10. Информационно-поисковые системы ручного типа. Автоматизированные ипс

В зависимости от степени механизации и автоматизации технологии работы ИПС подразделяются на следующие ти-пы: ИПС ручного поиска (или ИПС ручного обращения); механизированные ИПС; автоматизированные ИПС (АИПС); системы автоматического индексирования и поиска.

ИПС ручного обращения служили человечеству верой и правдой в течение сотен и тысяч лет. Не потеряли своего значения ИПС ручного поиска и в наши дни. При определенных условиях (о них будет сказа¬но в соответствующей главе) они и доныне в состоянии успешно конкурировать с современными автоматизированными поисковыми системами. Кроме того, они все еще распространены во многих крупных фондах, где сложность введения автоматизации определяется в первую очередь громадными объемами фондов. Таковы, например, ИПС тематического поиска в Государственной библиотеке СССР им. В. И. Ленина, обладающей фондами объемом в несколько десятков миллионов единиц хранения, а также во многих других библиотеках и информационных фондах.

Однако комплекс современных требований к полноте, точ¬ности и скорости (оперативности) поиска все настоятельней обязывает разрабатывать и внедрять на смену простым по организации системам ручного поиска более совершенные, хотя и более дорогостоящие поисковые системы, работаю¬щие по принципу однократного ввода информации в базу данных. Это обеспечивает возможность ускорят поиск информации и сокращать сроки информационного обслужива¬ния абонентов, позволяет синхронно обновлять и корректи¬ровать информационные массивы ИПС в процессе их ведения (актуализации). Последнее имеет решающее значение для фонда нормативно-технических документов, в которые вносятся изменения в течение всего времени их действия.

Автоматизированные ИПС опираются на такую техноло¬гию обработки документов, в которой автоматически с высо¬ким быстродействием выполняются не только операции срав¬нения поисковых образов документов и фактов с поисковыми предписаниями, всевозможных сортировок выдачи по прак¬тически неограниченному числу форматированных поисковых признаков, но обеспечиваются и иные весьма значительные выгоды и удобства. К их числу относится возможность авто¬матического построения целого ряда производных информа¬ционных поисковых и вспомогательных массивов.

Огромные удобства обеспечивают современные автомати-зированные ИПС работникам системы управления, которых они обслуживают, а также персоналу, занятому в технологи-ческом процессе ИПС, в связи с наличием у них выносных пультов с телевизионными экранами (видеотерминальные устройства). На последних высвечивается вводимая с пульта управления информация и выдача ИПС. Система телеком¬муникаций позволяет непосредственно связываться с поисковыми массивами ИПС даже весьма удаленным потребителям и поставщикам информации. Выносные устройства делают возможной организацию рассредоточенного (но однократного) ввода данных в ИПС. При этом обеспечивается высокая культура рабочего места и научная организация труда опе¬раторов ИПС и ее пользователей. Перфорационный ввод данных, сопровождающийся вибрацией и шумом, уступает место бесшумному электронному вводу [21].

У работников системы управления зачастую отпадает не¬обходимость ведения документации от руки или с помощью пишущей машинки, что повышает производительность их труда. Авторы данной книги не ставили перед собой задачу подробно раскрывать различные стороны и возможности со¬временных автоматизированных ИПС, базирующихся на мощных электронно-вычислительных машинах (этим вопро¬сам посвящена обширная литература), однако в дальнейшем по необходимости они будут рассмотрены в связи с главной темой книги—информационно-поисковыми языками вообще и ИПЯ по стандартизации в особенности.

11. Для документов, которые ставят на контроль, устанавливаются сроки их исполнения. В ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дается следующее определение: "Срок исполнения документа – это срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией". Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. Другими словами можно сказать, что для периодически создаваемых документов (для документов наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации) устанавливаются типовые сроки их исполнения. Типовые сроки установлены законодательно в указах Президента, правительственных нормативных актах, ведомственных подзаконных актах.

Индивидуальный срок исполнения документа – это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. То есть индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении входящего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне типовых сроков.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций – с даты их поступления.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке:

• типовые сроки – принятием нового акта;

• индивидуальные – руководителями, которые их установили.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только вышестоящая организация, организация – автор документа и органы госнадзора.

12. Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, текст которых передается устно по каналам телефонной связи. Обязательными реквизитами телефонограммы являются: наименование учреждения-автора; наименование вида документа, дата, номер, должность и фамилия лица, передавшего телефонограмму, должность и фамилия лица, принявшего телефонограмму, текст, подпись. Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем. Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.). В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана. Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки, если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал по следующей форме: Должность, фамилия сотрудника, предавшего телефонограмму, и номер его телефона Должность, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, и номер его телефона Дата, номер телефонограммы Время передачи Текст телефонограммы Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, с помощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации; входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

13. Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

1.Общие положения.

2.Должностные обязанности.

3 .Права.

4.Ответственность.

5 .Взаимоотношения.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем структурного подразделения, утверждается руководителем (заместителем руководителя, курирующим данное подразделение). Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

Штатное расписание - правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов. Обязательными реквизитами штатного расписания являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер, место оставления, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения. В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание. Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименование структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки и месячный фонд заработной платы по должностным окладам. Штатное расписание оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 в альбомной форме с нанесением всех реквизитов общего бланка. Штатное расписание подписывается руководителем службы персонала, утверждается руководителем организации с проставлением гербовой печати на грифе утверждения.

14.ТЕЛЕКС- международная сеть абонентского телеграфирования. Оборудована автоматическими телеграфными станциями; у каждого абонента установлены рулонный стартстопный телеграфный аппарат с автоответчиком и вызывной прибор. Объединяет (начало 1990-х гг.) национальные сети около 150 стран (в том числе России). Факсими́льная связь — телекоммуникационная технология передачи изображений электрическими сигналами. Исторически включалась в состав телеграфной связи и является разновидностью электросвязи.

Обязательными реквизитами телекса являются: адресат, подпись, номер, наименование и адреса отправителя. Требования к оформлению телекса аналогичны требованиям к оформлению и написанию телеграмм. Отличается телекс от телеграммы содержанием служебного заголовка, в котором указывается информация об адресате и отправителе, а также время передачи сообщения.

Значительную часть служебного заголовка телекса занимает автоответ, который представляет собой закодированное сообщение, содержащее:

-маршрутный номер станции, состоящий из определенного набора цифр и букв;

-индивидуальный номер абонента;

-сокращенное название организации (фирмы);

Не существует каких-либо специальных требований оформления документов, передаваемых по факсу; они должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа: печататься четким, контрастным шрифтом. Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.