24. Служебное (деловое) письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой но почте.

Письмо составляется на специальном бланке формата А4 или А5 с зависимости от размера текста письма. Обязательными реквизитами письма являются; наименование организации, справочные данные об организации, дата, номер, ссылка на регистрационный номер и дату инициативного письма., заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложений. В письмах, оформленных на бланке формата А5, заголовок к тексту не составляется. Сложные письма могут состоять из трех настой: вступления, основной части, заключения. Текст письма может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа от третьего лица. Письма визируются руководителем подразделения, подготовившего письмо (на втором экземпляре), подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставлен но и им компетенции, а также руководителями структурных подразделений, если им предоставлено право подписи. Датой письма является дата его подписания.

25 Требования к оформлению обложки дела. Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. При этом одновременного оформляется обложка заведенного дела. На обложку заведенного дела выносятся следующие сведения:

• название организации;

• название структурного подразделения организации, в котором оно формировалось;

• индекс дела по номенклатуре дел;

• заголовок дела;

• срок хранения дела или надпись "Хранить постоянно" (переносятся из номенклатуры дел).

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации. При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки. Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.). В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность, подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. После завершения дела на его обложке указываются следующие данные:

• количество листов в деле;

• дата или крайние даты первого и последнего по датам документов в деле;

• архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утверждения описей – чернилами.

Обложка дела оформляется после подшивки и нумерации листов. Требования к оформлению обложки закреплены ГОСТ 17914 – 72. Для изготовления обложек применяется только картон. Корешок обложки должен быть гибким, шириной 40 мм. После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела. При заведении дела на его обложку уже выносят ряд сведений по номенклатуре дел: При подготовке дела к хранению или передаче в ведомственный архив эти данные уточняются и дополняются. Дополнительно проставляются: На обложке дел, подлежащих постоянному хранению, предусмотрено место для наименования государственного архива, в который они будут переданы, кодов государственного архива и организации. На обложке дела обязательно указывается дата дела, т.е. год заведения и окончания деля в делопроизводстве. Дата дела не указывается на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, т.к. их дата отражается в заголовках дел. При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначается арабскими цифрами, название месяца пишется словами. На обложке дела обязательно указывается количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела и срока хранения дела (переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел организации).

26. Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях,, конференциях, деловых встречах. Существует две формы протокола: полная и краткая. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседаний., краткий - фамилии выступивших и теми выступлений. Обязательными реквизитами протокола являются; наименование организации (структурного подразделения), наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, подпись, В заголовке к тексту протокола указывается название заседания коллегиального органа. Текст протоколе состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются фамилии председателя и секретаря, участников и приглашенных, повестка дня. Основная часть протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ…ВЫСТУПИЛИ...ПОСТАНОВИЛИ... Протокол подписывается председателем и секретарем. Датой протокола является дата, протоколируемого события.

27.Назначение и состав кадровой документации.

Кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и другое).

О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя. Например, должностная инструкция является документом, подтверждающим правомочия того или иного должностного лица на совершение юридически значимых действий, входящих в его должностные обязанности. Кроме того, с помощью некоторых кадровых документов, используемых в качестве важных письменных доказательств, работодатель может доказать свою правоту в суде.

В процессе возникновения и установления трудовых отношений в кадровой службе образуется множество документов под обобщающим названием «кадровая документация». Весь комплекс этих документов можно систематизировать по различным признакам.

По основным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:

1. Документация по приему на работу:

2. Документация по переводу на другую работу:

3. Документация по увольнению с работы:

4. Документация по оформлению отпусков:

5. Документация по оформлению поощрений:

6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:

Исходя из основных управленческих задач, комплекс кадровых документов можно также представить в виде системы, включающей в себя следующие, связанные единством происхождения и различающиеся по функциональному назначению группы (подсистемы) документов:

1. Организационно-правовая документация:

2. Персональная документация:

3. Договорная документация:

4. Распорядительная документация:

5. Учетная кадровая документация:

6. Информационно-справочная документация.

28. Представление - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении и поощрении работника учреждения.

Представление оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами представления являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Представление подписывается руководителем подразделения организации и адресуется руководителю организации.

29. Систематизация документов внутри дела.

Формирование дела определяется как - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

При формировании дела необходимо придерживаться след правил:

1. Дело подшивается в документы, работы по которым завершена

2. Подшивается в дело подлинник или заверенные копии

3. Документы разных сроков хранения формируются в разные дела

4. Док-ты, касающееся одного вопроса помещаются в одно дело

5. В дело подшивается 1 экземпляр документа

6. В дело формируется документы 1 года

7. Внутри дела док-ты чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности

8.Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу

9. Док – ты ограниченные доступа имеют гриф, такие документы формируются отдельной группой документов в организации

10. Формирование дел начинается с начала года

На обложке каждого заводимого дела указывается

- название учреждения,

-название структурного подразделения.

-индекс дела по номенклатуре.

-заголовок дела

-срок хранения

Внутри дела документы систематизируются в вопросно-логическом, хронологическом, алфавитном и нумерационном порядке, но возможны сочетания и комбинации

30. Докладная записка - документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя,

Докладная записка может быть внешней и внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руководителю данной организации или ее структурного подразделения.

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке организации, внутренняя - на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации, внутренняя руководителем структурного подразделения.

31. Регистрация документа - это фиксация факта его создания или получения путем присвоения документу уникального регистрационного номера (индекса документа) и записи сведений о нем в регистрационный журнал.К нерегистрируемым службой делопроизводства относятся следующие виды документов:

1. Рекламные материалы

2. Сообщения о совещаниях, конференциях и их программы

3. Прейскуранты

4. Печатные издания (книги, журналы, газеты)

5. Телеграммы

6. Научные отчты по темам

7. Поздравительные письма и пригласительные бтлеты

8. Бухгалтерские документы

9.Письма, присланные в копии для сведения

При регистрации документов на предприятии должны выполняться следующие правила:

1) каждый документ регистрируется только один раз

2) все документы регистрируются только в одном месте

3) все документы регистрируются по единой форме, принятой на предприятии

Регистрационный номер документа, как правило, состоит из следующих элементов:

1). шифра организации в министерстве или ведомстве

2). номера дела, в который помещается документ или его копийный экземпляр

3). порядкового номера документа в регистрационном журнале

Регистрация входящих документов производится путем простановки в правом нижнем углу лицевой стороны первой страницы документа регистрационного штампа с помощью ручного штемпеля и занесением в штамп даты и индекса документа.

Для исходящих документов дата и индекс документа проставляются в левой части листа под постоянными реквизитами бланка на специально отведенном на бланке месте.

32. Инструкция по делопроизводству: понятие и назначение. –это основной нормативно методический документ операций и устанавливающий единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации. Разрабатывается инструкция на основе общегосуд-ых нормативных документов: гос-х стандартов на унифицированной системе документации, типовой инструкции по делопроизводству в органах федеральной исполнительной власти, основных правил работы ведомственных архивов. Инструкция должна отражать все особенности постановки делопроизводства конкретной организации а именно структуру службы делопроизводства, состав должностей служащих, осуществляющих делопроизводство, состав док-в созданных в учреждении, степень компьютеризации делопроиз-ва, наличие архива. Разделы инструкции: 1) общие положения- в нем устан-ся обяз-ть выполнения требований инструкции для всех сотрудников орган-ции, перечисляются нормативные документы на основе кот она составлена и указывается на кого возложено руководство делопроиз-ва в целом в организации и в каждом из структурных подразделений. 2) подготовка и оформление документов. За словонаписание этого раздела берется ГОСТ-Р6.30-2003. Порядок оформления реквизитов изложенных в ГОСте изъясняется и сопровождается разъяснителшьными примерами документов организации. 3)особенности и оформлении отдельных видов документов. В этом разделе рассматривается наиболее часто составляемые виды документов. Здесь подробно расписывается порядок согласование каждого вида документа. Здесь указывается структура текста, протокола, акта, порядок оформления телеграмм, разновидностей писем. 4) порядок печатания и размножения документов. 5) далее следуют разделы описывающие порядок работы с документами: -прием и первичная обработка документов. –регистрация. – направление документов к исполнителям. – контроль исполнения документов. – информационно-справочная работа. – составление номенклатуры дел. –формирование дел. – текущее хранение документов. – подготовка дел для передачи в архив. – передача дел в архив организации.

Инструкция по делопроизводству утверждается руководителем организации. Вводится в действие инструкция приказом руководителя организации. Инструкция должна быть в каждом структурном подразделении и каждый работник организации должны быть ознакомлен с ней под расписку.

33. Оперативное хранение документов

В делопроизводстве очень большое значение имеет хранение и применение документов в деятельности компании. По сути, это означает, что, с одной стороны, документы должны быть постоянно доступны (то есть не законсервированы в удалённом архиве), а с другой - всегда быть на месте и быть защищены от порчи или утери.

Хранение документов во время их активного использования называется текущим или оперативным. Оперативное хранение документов обычно относится к документам в процессе исполнения и уже исполненным документам, но ещё не прошедшим архивную экспертизу.

Оперативное хранение документов на практике чаще всего осуществляется непосредственно в тех отделах компании, где с ними ведётся работа. Если документов много то их можно передать на оперативное хранение в специализированное архивохранилище. Обычно папки размечаются соответствующими надписями, указывающими на степень необходимости рассмотрения документа и его статус. Примерами могут быть специальные папки с метками "на подпись", "срочно", "на исполнение" и другие, позволяющие быстро ориентироваться в текущих бумагах. Также в крупных компаниях, имеющих достаточно большие объёмы документооборота нередко для оперативного хранения документов применяются специальные папки со сменными обложками, где указываются реквизиты документа: как правило это фамилия и имя исполнителя, а также его внутренний телефон. Документы, находящиеся на оперативном хранении в отделах, используются в течение рабочего дня, а вечером, в соответствии с требованиями безопасности и нормами документооборота, должны убираться в сейф.

Такая структура имеет смысл в малых и средних компаниях, но с линейным увеличением размера подразделений, наступает момент, когда децентрализация оперативного хранения документов становится проблемой при доступе к ним или же при поиске необходимой бумаги для сдачи в архив. В таких случаях организуется архивная служба, которая занимается не только вопросами хранения документов, уже прошедших экспертизу ценности, но и, фактически, является точкой диспетчеризации оперативных документов компании. Благодаря высокой ответственности архивиста и чёткому представлению, где какая бумага находится, именно таким способом достигается порядок и безопасность ведения дел.

Когда документы переходят в статус исполненных, их оперативное хранение заканчивается: они проходят экспертизу архивной ценности и подлежат хранению в течение какого-либо срока, сдаче в архив или же уничтожению.

34. Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого- либо действия, факта, происшествия,, составляемый работником организация и представляемый вышестоящему должностному лику. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, дата, номер, заголовок к тексту, адресат, подпись, Объяснительная записка подписывается составителем.

35. Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Экспертиза ценности документов в организации проводится: -в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив; -в архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Назначением ЭЦ является отбор документов для постоянного и временного хранения и для уничтожения.

36. служба ДОУ

ДОУ – деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций организации и осуществляется специальной службой, действующей согласно Инструкции по делопроизводству и на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации. Инструкция разрабатывается на основе ряда документов.

Назначение службы ДОУ заключается в организации, ведении и совершен¬ствовании системы документационного обеспечения управления предприятия на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами. При этом основными задачами службы ДОУ яв¬ляются:

• внедрение на предприятии единого порядка работы с документами в соот¬ветствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;

• осуществление методического руководства организацией работы с докумен¬тами в структурных подразделениях предприятия;

• обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного по¬рядка работы с документами;

• совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с документами.

На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ:

1. Управление делами.

2. Канцелярия.

3. Общий отдел.

4. Секретарь.

37. Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб). Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. При наличии типового положения индивидуальные положения разрабатываются на его основе. Положение об организации - правовой акт, на основании которого действуют бюджетные организации: высшие органы государственной власти и управления, федеральные органы исполнительной власти и некоторые другие. Обязательными реквизитами положения об организации являются: наименование вышестоящего органа, наименование организации, наименование вида документа, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения, печать.

Текст положения об организации включает разделы:

1.Общие положения.

2.Основные задачи.

3.Функции.

4.Права и обязанности.

5. Руководство.

6.Взаимоотношения и связи.

7.Контроль, проверка и ревизия деятельности.

8.Реорганизация и ликвидация.

Положение об организации оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем, утверждается вышестоящей организацией. Датой положения об организации является дата его утверждения.

Положения о структурных подразделениях (службах) подразделяются на:

положения о структурных подразделениях;

положения о коллегиальных и совещательных органах совет директо

ров, правление, ученый совет и т.д.);

положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

Обязательными реквизитами положения о структурном подразделении являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения.

Практикой выработана достаточно устойчивая структура текста положений о структурных подразделениях:

1.Общие положения.

2.Основные задачи.

3. Функции.

4.Права и обязанности.

5 .Ответственность.

6.Взаимоотношения.

Положение о структурном подразделении оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем подразделения, утверждается руководителем организации. Датой положения о структурном подразделении является дата его утверждения.

38. Нормативно-методическая база ДОУ — это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения. Эта база также включает регламентацию деятельности службы ДОУ и других служб аппарата управления (штаты, функции, структуру, техническое обеспечение и другие аспеНормативно-методическая база ДОУ включает: законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации; постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне; государственную систему документационного обеспечения управления (Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ — Приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33); правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ; правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций; государственные стандарты на документацию; унифицированные системы документации; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ; нормативные документы по организации архивного хранения документов.кты).

39. Все организации создают и получают огромное количество служебных документов. Документы становятся накопителями и хранителями информации, памятью организации. Систематизация документов, быстрый поиск и использование этой информации воз-можны лишь при четкой классификации документов. Специальным классификационным справочником, определяющим правильное рас-пределение исполненных документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименова-ний дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. Даже при большом опыте работы невозможно квалифицированно и четко организо-вать работу с документами, не имея номенклатуры дел. Номенклатура дел – это многоцелевой документ: организатор документов, класси-фикатор документов и справочник по документам.

Назначение номенклатуры дел: - распределение исполненных документов в дела; - систематизация дел; - закрепление индексов дел; - установление сроков хранения дел. Кроме того, номенклатура дел: - служит основой для составлении описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; - используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел вре-менного (до 10 лет включительно) хранения; - является основой для составления актов на уничтожение дел; - может быть использована как схема для построения справочной картотеки на испол-ненные документы.

Номенклатуры дел бывают трех видов: типовая, примерная и индивидуальная но-менклатуры дел конкретной организации. Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным до-кументом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индек-сов, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел исполь-зуются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

40. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В деятельности организаций различаются приказы по организационным вопросам, основной деятельности и личному составу. Обязательными реквизитами приказа являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий или делается ссылка на документ, во исполнение которого издается приказ. Приказ оформляется но общем бланке организации или на специальном бланке приказа. Приказы подписываются руководителем организации или его заместителем, официально исполняющим обязанности руководителя во время его отсутствия.Датой приказа является дата его подписания.

41. Инструкция – нормативный акт, регулирующий организационное, производственное, финансовое и иные вопросы деятельности предприятий. Инструкция составляется на основе законодательства РФ и могут издаваться органами управления (государственными, отраслевыми, муниципальными) и руководством организации.

Различают инструкции 2 видов:

1.Типовые инструкции, разрабатываемые гос. Или отраслевыми органами управления для однотипных предприятий, структурных подразделений. Примером является нормативный документ типовых инструкций по делопроизводству.

2. Индивидуальные инструкции, разрабатываемые для конкретного предприятия или структурного подразделения.

Инструкция по делопроизводству – основной нормативно-методический документ, определяющий и устанавливающий единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации. Разрабатывается инструкция на основе общегосуд. нормативных документов: гос. Стандартов на унифицированные системы документов, типовой инструкции по делопроизводству в органах исполнительной федеральной власти. Инструкция должна отражать все особенности постановки делопроизводства конкретной организации, а именно стр-ру службы делопроизводства, состав должностей служащих, осуществляющих делопроизводство, состав документов, создаваемых в учреждении, степень компьютеризированности делопроизводства, наличия архивов. Начинается с раздела общие положения:

1.Общие положения. В нем устанавливаются обязанность выполнения требований инструкции для всех сотрудников организации, перечисляются нормативные документы на основе которых она составлена и указывается на кого возложено руководство делопроизводства в целом в организации и в каждом из структурных подразделений.

2.Подготовка и оформление документов. За основу написания этого раздела берется ГОСТ-Р-6.30-2003г. Порядок оформления реквизитов, указывается в ГОСТе разъясняется и сопровождается примерами из документов организации.

3. Особенности подготовки и оформления отд. видов документов. Рассматриваются наиболее часто составляемые виды документов. Здесь подробно расписывается порядок согласования каждого вида документа. Указывается структура текста протокола, акта, порядок оформления телеграммы, писем, часто выделяется раздел печатания и размножения документов.

4. Далее следуют разделы, описывающие порядок работы с документами:

Прием и первичная обработка документов.

Регистрация.

Направления документов к исполнителям

Контроль исполнения документов

Информационно-справочная работа

Составление номенклатуры дел

Формирование дел

Текущее хранение документов

Экспертиза ценностей документов

Подготовка дел для передачи в архив и передачу дел организации.

Инструкция по делопроизводству утверждается руководителем организации. Вводится в действие инструкция приказом руководителя организации, инструкция должна быть в каждом структурном подразделении и каждый работник организации должен быть ознакомлен с ней под расписку.

42. Документационное обеспечение управления (ДОУ) и его место в управлении.

ДОУ любой организации рассматривается как важнейшая функция управления. От рациональной организации делопроизводства зависит быстрота и оптимальность управленческого решения, а в конечном итоге – достижение экономического эффекта в деятельности организации, т.к делопроизводство имеет специфические задачи оно должно выполняться самостоятельно организационно-обособленным подразделением организации. В зависимости от статуса организации количество структурных подразделений и должностных лиц служба ДОУ имеет различное наименование организационных форм.

В органах Фед. Исполнительной власти служба, занимающаяся делопроизводством носит название управление делами, в научно-исследовательских организациях и предприятиях, вузах служба ДОУ называется канцелярией. В муниципальных органах управления эти службы называются общим отделом и в небольших фирмах, органах в которых 1 работник называется секретарь. Служба делопроизводства как самостоятельное структурное подразделение возглавляется руководителем, кот. в свою очередь подчиняется непосредственно руководителю организации.

К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие, а именно:

• совершенствование форм и методов работы с документами;

• обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

• сокращение документооборота;

• унификация форм документов;

• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях;

• внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

К контрольным функциям относят:

• контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);

• контроль за сроками исполнения документов;

• осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

• организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

• обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

• обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

43. Порядок работы Экспертной комиссии

3.1. Экспертная комиссия собирается для рассмотрения представленных документов не реже 1 раза в 2 месяца.

3.2. Срок предоставления документов на лицензирование образовательной деятельности (в т.ч. повторное) осуществляется с 01 сентября по 20 мая каждого учебного года. Регистрация документов производится в срок с 01 по 10 число текущего месяца, кроме июня, июля, августа.

Представленные документы регистрируются специалистами отдела лицензирования и государственной аккредитации Управления и хранятся в течение срока действия лицензии на право ведения образовательной деятельности.

Для проведения лицензионной экспертизы создаются экспертные группы в срок не позднее чем через 20 дней с даты регистрации в Управлении и принятия к рассмотрению заявления соискателя лицензии и прилагаемых к нему документов. В экспертную группу входят должностное лицо (лица) Управления, представители органов исполнительной власти, органа местного самоуправления, на территории которого расположен соискатель лицензии, представители образовательных учреждений, научных организаций, эксперты из числа лиц, прошедших соответствующую подготовку в порядке, установленном Министерством образования и науки Российской Федерации. Членами экспертных групп не могут быть лица, состоящие в трудовых или гражданско-правовых отношениях с соискателем лицензии, а также имеющие с его руководителями или иными работниками близкое родство или свойство (родители, супруги, дети, братья, сестры, а также братья, сестры, родители и дети супругов).

Основной целью деятельности экспертной группы является подготовка заключения о соответствии или несоответствии условий осуществления образовательного процесса, представляемых соискателем лицензии, государственным и местным требованиям в части строительных норм и правил, санитарных и гигиенических норм, охраны здоровья обучающихся, воспитанников и работников соискателя лицензии, оборудования учебных помещений, оснащенности учебного процесса, образовательного ценза педагогических работников и укомплектованности штатов. Экспертные группы проводят свою работу в месячный срок с даты создания экспертной группы. Экспертиза проводится с выездом экспертной группы в образовательное учреждение или организацию. Подготовка заключения без выезда экспертной группы допускается в следующих случаях:

а) при проведении лицензирования образовательной деятельности аккредитованного образовательного учреждения или научной организации либо аккредитованных в их составе филиалов - при условии, что они имеют не истекшую на момент подачи заявления лицензию, предлагаемые ими условия образовательного процесса со времени получения лицензии не изменились, а в их деятельности в период действия лицензии не было выявлено нарушений лицензионных требований и условий;

б) при проведении лицензирования образовательной деятельности по новым образовательным программам аккредитованного образовательного учреждения или научной организации либо аккредитованных в их составе филиалов, имеющих лицензию на право ведения образовательной деятельности по другим образовательным программам, срок действия которой истекает не ранее чем через 1 год.

Материалы, подготовленные по результатам экспертизы, и экспертное заключение представляются в Экспертную комиссию.

3.3. Работу Экспертной комиссии возглавляет председатель, в его отсутствие или по его поручению – заместитель председателя, а в отсутствие председателя и заместителя председателя – должностное лицо, назначенное председателем. Делопроизводство ведет секретарь. Начальник отдела лицензирования и государственной аккредитации Управления обеспечивает организационную и техническую подготовку заседаний Экспертной комиссии, осуществляет контроль за своевременным и качественным представлением материалов для рассмотрения на заседании Экспертной комиссии, обеспечивает оформление приказов Управления по лицензированию образовательной деятельности. Экспертная комиссия вправе после обсуждения на заседании утвердить или не

3.4. Решение Экспертной комиссии оформляется протоколом заседания Экспертной комиссии, подписываемым председателем и секретарем Экспертной комиссии.

Основанием для отказа в выдаче лицензии является отрицательное решение утвердить экспертные заключения. Решение Экспертной комиссии принимается открытым голосованием простым большинством голосов и считается правомочным, если в заседании принимает участие не менее 2/3 состава комиссии. Экспертной комиссии, подтвердившей установленное несоответствие условий образовательного процесса, предлагаемых соискателем лицензии, лицензионным требованиям и условиям либо наличие недостоверных и искаженных данных в документах, представленных для получения лицензии. Решение о выдаче или отказе в выдаче лицензии и приложений к ней, о приостановлении, возобновлении действия лицензии полностью или в части ведения лицензиатом образовательной деятельности по отдельным образовательным программам, указанным в приложениях к лицензии, в том числе реализуемых в его филиалах, об аннулировании лицензии оформляется приказом Управления. Лицензия выдается на основании приказа Управления на срок, не превышающий 6 лет. Лицензия может быть выдана на меньший срок по заявлению соискателя лицензии (лицензиата), согласованному с учредителем, а также в случаях, предусмотренных Положением о лицензировании образовательной деятельности. Лицензия выдается при предъявлении копии платежных документов, подтверждающих оплату затрат на проведение экспертизы, а также уплату предусмотренной законодательством Российской Федерации о налогах и сборах государственной пошлины за предоставление лицензии.

Отдел лицензирования и государственной аккредитации Управления ведет реестр лицензий.