6.1. Сутність організаційної діяльності та її місце в системі управління

Поняття „організація” необхідно розуміти в двох значеннях. Перше – процес, діяльність, що направлена на взаємодію людей, речей, ідей. Друге – форма виявлення спільної діяльності (організаційна структура – фірма, підприємство, корпорація, концерн та ін.). Перше значення включає процес об’єднання людей в єдине ціле з метою створення життєздатної, робочої стійкої системи.

Організація будь-якої системи вимагає такого підбору і поєднання її елементів, яке забезпечувало б гармонійне функціонування.

Система, а тим більше система управління, потребує організації.

За Месконом, Альбертом та Хедоурі: організаційна діяльність – це процес створення структури підприємства, яка дає можливість людям ефективно працювати разом для досягнення його цілей.

В США і Англії термін „організація” застосовують на практиці для визначення сукупності проблем, зв’язків між функціональними службами на підприємстві. В цих країнах термін „організаційна структура” використовується для визначення того, що ми називаємо структурою управління.

Коли Карнегі стверджує : „Заберіть у нас наші заводи, наш транспорт, нашу клієнтуру, наші гроші, але залиште нам нашу організацію, і через чотири роки ми відновимо наше становище”, то ясно, що він розуміє під терміном „організація” людей організованих певним чином, або оргструктуру.

Структурну організацію можна порівняти із скелетом підприємства. Структурна організація визначає, хто відповідає за певну функцію в загальному організмі підприємства, оскільки вона складається з переліку компетентних виконавчих органів, які функціонують в апараті управління. Наявність структурної організації є передумовою виконання управлінських рішень, оскільки при відсутності тих, хто виконуватиме рішення, саме воно втрачає раціональний зміст.

Необхідно виділити, що не всі зв’язки які існують на підприємстві визначаються його структурою управління. Так на підприємстві має місце документообіг, а також координування роботи служб, які не залежать від характеру повноважень та від їх розподілу, тому вони не відносяться до проблем структури управління в прямому розумінні.

Зв’язки на підприємстві здійснюються шляхом :

1. Документообігу, який здійснює координування роботи різних служб і є необхідним, для усіх структур управління, тому документообіг відноситься до організаційної структури підприємства.

2. Особисті взаємостосунки, що виникають в процесі співробітництва. Якщо начальники двох служб по характеру своєї роботи повинні мати тісні контакти між собою, то необхідно щоб їхні кабінети були поряд, що скоротить шлях і час руху документів. Це не залежить від структури управління, а являє собою проблему організації!

3. Взаємовідносини інформаційного і консультативного характеру. Якщо інформація, що спускається зверху до низу буде мати рекомендувальний характер, то виникає проблема: чи мають ці заходи обов’язковий характер? Якщо так, то хто повинен дати додаткові пояснення на шляху руху цієї інформації по ієрархічній вертикалі? Ця проблема являє собою проблему структури управління організації.

4. Проблеми підпорядкування. Розпорядження, здійснюючи свій шлях від вищих рівнів управління до нижчих передаються з уточненнями та роз’ясненнями. При зворотному русі, деталізована та перевантажена подробицями інформація групується з тим, щоб керівник одержав її в узагальненому вигляді.

Організацією управління має бути передбачено наявність горизонтальних зв’язків між керівниками різних служб у випадках, якщо одним розпорядженням зачіпаються їхні інтереси. В такому випадку для прийняття узгоджених рішень та дій створюється комітет.

Таким чином організація взаємодії вивчає проблеми взаємовідносин між людьми і службами та не займає проблеми відносин – людина-машина. Зрозуміло, що таке розмежування має певну долю умовності, оскільки обладнання, що використовується безпосередньо впливає на організацію, її структуру, середовище в якому вона існує. Добра організація направляє рух документів. Все це визначає вибір необхідного обладнання, бухгалтерських документів тощо.

Організаційна діяльність – це вид управлінської діяльності, який відображає процес створення структури управління підприємством. Вона має два аспекти:

1. поділ організації на підрозділи відповідно до цілей і стратегії;

2. встановлення взаємин повноважень, які зв’язують вищі рівні управління з нижчими і забезпечують можливість розподілу та координації завдань.