Библиотечный менеджмент: основные понятия и категории.

В настоящее время термин «менеджмент» чаще всего используется как идентичные понятию «управление».

Современная система взглядов на управление библио­текой сложилась под воздействием объективных измене­ний в системе управления государством, освоения зарубеж­ного опыта. В последние годы управление библиотечным делом сформировалось в самостоятельную научную дис­циплину, уточнены предмет и терминологическая база.

Оп­ределение, данное в терминологическом словаре по библио­течному делу, рассматривает управление библиотекой как деятельность, направленную на обеспечение функциониро­вания библиотеки, повышение эффективности ее работы и развитие в соответствии с меняющимися потребностями пользователей и условиями внешней среды.

В процессе длительного пути развития теории управления, определение её исходных оснований, сложилось понимание того, что термин «менеджмент» следует применять, главным образом, для описания процессов управления организацией.

С течением времени менеджмент как особый вид профессиональной деятельности усложнился и дифференцировался. В зависимости от того, что становиться предметом его особого внимания, менеджмент определяется как инновационный, финансовый, информационный, библиотечный, менеджмент персонала, качества и др.

Среди важнейших функций специалисты в области библио­течного менеджмента выделяют такие, как планирование, организация, регулирование, координация, контроль, учет и отчетность, стимулирование и принятие решений.

Библиотечный менеджмент – это профессиональная область деятельности, связанная с постановкой целей и разработкой эффективных способов ее достижения в постоянно изменяющихся условиях внешней среды библиотечно-информационного учреждения.

В основе библиотечного менеджмента лежат три подхода, разработанные в теории управления:

1. Процессный подход, при котором управление рассматривается как непрерывная серия взаимосвязанных управленческих функций.

2. Системный подход, при котором подчеркивается, что руководители должны рассматривать организацию как совокупность взаимосвязанных элементов: персонал, организационная структура, задачи и технологии.

3. Ситуационный подход, концентрирующийся на том, что пригодность различных методов управления определяется ситуацией, то есть конкретным набором обстоятельств, оказывающих влияние на организацию в данный момент. Поэтому не существует единого «лучшего» способа управления, эффект чаще приносит нестандартное решение Ситуативный подход ныне признан наиболее современным и значимым для управления, поскольку имеет интегрирующий характер, увязывая к другие подходы в единую концепцию.

Основополагающими понятиями менеджмента являются «управляемая система» (объект управления) и «управляющая система» (субъект управления), которые взаимодействуют друг с другом, составляя единый механизм.

Организация – одна из основных функций в процессе управления библиотекой, обеспечивающая как создание системы, так и её дальнейшее совершенствование и упорядочение. Организация как функция управления представляет собой деятельность руководства библиотеки, направленную на организацию её работы, для успешного достижение целей и реализации планов.

Каждая организация создает собственную структуру, поддерживающую её целостность, интеграцию и объединение всех звеньев в единую систему. Так как периодические планы и стратегия организации меняются, то и структура требует адекватных изменений.

Организационная структура управления (ОСУ)– это состав, взаимосвязь и соподчиненность самостоятельных элементов (управленческих подразделений, сотрудников.

К группе иерархических структур относится несколько видов: линейная, линейно-функциональная, линейно-штабная, дивизионная ОСУ.

Линейная ОСУ- характерна для небольших библиотек. Её отличает прямое подчинение: директор – заведующий отделом – заведующий сектором – библиотекари, т.е. каждое подразделение подчинено одному лицу. Этим исключается противоречивость, несогласованность указаний, двойное подчинение исполнителей и повышает их ответственность.

Линейно-функциональная ОСУ – это синтез линейного и функционального управления.

Функциональное управление возникает на основе разделения труда Но в основе функциональных звеньев вместе с тем лежит линейное. Оно повышает качество, оперативность и эффективность управления в целом. Недостаток: нарушение принципа единоначалия, замедление передачи информации, трудность принятия и согласования решений между разными управленческими звеньями.

Линейно-штабная структура - характеризуется созданием особых координационных звеньев – советов, комиссий, получающих право воздействовать на все подразделения библиотеки и функциональных руководителей. Он может быть как постоянным органом управления, так и создаваемым временно для решения вопросов неординарной проблематики.

Дивизиональная структура – характеризуется сочетанием централизованной координации с децентрализованным управлением, то есть существует головная организация (центр) и ее отделения, которые территориально удалены от центра. По этому принципу построены отечественные ЦБС, поскольку системы предоставлена определенная самостоятельность в осуществлении производственной деятельности, связанной с обслуживанием читателей.

ЦБ является административным и методическим центром для библиотек, отвечающих за состояние библиотечного обслуживания в собственном микрорайоне. Администрация ЦБС оставляет за собой право контроля по общесистемным вопросам, стратегии развития, научно-методической работы, обработки документов, оказание платных услуг и т.д.

В библиотеках сложились следующие виды органических структур: программно-целевые, проектные и матричные.

Для выполнения функций управления в библиотеке создается аппарат управления.

Библиотека не может существовать без руководителей, они:

• обеспечивают выполнение библиотекой ее основного предназначения;

• разрабатывают стратегию поведения в изменяющемся окружении;

• являются основным информационным звеном связи с окружением;

• официально представляют библиотеку;

• несут формальную ответственность за результаты деятельности библиотеки и т. д.

Руководители являются ключевыми фигурами в библиотеке, однако не все они играют одинаковую роль и занимают в ней одинаковые позиции. Задачи, решаемые различными руководителями, также не одинаковы, а выполняемые ими функции не идентичны. Это связано с тем, что в любой библиотеке существует иерархия и выполняются различные виды управленческой деятельности.

В структуру аппарата управления библиотеки входят: директор, его заместители, заведующие отделами, группами, филиалами, старшие библиотекари (библиографы). В зависимости от характера участия в организации работы аппарат управления подразделяются на две категории.

К первой категории относиться аппарат линейного управления, которое осуществляет общее руководство библиотекой, отделом, сектором и наделяется необходимыми правами единоначалия и распорядительства.

Ко второй категории относиться аппарат функционального управления, который призван обеспечивать реализацию функций управления, то есть способствовать деятельности линейного аппарата путем переработки разнообразной информации и подготовки необходимых решений в рамках его компетенции. К нему следует отнести заместителей директора библиотеки, методистов, бухгалтеров, а также зав. Отделами, которые осуществляющие единоличное руководство отдельными структурными подразделениями.