16. Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

Соответственно масштабам движения документов может быть выделен в качестве самостоятельного объекта рассмотрения документооборот конкретного гражданина, семьи, должностного лица, структурного подразделения, организации в целом, синдиката, отрасли государственного управления, государства. Ведь, в конечном итоге, любой документ и каждая его копия где-то откладывается и после истечения срока хранения аннулируется и уничтожается. Различие состоит в длине пройденного пути, этапах обработки документов и сроках их последующего хранения.

Действующие нормативные акты и методические пособия, в том числе и «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (гсдоу) исходя из прагматических соображений, рассматривают в качестве объекта регулирования только документооборот организации в целом и соответственно потоки входящих, внутренних и исходящих документов.

Документооборот, или порядок движения документов в организации, можно разделить на следующие этапы:

1. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию.

2. Предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения.

3. Рациональное движение документов внутри организации.

4. Обработка исполненных и отправляемых документов.

Документооборот в соответствии с ГОСТ 16487-83 определялся как движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Само понятие «документооборот» включает в себя процесс некоего кольцеобразного движения, при котором документ начинает свое движение и завершает его в одном и том же пункте, каковым и является служба ДОУ, независимо от своей организационной структуры или статуса. В свою очередь, само движение документов — это прежде всего перемещение управленческой информации — необходимого руководителям и специалистам ресурса для реализации функций управления, принятия обоснованных решений и фактического их исполнения. В сущности, целенаправленное, рациональное движение документов характеризует уровень организации управления.

Перемещение документов в организации не может быть хаотичным. Выполнение творческих операций с документально-информационным потоком должно обеспечиваться комплексом технических и формально-логических операций по учету, регулированию распределения документов между должностными лицами, контролю за своевременным рассмотрением и исполнением документов, их рациональному хранению. Таким образом, документооборот — это регламентируемая технологическая схема движения документов по установленным маршрутам для реализации необходимых творческих, формально-логических и технических операций с документами. Число пунктов обработки, скорость перемещения и оперативность выполнения операций определяют уровень совершенства технологии и результативность обеспечения управленческого персонала документной информацией.

Практика управления выработала основные требования к реализации документооборота: Перемещение документов кратчайшим путем, через минимальное количество пунктов обработки, исключающее дублирование технологических операций. Избирательность доставки документной информации руководителям и специалистам в соответствии с их потребностями и функциональными обязанностями. Технологическая и практическая обусловленность перемещения документов. Простота и однообразие маршрутов и состава технологических операций для массовых видов документов, интегральный принцип обработки документов (однократность обработки и многократность использования). Указанные требования сохраняют свою правомочность и при автоматизированной (компьютерной) обработке документной информации. В этом случае важнейшим требованием к документообороту является совместимость и адаптивность к применению новых информационных технологий.

18. Информационный поиск – это отрасль знания, которая занимается представлением, хранением и доступом к информационным ресурсам. Информационный ресурс – это любой материальный объект, который фиксирует или подтверждает какие-либо знания и может быть включен в определенное собрание. По форме различают текстовые (книги, журналы, рукописи), графические или изобразительные (чертежи, схемы, графики, планы, карты, диаграммы), аудио- визуальные (звукозаписи, видеозаписи, фильмы) информационные ресурсы.

Наряду с информационным ресурсом, в информационном поиске также используется понятие «документ». Под документом чаще всего понимается содержательно законченный текстовый информационный ресурс, который можно каким-либо образом уникально идентифицировать. ИПС оперируют электронными документами, т.е. представлениями документов на машиночитаемых носителях в ЭВМ Говоря об ИПС, следует разделять понятия «поиск информации» и «поиск данных». Поиск информации – это более широкое понятие, допускающее более мягкие критерии соответствия искомой информации потребности пользователя. В отличие от систем поиска данных, которые имеют дело со строго формализованными данными и запросами2, ИПС работают с информационными объектами разной (чаще всего небольшой) степени формализованности, в основном с текстами на естественном языке. Точность работы ИПС определяется релевантностью найденных документов, четкого однозначного критерия.

19 Требования к тексту организационно-распорядительных документов: для составления полноценного документа необходимо прежде всего хорошо знать освещаемый в документе вопрос . приступая к составлению текста документа руков-ся след правилами: 1) уточняетс целесообразность, цель документа и вопросы подлежащие разрешению этого документа. Этот этап позволяет правильно выбрать вид документа для опр-го управл-го решения, его форму, стиль и характер изложения. 2) изучение законов, решений прав-ва ведомственных нормативных актов кот регулирует порядок решения вопросов разного типа. Итогом этого этапа явл-ся соответствие содержания документа компетенции данного учереждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную постановку решаемого вопроса. 3) сбор информации по существу поставленного в документе конкретного вопроса. Для этого привлекаются справки, отчеты, докладные записки и др документы как на бумажных так и на электронных носителях. 4) составление проекта документа, редактирование и согласование этого документа, затем окончательное оформление и подписание. Требования к тестам документа: 1) аргументированность и логичность приводимых фактов и довыдов формулировки текста служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении. 2) достоверность и объективность, точность текста(исключения возможности двоякого толкования) 3)текст должен отличаться максимальной краткостью. 4) текст должен обладать полнотой информации т.е. изложения в тексте всей информации необходимой для решения вопроса.

Для лучшего восприятия текст документа делится на абзацы, т.е. простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз и характеризующиеся единством и отличительной законченностью содержания.

20. Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, текст которых передает по телеграфной сети общего пользования. Обязательными реквизитами телеграммы являются: наименование вида документа, дата, номер, адресат, текст, подпись. Текст телеграммы, излагается кратко, без союзов и предлогов, с сокращенными обозначениями знаков препинания. Цифровые данные в тексте пишутся словами, регистрационный номер телеграммы ставится после текста телеграммы. Текст телеграммы печатается с абзаца на форматном листе бумаги через два интервала прописными буквами без перекоса слов, абзацев и не должен превышать двух страниц. Между словами делается два пробела. Подпись оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи указывается фамилия автора телеграммы. В нижней части телеграммы по чертой указывается адрес отправителя и наименование структурного подразделения, должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес печатается без сокращений, со знаками препинания.

21. Справочно-информационные и справочно-аналитические документы инициируют принятие управленческих решений, служат информационной основой для издания организационных и распорядительных документов. К справочно-аналитическим документам относятся: акт, справка, свояка, заключение, список, перечень. Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий, а также документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

22. . Техническое документирование.

Технические документы -обобщающее название документов (графических и текстовых), в которых зафиксирована техническая мысль.

Техническая документация возникает в процессе проектирования зданий и инженерных сооружений, конструирования машин, проведения научно-техниче-ских и экспериментальных исследований, организации промышленного производства, во время осуществле-ния геодезических работ, геологических изысканий. С техническими документами все больше стали иметь дело работники делопроизводства, органов на-учно-технической информации, ведомственных архивов.

Наиболее широко известна конструкторская, проектная, технологическая, научно-исследовательская документация. Основным видом технических документов является чертеж -- изображение предмета на плоскости, выполненное особыми графическими приемами. Чертеж, на котором имеются некоторые текстовые указания, дает возможность представить внешний вид предмета в пространстве, понять его устройство, а также установить, из каких материалов и каким способом предмет следует изготовлять.

Техническая документация служит для решения научно-технических проблем, возведения новых зданий и сооружений, изготовления предметов промышленного производства и т. п. Технические документы сохраняют свое практическое значение и после окончания строительства или снятия изделия с серийного производства и выполнения других работ. Так, технические документы по строительству необходимы для эксплуатации построенных по этим проектам объектов, раз-личного рода перестроек и т. д. Старые технические документы используются при утверждении новых проектов в качестве сравнения и для различного рода справок. Для эксплуатации машин и агрегатов также оказывается необходимым наличие технической документации.

Технические документы широко используются в качестве источников для исследований в области истории науки и техники, установления научного приоритета. Историко-научные и историко-технические выводы являются базой для прогнозирования развития науки и техники, что имеет исключительно большое практическое значение.

Научно-техническая информация- неотъемлемая часть любого научного исследования, проектной или конструкторско-технологической работы. В современ-ных условиях специалист физически не в состоянии самостоятельно следить за всем новым, что появляется в мире по интересующей его отрасли знания. Поэтому организация службы научно-технической информации, учет и регистрация всей создающейся технической документации имеет огромное значение для развития экономики страны.

Большое значение имеет использование технической документации ведомственных архивов для стандартизации. При разработке новых стандартов собирается максимальное количество чертежей, технических описании, расчетов, технологических карт на изготовление стандартизируемого изделия. Затем проводится их подробный анализ, устанавливается сходство, различие и т.д., и в конце концов создается проект стандарта.

Технические документы необходимы при написании диссертаций, монографических исследований, дипломных работ, а также используются профессорско-преподавательским составом высших и средних специальных учебных заведений для постановки новых и совершенствования старых учебных курсов.

23. Формирование дел - это отнесение документов к определенному делу в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри него. Формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов (в канцелярии или у секретаря) и должно отвечать следующим требованиям:

1. В дело ПОМЕЩАЮТ только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями стандартов.

2. В дело НЕ ПОМЕЩАЮТ документы:

- не соответствующие заголовку дела;

- неправильно оформленные (возвращают на доработку);

- подлежащие возврату;

- черновики;

- размноженные копии (например на ксероксе).

В дела группируют документы одного документационного года. Документы внутри дела располагают в определенном порядке. Основные принципы расположения документов такие:

- вопросный (по вопросам, затрагиваемым в документах),

- хронологический (по датам документов),

- алфавитный (по фамилиям авторов или по по алфавиту названий учреждений- корреспондентов),

- нумерационный ( группируют однородные документы, имеющие проядковую нумерацию, например: накладные, квитанции и т.д.)

Чаще всего использую вопросно-логический принцип, когда документы располагают в делах в логической последовательности решения того или другого вопроса. Такая система расположения документов в деле совпадает с хронологической. Документы постоянного и временного сроков хранения формируются в разные дела.

Дело не должно содержать более 250 листов, поэтому, если документов больше, то их формируют в несколько томов, при этом на обложке дела указывают номер тома.

На обложке дела оформляют:

Полное название предприятия

Индекс дела по номенклатуре дел и порядковый номер тома, если дело состоит из нескольких томов

Наименование дела в соответствии с номенклатурой дел

Документационный год

Количество листов

Срок хранения.

Формирование дел – это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Дело – совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку. Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям:

- оперативность обработки и поиска документов;

- надежность документационного обслуживания;

- сохранность документов. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСД. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для доработки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии в дело не помещают. Дела формируются централизованно (в канцелярии) и децентрализовано (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому подразделению присваивается индекс. Например, приемная отдела воспитательной работы и социальной защиты Комитета по начальному профессиональному образованию – индекс 03, отдел стратегии и развития профобразования Комитета – 02 , бухгалтерия – 04 и т.д. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив. Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квартальные, месячные планы и отчеты и т.д.) В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле – регистраторе или скоросшивателе. После завершения рассмотрения этих документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «Примечание». В дела группируют документы одного делопроизводственного года. Исключения составляют переходящие и судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в учреждении; учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год).