58. Утверждение документов

Гриф " Утверждено" (" Утверждаю" ) это своеобразное подтверждение важности и актуальности составленного и подписанного документа, а также своеобразная санкция на действие этого документа в отношении определенного круга работников, должностных лиц, подразделений предприятия.

Ряд документов обретает юридическую силу только после того, как их утвердят руководители или должностные лица предприятия, в компетенцию которых входит решение тех или иных вопросов.

Обязательному утверждению подлежат:

уставы;

положения о представительствах, филиалах и структурных подразделениях предприятия;

структура, штатная численность и штатное расписание;

акты проверок, ревизий, приемки-сдачи материальных ценностей;

должностные инструкции;

правила внутреннего трудового распорядка;

сметы;

расценки на проведение работ и оказание услуг и др.

Исходя из специфики своей деятельности, предприятие должно разработать перечень документов, подлежащих утверждению, и круг должностных лиц, имеющих право утверждать эти документы.

Утверждаются документы одним из следующих способов:

ставится гриф " Утверждено" (" Утверждаю" );

издается соответствующий распорядительный документ.

Оба этих способа имеют равную юридическую силу.

Перечень организационно-распорядительных документов , подлежащих утверждению. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов имени, отчества (или инициала имени), фамилии и даты утверждения.

При утверждении документа двумя лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне соответственно в левом и правом верхних углах док.

При утверждении документа несколькими лицами неравных должностей их подписи располагаются в правом верхнем углу документа одна под другой в соответствии с убыванием служебной иерархии должностей.

При утверждении документа тремя и более лицами равных должностей их подписи располагаются в правом верхнем углу документа одна под другой в алфавитном порядке официальных наименований организаций или структурных подразделений.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в именительном или творительном падеже, его даты и номера.