Система управления библиотекой.

Планирование — это функция субъекта управления по определению объективно обусловленных пропорций и объемов развития и функционирования объектов управ­ления.

Планирование библиотечной деятельности — это научное определение целей ее развития, задач и средств их реализации и показателей развития на определенный период.

Планирование занимает центральное место в системе управления, определяя основные направления работы биб­лиотеки на текущий период и на перспективу, что обеспечи­вает единство деятельности.

В задачи управления входит сбалансирование планов, корректировка и согласование между собой планов структурных подразделений, направ­ленные на координацию их деятельности по выполнению стоящих перед библиотекой задач.

«Управление – это особый вид деятельности, превращающий неорганизованную толпу в эффективную целенаправленную и производительную группу» (Питер Ф.Друкер)

Философский словарь трактует понятие управления следующим образом: «Управление – это функция организованных систем, обеспечивающая сохранение их структуры, поддержание режима деятельности, реализацию её программы, цели».

Важнейшими целямиявляются:

• процессный подход, при котором рассматривается управление как непрерывная серия взаимосвязан­ных управленческих функций;

• системный подход, при котором подчеркивается, что руководители должны рассматривать организацию как совокупность взаимосвязанных элементов — та­ких, как люди, структура, задачи и технологии. Эти элементы ориентированы на достижение различных целей в условиях меняющейся внешней среды;

• ситуационный подход, при котором концентриру­ются на том, что пригодность различных методов уп­равления определяется ситуацией. Поскольку суще­ствует обилие факторов (как в самой организации, так и в окружающей среде), не существует единого «лучшего» способа управлять организацией. Самым эффективным методом в конкретной ситуации явля­ется метод, который более всего соответствует дан­ной ситуации.

В механизме управления библиотекой взаимодейству­ют два элемента: управляемая система (объект управления) и управляющая система (субъект управления).

В качестве объекта управления выступают:

библиотека и ее структурные подразделения;

библиотечный персонал;

библиотечно-библиографические ресурсы;

экономические ресурсы.

Субъектом управления может быть коллективный орган управления и/или управляющее лицо (руководители раз­ных рангов), наделенное полномочиями по управлению ка­ким-либо объектом. Взаимосвязь субъекта и объекта уп­равления реализуется через систему управления, включа­ющую в себя дели, структуру, кадры, принципы, функции, методы и технологию управления.

Одной из главных задач управления является установ­ление целей, ради достижения которых формируется, функ­ционирует и развивается библиотека как целостная сис­тема. Целевая функция начинается с установления мис­сии библиотеки, выражающей смысл ее существования. В миссии детализируется статус библиотеки, деклариру­ются принципы ее работы, заявления и действительные намерения руководства, дается определение самых важ­ных характеристик управления. Наукой пока не вырабо­таны какие-либо универсальные правила, применяемые при формулировке миссии, поэтому существует множе­ство самых разнообразных подходов к определению ее содержания, отражающих оценку роли и значения биб­лиотеки в первую очередь со стороны руководителей, при­нимающих решения. Центральным моментом миссии яв­ляется ответ на вопрос: «Какова главная цель библиоте­ки?» На первом месте должны стоять интересы, ожидания и ценности читателей, причем не только в настоящее вре­мя, но и в перспективе.

Миссия формулируется руководством, несущим ответ­ственность за ее воплощение в жизнь путем постановки и реализации целей библиотеки. Цели — это конкретизация миссии в форме, доступной для управления процессом их реализации. Как правило, библиотека ставит и реализует не одну, а несколько целей, которые важны для ее функци­онирования и развития. Цель управления — это совокуп­ность качественных, содержательных характеристик бу­дущего состояния библиотеки, на основе чего формируют­ся различные способы ее достижения (методы управления), происходят изменения в организационной структуре, осу­ществляется подбор кадров и т. д.

Цели управления дифференцируют по содержанию, уров­ню управления, времени выполнения. По содержанию они делятся в зависимости от объекта управления, например, «кадры», «читатели», «технология», «экономические ре­сурсы» и т. п. По времени цели делятся на долгосрочные и краткосрочные.

По уровню управления цели бывают обще­библиотечными и целями конкретного структурного под­разделения.

В настоящее время главное внимание в принципах уп­равления обращается на человеческий или социальный ас­пект управления, на то, чтобы делать людей способными к совместным действиям, а их усилия более эффективными. При этом обязательны установление долевого участия каж­дого работника в общих результатах; умение слушать всех, с кем сталкивается в своей работе руководитель; честность и доверие к людям; стремление к формированию удовлет­воренности работой и др.

Одним из способов повышения эффективности работы библиотеки является внедрение элементов научной организации труда. НОТ предполагает анализ действий для улучшения организации форм использования живого труда.

Научная организация труда решает три задачи:

-- производственно-экономическую -- достижение наивысшей эффективности производства и труда; для библиотечной деятельности это конкретно выражается в повышении производительности труда;

-- социальную -- всестороннее (духовное и физическое) развитие личности;

-- психофизиологическую -- изучение влияния на производительность труда психофизиологических факторов.

Основными направлениями НОТ в библиотечном деле являются:

-- разделение и кооперация библиотечного труда;

-- внедрение передовой технологии и прогрессивных методов труда;

-- совершенствование организации рабочих мест и улучшение условий труда;

-- нормирование и планирование библиотечного труда.

Для рационализации библиотечной технологии большое значение имеют разработка и применение научно обоснованных норм труда. Нормирование является одним из условий повышения производительности труда, эффективного использования библиотечных ресурсов, так как определяет научно обоснованные затраты труда на выполнение определенного технологического процесса или операции.

Следует также выделить типовые нормы и опытные нормы, которые разрабатываются непосредственно в библиотеке с учетом практики ее работы.В настоящее время действуют Межотраслевые нормы времени на работы, выполняемые в библиотеках, утвержденные Министерством труда и социального развития РФ в 1997 году.

Важную роль в управлении библиотечными технологиями играет бюджет рабочего времени, который складывается из фонда рабочего времени и его расхода (использования).

Определение фонда рабочего времени и его расхода помогает не только правильно определить объемы работы библиотеки, но и равномерно распределить ее между структурными подразделениями и отдельными сотрудниками.

Фонд рабочего времени -- это годовое число рабочих дней библиотеки, структурного подразделения, отдельного библиотекаря, исчисленное из общего числа дней в году за вычетом выходных и праздничных дней, отпусков, потерь по временной нетрудоспособности и т. п., и пересчитанное в количество годовых рабочих часов. Фонд рабочего времени в часах может быть рассчитан на квартал и месяц.

Расход рабочего времени исчисляется на основе норм библиотечного труда по каждому виду библиотечных работ, а также по библиотеке в целом, структурному подразделению, отдельному исполнителю.

Планирование расхода годового фонда рабочего времени начинается с составления перечня работ, которые будут проводиться библиотекой в течение года. По каждому виду работ определяются примерные количественные показатели, которые в дальнейшем в результате подсчета суммарных расходов времени и сопоставления с его фондом могут подвергаться корректировке.