44. Бланк документа- это набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа.

Для изготовления документов ГОСТ Р 6.30-2003 определяет два формата бланков - А4 (210 297) и А5 (148 210). Бланки печатаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Каждая страница документа, оформленная как на бланке, так и на чистом листе бумаги, должна иметь поля не менее: левое, верхнее, нижнее – 20 мм, правое – 10мм.

Сегодня все организационно-распорядительные документы, отправляемые из организации, оформляются на бланках, как в государственных, так и в коммерческих организациях. Бланк может быть заранее отпечатан в типографии, изготовлено с помощью средств оперативной полиграфии, а при использовании ПЭВМ бланк может быть введен память машины и автоматически выведен при распечатке конкретного документа.

Одна бланки с изображением герба РФ или субъектов РФ могут быть изготовлены только полиграфическим способом.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк – на нем могут быть оформлены любые виды документов, кроме писем;

- бланк письма – используется только для оформления служебных писем;

- бланк конкретного вида документа – предназначен только для оформления документа, название которого указано на бланке.

Можно проектировать бланки с продольным или угловым расположением реквизитов.

В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизитов они размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа остаётся свободным для размещения грифа утверждения, адресования для написания резолюции.

45. Датирование и адресование документов.

Реквизит-адресат является одним из наиболее древних документов он присутствует на документах 16-17 веков. От точного написания адресата зависит прямоточность движения документов, скорость его доставки непосредственному исполнителю и соответственно быстрота решения, поставленных в документе проблем. Адресатом может быть организация, структурное подразделение, должностное или другое лицо. Максимально реквизит-адресат может состоять из следующих составных частей:

1. Наименование учреждения, организации в именит падеже.

2. Наименование структурного подразделения в Именит. падеже.

3. Указание должностей получателей в Дательном.п.

4. Инициалы и фамилии в Д.п. инициалы перед фамилией И.И.Иванов.

5. Почтовый адрес.

Каждая из указанных частей адресата печатается с новой строки, расстояние между строк 1,5 интервала, знаки препинания не ставятся. На одоном документе рекомендуется помещать не более 4-х адресатов, если их больше составляют список на рассылку и на каждом документе указывается 1 конкретный адрес. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не проставляется.

46. Подготовка дел к передаче в ведомственный архив.

Законодательством РФ установлено создание ведомственных архивов для временного хранения документов организаций. Понятие “ведомственный архив” довольно широко. Сюда относятся и центральные архивы министерств, и архив подведомственной организации, и специально выделенное помещение или шкаф для хранения документов. ГОСТ Р 51114-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” дает следующее определение: ведомственный архив - это часть государственного Архивного фонда РФ, однако не входящая в систему государственной архивной службы. Ведомственные архивы исполняют роль связующего звена между организацией и государственным архивом. На хранение в ведомственный архив поступают: - законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений или подчиненных ему учреждений;

- фонды ликвидированных организаций и предприятий, входивших в систему учреждения, а также их предшественников (постоянного срока хранения и по личному составу);

- документы, необходимые в практической деятельности (со сроком хранения свыше 10 лет);

- личные фонды деятелей науки, техники, литературы, искусства и наиболее выдающихся новаторов производства, работавших (работающих) в данном учреждении или подчиненных ему учреждениях;

- служебные и ведомственные издания;

- страховой фонд особо ценных документов в виде микрофильмов или других копий;

- научно – справочный аппарат к документам архива.

Передача дел из структурного подразделения в ведомственный архив организации осуществляется в соответствии с графиком, составленный архивом. График приема-передачи дел согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем предприятия. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурного подразделения, сдающего документы. Прием-передача в архив производится работниками службы делопроизводства и архивистом. Дела постоянного срока хранения и сроком хранения более 10 лет должны приниматься работником архива в присутствии ответственного должностного лица структурного подразделения, сдающего документы по описям. После приема дел на всех трех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи делают заверительную надпись. В ней указываются (цифрами и прописью): количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи дел.Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел организации ( или структурного подразделения ). Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. дела укладываются по возрастанию номеров.