, число, месяц и год рождения, национальность, социальное происхождение, партийность, образование, должность и место работы на момент применения репрессии, адрес проживания, количественный состав семьи, участие в революционных событиях и войнах, число, месяц и год ареста и осуждения, содержание обвинения и мера наказания, дата реабилитации, поисковые данные имеющейся информации и др. Заполненные карточки концентрируются в Белкомархиве, где осуществляется ввод с них информации в компьютер.

Создаваемая АИПС обеспечивает решение следующих задач:

— учет лиц, репрессированных на территории Беларуси за период с 1920 по 1953 г., информация о которых содержится в архивных документах;

— учет архивных фондов и дел, содержащих документы со сведениями о репрессированных;

— многоаспектный поиск и выдача информации. ИПС обеспечивает поиск по всем полям формата и их сочетаниям с использованием операций реляционной алгебры (и, или, не). По полям “Фамилия”, “Имя”, “Отчество”, “Место рождения”, “Национальность”, “Место жительства”, “Должность”, “Место работы”, “Участие в революционных и боевых событиях”, “Каким органом осужден”, “Мера наказания”, “Характер обвинения”, “Место отбытия наказания”, “Причина гибели”, “Место захоронения”, “Каким органом реабилитирован” производится контекстный поиск (поиск по словам и словосочетаниям естественного языка, записанным в виде связного текста в данных полях);

— адресный поиск сведений о конкретных лицах и конкретных документов;

— анализ национального, профессионального и социального состава лиц, репрессированных в БССР в эти годы;

— предоставление статистических данных о необоснованно репрессированных, а также документах и фондах, содержащих сведения о данных персоналиях. Задача решается с помощью аппарата автоматического подсчета количества документов, хранящихся в базе данных, всего и по каждому из заданных аспектов.

Создаваемая АИПС о необоснованно репрессированных, не­смотря на то что работа еще не завершена, активно использует­ся. На ее основе готовятся информации для книг “Память”, пуб­ликации в периодической печати, исполняются запросы и т.д.

Говоря в целом о внедрении автоматизированных технологий для поиска документной информации в архивных учреждениях республики, следует отметить, что ее масштабы и реальная значимость для практической работы пока невелики. Это объясняется отсутствием разработанной концепции информатизации архивной отрасли, основных ее направлений. Только начинает определяться перечень АИПС к документам госархивов. Несмотря на такое положение дел, архивисты убеждены в необходимости дальнейшего развития и внедрения автоматизированных технологий.

Организация использования документов Государственного архивного фонда Беларуси