Тема 12 деловые приемы

При словах "прием", "банкет", "ужин" обычно возникают ассо­циации, связанные с отдыхом, развлечениями и тому подобными приятными вещами, не требующими напряжения и мобилизации сил, профессиональной компетентности, умения следить за собой.

Однако прием в деловой сфере - это прежде всего служебные обязанности, причем не только для организации-хозяйки, прини­мающей гостей, но и для организаций, выполняющих роль гостей.

Тема деловых приемов - очень широкая, затрагивающая боль­шое число аспектов, поэтому разделим ее на составляющие ком­поненты и будем говорить о каждом из них. Очередность состав­ляющих не определяется их важностью, они равнозначны, более свободную, раскован­ную атмосферу, нежели деловая встреча или деловые перегово­ры, однако преследуют ту же самую цель: заключение взаимовы­годных сделок.

Полуофициальная обстановка приемов позволяет присутству­ющим завязать полезные знакомства, обсудить в целом будущие выгодные для участвующих партнеров контракты, расширить и углубить уже имеющиеся контакты, обменяться взглядами и мне­ниями, позволяющими лучше узнать экономические, финансовые и прочие позиции и притязания будущих партнеров, их особенно­сти в организации дела. Кроме того, для опытного бизнесмена наблюдение за поведением, поступками приглашенных на прием может быть источником информации, которая в свою очередь послужит одной из базовых составляющих при принятии реше­ний о заключаемой сделке.

Очевидная польза от организации приема состоит еще и в сле­дующем: иногда переговоры между двумя фирмами затягивают­ся, возникает тупиковая ситуация, когда ни одна, ни другая сторона не хочет (или не может) уступить, пойти на компромисс и в то же время не желает прекратить переговоры, поскольку есть вполне реальная возможность получения выгоды. Многоразовые встречи и обсуждения не приводят к ликвидации тупиковой ситу­ации, безрезультатная дискуссия продолжается. В таком случае часто организация приема - завтрака, ужина, обеда - помогает создать непринужденную атмосферу, ближе узнать партнеров, облегчает проведение переговоров и способствует заключению контрактов.

Итак, цель любого делового приема - способствовать заклю­чению взаимовыгодных договоров.

Кроме этой цели есть и другая: отпраздновать юбилей фир­мы, достижение значительных финансовых результатов, расши­рение сферы деятельности фирмы, поскольку это дает повод про­вести время в непринужденной, радостной обстановке.

На выставках, ярмарках и других торговых мероприятиях, как правило, также устраиваются деловые приемы с целью создания благоприятных неформальных условий для развития партнерства.

Однако стоит напомнить, что участие сотрудников приглашен­ной организации в деловом приеме - это не просто приятное вре­мяпровождение, а исполнение служебных обязанностей. Менед­жер (или рядовой сотрудник), приглашенный на прием, прежде всего должен постараться поговорить с интересующими его фирму людьми, лучше узнать склонности, привычки, а следова­тельно, и характер предполагаемых партнеров, упрочить знаком­ство, завязать беседу на важную для него и его фирмы тему.

Если же менеджер принадлежит к работающим на фирме, про­водящей прием, его обязанности усложняются - на протяжении всего приема он должен следить за его ходом и проводить пред­ставление приглашенных друг другу, организовывать многочис­ленные встречи и беседы отдельных групп гостей, следить за тем, чтобы никакой гость не оказался в одиночестве, поскольку это может подействовать на него угнетающе и испортить впечатле­ние от приема. Кроме того, сотрудники фирмы-хозяйки должны на протяжении всего приема осуществлять контроль за обслужи­вающим персоналом, чтобы не допустить сбоев и ошибок в об­служивании.

Деловые приемы можно классифицировать следующим образом:

• приемы, проходящие сидя, с наличием посадочных мест;

• приемы стоя - без посадочных мест.

Кроме того, приемы можно разделить на дневные (рабочий завтрак, завтрак) и вечерние (коктейль, бокал шампанского, обед).