59. Внутренними называются документы, которые составляются, исполняются, хранятся в рамках самого предприятия и не выходят за его пределы.

К внутренним документам относятся: приказы, положения, правила, инструкции, служебные и докладные записки, функционирующие в рамках предприятия.

На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими:

- составление проекта документа исполнителем;

- проверка правильности оформления проекта документа;

- согласование проекта документа;

- подписание документа руководителем;

- регистрация документа.

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

- передача документа исполнителю;

- контроль исполнения документа;

- исполнение документа;

- проставление отметки об исполнении;

- подшивка исполненного документа в дело.

60. Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права учреждения, организации, предприятия. Общие положения о порядке составления и оформления устава содержатся в части 1-и Гражданского кодекса Российской Федерации. Обязательными реквизитами устава являются: наименование организации, наименование вида документа, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печать регистрирующего органа.Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и пронумерованных арабскими цифрами. Текст устава может содержать следующие примерные разделы:

1 .Общие положения.

2.Акционерный капитал (уставный капитал).

3.Порядок деятельности.

4. Управление.

5.Учет и отчетность; распределение прибыли.

б.Прочие накопления.

7.Прекращение деятельности.

Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка. Устав утверждается общим собранием учредителей или участников. Отметка о регистрации устава включает наименование органа, осуществляющего государственную регистрацию, дату регистрации, государственный регистрационный номер. Отметка о регистрации заверяется печатью регистрирующего органа.

61. Отечественное делопроизводство , возникнув в период становления Русского централизованного государства, прошло долгий исторический путь. Оно развивалось вместе с государством, нужды которого обслуживало на протяжении почти шести веков и видоизменялось вместе с трансформацией российской государственности. Политические, социальные и экономические государственные реформы вызывали соответствующие изменения системы делопроизводства . В соответствии с ними, можно выделить три основных этапа развития делопроизводства: дореволюционный, советский и современный.

На первом этапе делопроизводство возникает как техническая функция управления и регулируется в основном традициями и опытом делопроизводственного персонала . С принятием Генерального регламента делопроизводство становится на законодательную основу, приобретает единообразные формы и технологии работы. С развитием системы управления делопроизводство охватывает все большие сегменты управленческой деятельности и превращается в самостоятельную профессиональную сферу деятельности государственного аппарата. Высокая эффективность Генерального регламента позволила использовать его основные положения на протяжении почти двух столетий, в течение которых последующие реформы государственного управления вносили лишь частичные изменения в систему делопроизводства.

Таким образом, на первом этапе своего развития делопроизводство прошло путь от простейших форм документирования управленческих действий до системы единообразного государственного делопроизводства, от обычаев и традиций к регулированию на основе законодательства. Зародившись как вспомогательно-техническая деятельность, делопроизводство постепенно заняло значительное место в работе управленческого аппарата и стало определять уровень и качество управления.

На начальной стадии развития советского делопроизводства была ликвидирована прежняя законодательная база, что привело к устранению единых требований к делопроизводству со стороны государства. Регулирование делопроизводства перешло на ведомственный уровень, а его совершенствование стало задачей НК РКИ СССР и сети подведомственных ему органов, в том числе Института техники управления3. В период 1920-х годов проявило себя рационализаторское начало, поддержанное органами РКИ, что привело к целому комплексу реформ делопроизводства, в основном на базе зарубежного опыта.

Неподготовленность этих реформ вызвала ликвидацию научных организаций, занимавшихся ими в начале 1930-х годов. В результате богатейший теоретический и практический опыт реформирования делопроизводства остался невостребованным в течение почти сорокалетнего периода времени.

В 1930-е годы делопроизводство становится сферой деятельности органов управления архивным делом, которые, исходя из задач сохранения документов для архивов, осуществляли методическое руководство «постановкой документальной части делопроизводства». Архивные органы, оказавшись преемниками органов РКИ в деле совершенствования делопроизводства, изменили основное направление рационализации. Если НК РКИ рассматривал совершенствование делопроизводства как средство повышения эффективности управления, то архивные органы расценивали делопроизводство как средство, обеспечивающее комплектование архивов полноценными документальными комплексами.

Это методологическое противоречие в основном было преодолено в 1970-е годы разработкой Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), открытием факультета государственного делопроизводства в МГИАИ и созданием ВНИИДАД. С этого момента архивные и управленческие задачи оцениваются как равноправные и равнодействующие. ЕГСД учитывала достижения научно-технического прогресса и нашла повсеместное практическое применение'. В условиях активного проникновения в сферу управления электронно-вычислительной техники и современных методов управления в 1970-е годы, происходит изменение роли делопроизводства , оно постепенно переходит на более высокую ступень своего развития — документационное обеспечение управления.

Таким образом, к окончанию советского периода своего развития делопроизводство поднялось на более высокий уровень — документационного обеспечения управления, было урегулировано ЕГСД и ее модификациями, государственными стандартами и обеспечивалось организационно-методическим руководством со стороны Главного архивного управления при С'М СССР и подведомственных ему органов, наделенных соответствующими полномочиями.

Современный этап развития делопроизводства тесно связан со становлением новой российской государственности, ориентированной на создание демократического правового государства. Постсоветская Россия не отменила прежние нормативные документы в сфере делопроизводства, обеспечив тем самым историческую преемственность и сохранив базис для дальнейшего нормотворчества. В правовом государстве закон регулирует все отношения, имеющие большое значение для субъектов и объектов права, В развитие конституционных норм российское законодательство закрепило основы государственной политики по отношению к информации и документации на основе Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» и Основ законодательства «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» как важной составной части информационного ресурса страны. Однако остались практически не урегулированными вопросы, связанные с функционированием документов в процессе выполнения ими задач документационного обеспечения управленческих процессов в организациях, иначе говоря, действующее законодательство не распространяется на сферу делопроизводства'.

62. Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

1.Общие положения.

2.Должностные обязанности.

3 .Права.

4.Ответственность.

5 .Взаимоотношения.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем структурного подразделения, утверждается руководителем (заместителем руководителя, курирующим данное подразделение). Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.