logo search
УР - Курс лекций

4.1. Цели и приоритеты

Благодаря умению управлять временем вы повысите эффективность своей деятельности за счет контроля над тем, что делаете и когда делаете. Вдобавок вы получите в свое распоряжение больше времени для отдыха — а это важный элемент подзарядки жизненных «аккумуляторов», поддерживающий способность справляться со всем тем, что поминутно подбрасывает жизнь.

Управление временем предполагает изучение и совершенствование техники его использования. Сначала нужно проанализировать ежедневный распорядок своих дел и только после этого принимать конкретные решения по его улучшению.

Но сколь бы искусно вы ни планировали свои дела, выполнить их с максимальной продуктивностью не удастся, если вы не избавитесь от неэффективных в плане использования времени видов деятельности. Отказавшись от необязательных или бесполезных действий, вы высвободите больше времени на то, что вам действительно нужно, будь то в работе, дома или в сфере досуга. Тайм-менеджмент — это искусство управления временем.

Протестируйте свое отношение ко времени. Ниже вы найдете восемь кратких утверждений, которые помогут Вам выяснить свое отношение ко времени. Не задумываясь долго, отметьте по десятибалльной шкале, в какой точке вы находитесь сегодня.

1. У меня есть четкая цель, на которую я постоянно ориентируюсь, и я всегда знаю, чего хочу достигнуть.

2. Я знаю ключ к достижению этой цели, и с его помощью я двигаюсь дальше и устанавливаю четкие приоритеты.

3. Я всегда чувствую себя уравновешенным и могу быстро выходить из стресса — моя жизнь сбалансирована.

4. Я составляю себе планы на день и на неделю, пользуюсь ими и при этом постоянно их улучшаю.

5. Я располагаю некоторой системой планирования времени и рационально использую ее при составлении планов.

6. Нарушения и отклонения от плана я держу под контролем. Я сам отлично справляюсь со всеми бумагами и электронной корреспонденцией.

7. Я знаю свои сильные и слабые стороны и знаю, в чем я более всего силен.

8. Мой девиз: «У меня получится!». У меня есть четкий план действий, с помощью которого я совершенствую свое умение управлять временем.

Начните работу с утверждения, в котором у Вас самый низкий показатель. В этой области Вам нужно будет добиться наибольших изменений.

Почему цель так важна для нас?

Утром четвертого июля 1952 г. надо всем калифорнийским побережьем простирался туман. Тридцатью етырьмя километрами западнее, на острове Каталины в воду вошла тридцатичетырехлетняя женщина, обираясь плыть в сторону Калифорнии. Она решила стать первой женщиной, преодолевшей это расстояние. Ее звали Флоренс Чадвик. Она была уже известна как первая женщина, переплывшая пролив Ла-Манш в обоих направлениях. Вода была просто ледяная, а туман настолько густой, что Флоренс едва могла различить сопровождавшую ее лодку.

Миллионы людей наблюдали за ней по телевизору. Сопровождающим приходилось даже стрелять из винтовок, чтобы защитить Флоренс от подплывающих акул. Самой большой проблемой, с которой ей пришлось столкнуться в этом рекордном заплыве, была не усталость, а ледяная вода.

Пятнадцать часов спустя Флоренс, совершенно окоченевшая от холода, попросила, чтобы ее вытащили из воды. Плыть дальше она была не в состоянии. Ее мать и тренер, плывшие в лодке рядом с ней, сказали, что берег уже совсем близко. Они уговаривали Флоренс не сдаваться, но когда пловчиха взглянула в сторону калифорнийского побережья, то не увидела ничего, кроме густого тумана, и она снова попросила вытащить ее из воды. Несколькими часами позже, когда Флоренс согрелась, она испытала шок от своей неудачи. Ее вытащили из воды всего в полумиле от калифорнийского побережья!

Один репортер спросил ее: «Скажите, пожалуйста, мисс Чадвик, что помешало Вам проплыть эти последние полмили?». — «Мне помешал туман, — ответила она. — Если бы только я смогла увидеть землю, я бы справилась. Когда человек уже не может больше плыть и не видит своей цели...»

«Мне помешал туман — если бы только я смогла увидеть землю...» — эта фраза мисс Чадвик стала крылатой. Так как она потеряла из виду свою цель, то сдалась прежде, чем достигла ее. То же самое происходит ежедневно со многими людьми во всевозможных жизненных и профессиональных областях.

Лишь четкая цель позволяет добиться выдающихся результатов. Вы сможете проложить правильный путь к ее достижению и сделать первый шаг в нужном направлении только тогда, когда знаете, к чему именно хотите прийти.

Именно поэтому приведенные ниже вопросы являются такими важными.

Что влечет за собой отсутствие цели?

Когда у нас нет цели, то мы не можем составить себе план дальнейших действий. Поскольку мы сами не знаем, чего хотим достигнуть и что будет являться для нас успехом, то не сможем прийти и ни к каким положительным результатам.

Замкнутый круг при отсутствии цели

Это в свою очередь приводит к разочарованию и заниженной самооценке. В конце концов, жизнь начинает казаться нам бессмысленной и скучной, мы теряем всякое желание двигаться дальше и ставить перед собой какую бы то ни было цель. Получается замкнутый круг.

Однако выход из этого замкнутого круга все же существует. Ставя перед собой сначала маленькие, простые, но при этом достижимые цели, мы уже прокладываем себе путь к успеху. И когда цель, наконец, достигнута, это придает нам уверенности в своих силах. Мы прекрасно себя чувствуем и ощущаем прилив новой энергии. У нас появляется необходимость устанавливать перед собой новые цели, которые могут быть уже немного выше прежних.

Самое важное — это не ставить перед собой в самом начале слишком высоких целей. Вы, конечно же, должны приложить некоторые усилия к достижению намеченной цели, но она при этом обязана быть реально осуществимой . Уже доказано, что ясная, четко сформулированная

цель приносит успех.

Одно из регулярно проводимых в Гарвардском университете США исследований на тему «Процесс становления выпускников учебных заведений в течение длительного временного периода» дало следующие результаты.

83 % выпускников не имеют перед собой никаких целевых установок, касающихся карьеры. Их средняя заработная плата берется за основу. С ее помощью проводится сравнение.

14 % выпускников имеют четкую карьерную цель, однако не изложили ее на бумаге. Они зарабатывают в среднем в три раза больше, чем выпускники из первой группы.

3 % респондентов поставили перед собой четкую цель, касающуюся их дальнейшей карьеры, и дали ей письменное определение. Они зарабатывают примерно в десять раз больше, чем выпускники, принадлежащие к первой группе.

Вы, очевидно, не ожидали столь малой цифры, не так ли? Однако если Вы остановите кого-нибудь на улице и спросите его: «Есть ли у Вас четкая, изложенная на бумаге цель жизни или хотя бы цель, которую Вы хотели бы достигнуть за год?», то в 97 % случаев получите отрицательный ответ.

Причина, по которой многие люди избегают ставить перед собой какие бы то ни было цели, состоит в том, что в прошлом они испытали разочарование. Сперва они задумали что-то, но потом все вышло совсем не так.

Как сформулировать свои цели? Цель имеет четыре свойства, два из которых являются основными, а остальные из них выводятся. Основные – измеримость и осуществимость.

Измеримость означает, что с помощью своих целей Вы можете ответить на все основные вопросы: кто? что? сколько? где? когда? зачем?

Ставьте перед собой достаточно высокие и побуждающие к действию цели, но при этом они должны быть выполнимыми. «Если можешь представить, то сможешь и сделать» — эта английская поговорка в данном случае не верна. У каждого человека есть определенные границы собственных возможностей, да и внешние обстоятельства накладывают некоторые ограничения. Будьте оптимистичны, но при этом принимайте во внимание и окружающую реальность.

Например, для многих людей желание похудеть за неделю на десять килограмм является абсолютно неосуществимым. И в то же самое время многие не верят, что по прошествии нескольких месяцев или даже лет все вполне достижимо. Просто положитесь на себя и спокойно ждите. Только тогда, когда Вы предпримете попытку совершить что-то великое, то сможете этого достигнуть.

Чтобы запрограммировать себя на оптимальный результат при достижении своих целей, Вы должны найти для них положительную формулировку. Отрицательные высказывания будут Вас только тормозить. Например, ни в коем случае нельзя формулировать свою цель так: «Я не хочу стать еще толще, чем я есть». Гораздо лучше будет так: «К концу года я буду удерживать свой вес на отметке в восемьдесят пять килограммов, а к следующему лету я похудею до восьмидесяти».

Можно ли назвать целью следующие формулировки: «Я хочу сделать больше для своего дальнейшего образования», «Я хочу стать более хорошим отцом»? Помните, выше мы определили критерии: измерима ли цель? Осуществима ли она? В данном случае все ясно: обе формулировки осуществимы, но не измеримы.

Хорошая формулировка цели, которая помогла бы Вам сделать первый правильный шаг, может быть следующей.

«Завтра утром я пойду на курсы и выберу подходящую мне программу. За этот год я пройду, по крайней мере, один языковой курс и при этом буду еще заниматься дома каждый день хотя бы по пятнадцать минут.»

«На каждой неделе, начиная с сегодняшнего дня, я буду, что бы ни случилось, выделять в своем расписании час на занятия теннисом с дочерью. Мы будем идти до теннисного корта пешком, чтобы за эти полчаса пути спокойно поговорить.»

Следующее упражнение поможет Вам выяснить, что для Вас в жизни самое главное. Кроме того, оно является тренировкой для построения отдаленных целей. Выделите себе, по крайней мере, двадцать минут времени. Будет лучше, если Вы выполните данное упражнение письменно. Запишите все свои мысли и выводы, благодаря этому Ваше подсознание будет интенсивнее прорабатывать их, и позднее Вы сами сможете вернуться к ним и рассмотреть более подробно.

Представьте себе, что через пять лет Вы оказываетесь наблюдателем на чьих-то похоронах. Вокруг стоит много людей, и все они очень печальны. Вы словно парите над собравшимися, заглядываете с интересом в гроб, а там — лежите Вы. Многие из присутствующих произносят короткие и трогательные прощальные речи. Среди говорящих — Ваши коллеги, Ваш шеф, супруг (или супруга), Ваши дети, друг, возможно, несколько знакомых из какой-либо общественной или социальной организации, к которой Вы принадлежите. Все говорящие рассказывают о том, что Вы значили для них и при этом отбирают лишь самое важное и укладываются в несколько предложений.

Отметьте для себя: что говорят эти люди? Что бы Вы хотели, чтобы они сказали? Какими будут надгробные речи, если Вы будете продолжать жить так, как жили до сих пор?

Найдите свою цель в жизни и цель, которой Вы хотели бы достигнуть через год. С помощью результатов вышеприведенного упражнения Вы легко сможете найти ответы на следующие вопросы. Спросите себя:

Подумайте, уделяете ли Вы этим людям, мечтам и целям внимание, которого они заслуживают.

Самое важное — не терять свою жизненную цель (или цели) из виду даже в серые будни. Постоянно спрашивайте себя, способствует ли то, что Вы делаете в настоящий момент, ее (или их) достижению.

Следующий шаг: разбиваем свои цели на более мелкие. Вы сможете достичь своей жизненной цели только тогда, когда будете постоянно работать над ней. Напишите, что конкретно должны сделать к следующему дню, месяцу, году. Планируйте сверху вниз, от малой цели к более значительной.

Разделяя большие задачи на более мелкие промежуточные этапы, мы словно «устанавливаем буйки в открытом море», которые указывают, как далеко мы в общей сложности продвинулись и с каким участком пути нам предстоит бороться дальше. Это помогает нам не падать духом и не сдаваться.

От жизненной цели - к планированию времени.

1. Краткосрочные цели необходимы, чтобы знать, что Вам нужно делать завтра. Долгосрочные цели нужны Вам для того, чтобы сделать краткосрочные и среднесрочные цели непрерывными, а также чтобы привнести в свою жизнь смысл и нужное направление.

2. Не держите свои цели только в голове. Самым лучшим будет записать их в ежедневник. Работайте над рациональным распределением своего времени и над достижением равновесия на всех жизненных уровнях.

3. Постоянно концентрируйтесь на своей цели. Спрашивайте себя: «Поможет ли мне то, чем я сейчас занимаюсь, в достижении моей цели?». Если нет, то поменяйте данную деятельность на ту, которая сможет продвинуть Вас дальше.

4. Каждый день пытайтесь прийти хотя бы к одной важной цели и не прекращайте работать, пока не достигнете ее. Таким образом, Вы в самое короткое время выработаете у себя привычку не только ставить перед собой цели, но и достигать их.

5. Если Вы вдруг сбились с пути или обнаружили, что допустили ошибку в намеченном плане действий, то подыщите новый путь к достижению своей цели.

То, что срочно, — не всегда важно, а то, что важно, — не всегда срочно. Поэтому научитесь прежде всего отличать «важное» от «срочного». В этом Вам поможет принцип Парето - Правило Парето: 80/20.

Вильфредо Парето жил в XIX веке и занимался вопросами богатства и дохода, земельных угодий и их владельцев. В своих исследованиях он натолкнулся на один факт, который показался ему весьма важным. Он обнаружил повторяющуюся математическую зависимость между частью людей (выраженной в процентах от общего количества населения) и уровнем дохода или богатством этой группы. Таким образом, он установил, что в самых разных странах 80 % имущества сконцентрировано у 20 % населения. Конечно же, у Парето этот показатель получился ниже, чем при более точном процентном распределении и с учетом того факта, что распределение богатства среди населения невозможно было точно рассчитать.

Этот феномен выявился и во всех остальных областях жизни, позднее он стал приниматься во внимание в таких областях, как оптимизация процессов производства и управление временем. Вот типичный пример такого подразделения: около 80 % следствий обусловлены лишь 20 % причин (от общего числа), а 80 % результатов восходят к 20 % приложенных усилий и т.д. Это правило, разумеется, вполне может быть использовано при распределении нашего времени и при достижении результата.

Еще несколько примеров на принцип Парето:

20 % клиентов обеспечивают 80 % товарооборота;

20 % продукта приносят 80 % прибыли;

20 % поверхности ковра изнашиваются на 80 %;

20 % производственного процесса порождают 80 % брака;

80 % создания обусловлено 20 % участия, а оставшиеся

20 % создания зависят от остальных 80 % участия.

Производительность означает делать вещи правильно, и при этом так, чтобы достигнуть хороших результатов в течение запланированного нами времени. Мы сможем добиться этого, если будем выполнять свои рабочие обязанности так хорошо и быстро, как только возможно.

Эффективность означает делать правильные вещи. Если мы хотим прийти к некому определенному следствию/результату, то мы должны делать только то, что приведет нас прямо к нему. Мы работаем эффективно тогда, когда заботимся в первую очередь о самых необходимых вещах, вместо того чтобы позволить им потонуть в бесконечном потоке других дел.

Работать эффективно прежде всего означает концентрацию внимания на том, что ведет к наибольшему успеху.

Допустим, Вам нужно написать большое количество электронных писем. Смогли бы Вы работать с большей производительностью, если б владели десятипальцевой системой набора? Навык быстрого чтения по диагонали и функция автоматической простановки подписи в Ваших электронных письмах также значительно облегчат Вам обработку поступающих и исходящих сообщений.

Все это хорошо и очень важно, однако Вы совершенно растеряетесь, когда, вернувшись из четырехнедельного отпуска, обнаружите в своем почтовом ящике более сотни новых сообщений. Здесь Вам поможет только эффективная работа: Вы выискиваете самые важные сообщения и работаете в первую очередь с ними. Все остальные письма Вы сортируете по адресам отправителей и работаете с ними после или же когда у Вас будет на это время. Всю рекламу и спам удалите сразу, новости можно тоже удалить или же переложить в другую папку, чтобы почитать потом. Подобный отбор и является частью эффективной работы.

Расставляем приоритеты. Само слово приоритет содержит в себе латинскую приставку «prio», которая означает «перед, прежде». Расстановка приоритетов — это когда Вы ежедневно решаете, что нужно сделать в первую очередь для того, чтобы достигнуть своих целей.

Принцип Эйзенхауэра поможет Вам приступать к своим задачам и работе по порядку в соответствии с расставленными приоритетами. И для этого прежде всего спросите себя: являются ли данные дела важными или срочными?

Согласно принципу Парето 20 % наших задач будут по всем параметрам важными. Забавно, но большинство из них также являются срочными. Исполнение важных дел приближает Вас к намеченной цели. Срочные же дела переключают на себя Ваше внимание, не оказывая при этом большого влияния на Вашу цель. Наиболее важные дела и задачи, ведущие к успеху и достижению целей, ни в коем случае не должны отодвигаться назад под давлением дел неважных, но срочных.

Однако, к сожалению, все мы имеем тенденцию начинать с второстепенных, несущественных дел, так сказать, размениваться по мелочам. Лежащие на рабочем столе печатные бланки кажутся нам гораздо привлекательнее, чем вот уже в течение нескольких дней откладываемый нами важный проект. Поэтому обращайте в первую очередь внимание на те задачи, которые больше всего могут повлиять на Ваш успех. В этом Вам помогут приоритеты.

Небольшой тест: важно или срочно?

1. Вы решились работать над достижением своей годовой цели. Однако все это еще лежит отложенным в долгий ящик.

2. Вам только что принесли газету. Прочитать газету сейчас — это важно или срочно?

3. Вы решили, что будете раз в год посещать зубного врача. Год уже прошел, а Вы так и не побывали в стоматологии.

Правильные ответы: