8.1. Поняття контролювання та його місце в системі управління

Для забезпечення ефективності діяльності працівників недостатньо лише визначити завдання, організувати робоче місце, забезпечити оплату праці. Всі ці процеси можуть бути безрезультатними, якщо не реалізовується така управлінська діяльність, як контролювання, яка дає змогу виявити існуючі в організації проблеми та причини їх виникнення.

Після планування, організування і мотивування діяльності в організації виникає потреба в забезпеченні постійних спостережень за ходом виробничо-господарських процесів та у виявленні проблем, які перешкоджають її успішному здійсненню.

Контролювання - вид управлінської діяльності щодо оцінювання рівня виконання завдань і досягнення цілей, виявлення відхилень, збоїв, недоліків і причин їх виникнення з метою уникнення нагромадження й повторення помилок, мінімізації втрат, подолання складних організаційних проблем.

Контролювання як вид управлінської діяльності (процес) реалізується на засадах виконання контрольних операцій (контролю).

Контроль - елемент і чинник управління суб’єктами, об’єктами і процесами, який полягає у нагляді за ними з метою перевірки відповідності їх стану законодавчим нормам, визначеним стратегіям, цілям, програмам розвитку тощо.

Контролювання у складі функцій менеджменту є протилежним функції “встановлення мети” і логічним продовженням дій керівника: коли поставлено ціль, то слід переконатися, чи можна взагалі її досягти. Хоч контролювання у розумінні аналізу цілі є необхідним, однак контролювання як і влада, зумовлює передусім негативні емоції.

До основних принципів контролювання слід віднести: своєчасність, безперервність, гласність, всесторонність, ефективність. Керівництво і контролювання дають добрі результати, якщо вони мінімально обмежують індивідуальні дії та ініціативу працівників. Чим менш замітне керівництво, тим ефективніша робота працівників. Рекомендації мають перевагу над командами, що дозволяє підвищити почуття особистої гідності працівників, стимулювати роботу з повною віддачею.

Безпосереднім об’єктом керівництва є люди. Керівник, який бажає, добитися добрих результатів, повинен сам визначитись з метою та очікуваними результатами після чого ставити завдання підлеглим, підказувати шляхи їх вирішення.

Контролювання процесу планування полягає в перевірці відповідності оперативних планів основним задачам, а також можливості їх здійснення. В той час контроль за виконанням планів направлений в основному на підтримання ефективності роботи.

Для визначення суті контролювання потрібно відповісти на такі запитання:

1. що контролюється (співробітник, як особистість? Його метод праці? Результати його праці?);

2. хто контролює і як контролює?

3. які наслідки контролювання?

Об’єкт контролювання. Контролюється в основному особистість. Якщо досягнуті результати не відповідають очікуваним, це часто стає приводом для перевірки не тільки самої праці, а й ставиться під сумнів сама особистість. З погляду психології управління слід контролювати тільки результати праці.

Самоконтроль стимулює у співробітника почуття власної відповідальності за якість і результати праці. Він потребує значно менше затрат, ніж зовнішня система контролю.

Контроль сторонній і начальника повинний бути первинним щодо самоконтролю, тобто виключати будь-який ризик, пов’язаний з самоконтролем, наприклад, коли спостерігаються постійні дефекти у виробах чи недоліки у результатах праці, які сам співробітник не помічає.

Сьогодні у вітчизняній економічній літературі широке розповсюдження отримав термін „контролінг”. Необхідно відмітити, що він не є тотожним терміну „контролювання” і не може ним замінюватись за винятком питань, пов’язаних з контролюванням фінансової діяльності організації.

Контролінг в перекладі з англійської значить – контролювати, управляти; на французькій мові значить – реєстр, перевірочний список.

У США і Великобританії термін “контролінг” практично не використовується, там використовується термін “управлінський облік”.

До нас цей термін прийшов із Германії де він замінив термін “управлінський облік”.

В нашому розумінні контролінг інформаційно більш об'ємний порівняно з терміном “управлінський облік” і включає не тільки облікові функції, але і весь процес управління направлений на досягнення кінцевих цілей та результатів.

Контролінг – напрямок економічної роботи на підприємстві, пов’язаний з реалізацією фінансово-економічної функції в менеджменті для прийняття оперативних та стратегічних управлінських рішень.

Основна мета контролінгу – орієнтація управлінського процесу на досягнення всіх цілей, що стоять перед організацією. Для цього контролінг забезпечує виконання наступних функцій:

а) координування управлінської діяльності з досягнення цілей організації;

б) інформаційна і консультативна підтримка прийняття управлінських рішень;

в) створення і забезпечення функціонування загальної інформаційної системи управління підприємством.

Як видно з рис. 8.1, контролювання забезпечує організацію засобами для адаптації до зміни середовища, зменшення нагромадження помилок, долання складних організаційних проблем та мінімізації витрат.

Рис. 8.1. Завдання контролювання

Пристосування до зміни середовища. У складному та змінному середовищі бізнесу всі організації повинні справлятися із змінами. Правильно спроектована система контролювання може допомогти менеджерам діяти, проводити моніторинг та реагувати на змінні умови. Натомість неправильно спроектована система може привести до організаційної діяльності, що опускається значно нижче запланованого рівня.

Обмеження нагромадження помилок. Невеликі помилки зрідка серйозно підривають фінансовий стан організації. Проте з часом вони можуть акумулюватися і стати серйозними.

Долання складних організаційних проблем. Коли організація купує тільки сировину, виробляє один продукт, має просту організаційну структуру та постійний попит на свою продукцію, то її менеджери можуть здійснювати контролювання за допомогою простої системи. Однак підприємство, яке виробляє багато видів продукції з різних сировинних матеріалів і має великий ринок, складну організаційну структуру та багато конкурентів, потребує складної системи для підтримки адекватного контролювання.

Мінімізація витрат. Якщо контролювання проводять ефективно, то воно допомагає знизити витрати і стимулювати виробництво. Ефективні системи контролювання дають змогу зменшити відходи, знизити витрати праці та збільшити випуск продукції на одиницю затрат.

Організації практикують контролювання у багатьох сферах та рівнях, крім того, відповідальність за керування контролем зростає.

Сфери контролювання. Контролювання може стосуватись будь-якої сфери організації. Більшість організацій визначають сфери контролювання залежно від чотирьох типів ресурсів, які вони використовують: матеріальних, людських, інформаційних та фінансових.

Рівні контролювання. Крім поділу на сфери, контролювання розділяють залежно від рівня всередині організаційної системи. Операційне контролювання охоплює процеси, які організація використовує для трансформації ресурсів у продукцію або послуги (одним із видів операційного контролювання є контроль якості). Фінансове контролювання стосується фінансових ресурсів організації (моніторинг надходжень і витрат). Структурне контролювання покликано стежити за тим, як елементи організаційної структури слугують наміченим завданням (моніторинг адміністративних витрат, щоб упевнитися, що видатки на управлінський персонал не надмірні).

Відповідальність за контроль. Головна відповідальність за контролювання в організації покладена на менеджерів. Великі організації мають в своєму штаті управлінські посади, що відповідають за організацію контролювання. Відповідальний за контролювання допомагає лінійним менеджерам у діяльності з контролювання, у координації загальної системи контролю в організації, а також у збиранні та поширення відповідальної інформації.