3. Выбор приоритетных дел менеджера

Никогда не рано спросить у себя: делом я занимаюсь или пустяками?

А. П. Чехов

В результате значительного превышения объема функций, положенных на менеджеров, над их возможностями реализовать эти функции, менеджерам придется принимать решение о первоочередности заданий и дел. В этом случае принятие решения значит определить приоритетность.

Некоторые проблемы менеджеров заключаются в том, что они часто пытаются выполнить очень большой объем работы; тратят свои силы на отдельные, часто несущественные, дела, в конце напряженного рабочего дня такие менеджеры делают вывод, что хоть сделано якобы немало, однако действительно важные дела остались или незаконченными, или вообще не сдвинули с места. Эффективная работа менеджера заключается в том, что он всегда завершает последовательно и целеустремленно за один раз одно дело. Предпосылками этого является принятие однозначных решений о первоочередности дел, составления соответствующего перечня приоритетов и сдержки их.

Определение приоритетности – это принятие решения о том, которым из заданий следует предоставить первоочередного, а которым второстепенного значения.

Все дела выполнить невозможно. Определение приоритетности является настолько обычным делом, которое часто выполняется несистематический и даже бессознательно. Вместе с тем является необходимым сознательное определение однозначных приоритетов, последовательное и системное выполнение плановых заданий, в соответствии с их очередностью.

Определение приоритетности заданий дает возможность менеджеру:

• работать только над действительно важными и необходимыми заданиями;

• концентрировать внимание на выполнении только одного задания;

• изъять дела, которые могут выполнить другие;

• в конце планового периода закончить решение важнейших вопросов;

• не оставлять невыполненными посильные задания.

Следовательно, определение приоритетов способствует сдержке запланированных сроков, мотивации менеджера и его подчиненных, уменьшению вероятности возникновения конфликтов и стрессов.

Основными критериями определения приоритетности дел при составлении плана личной работы менеджера должны быть:

• важность;

• срочность;

• фиксированность во времени.

Поскольку определение первоочередности дел является достаточно сложным заданием, у теории менеджмента есть рекомендации, которые облегчают выбор приоритетных дел.

Выбор приоритетных дел может осуществляться с помощью трех методов:

Принцип Паретто в общем виде заключается в том, что в пределах определенного множественного числа отдельные малые части имеют большее значение, чем это отвечает их удельному весу в этом множественном числе (соотношение 80:20).

Метод выбора приоритетов за помощью. АБВ-анализа основывается на таких закономерностях:

• важнейшие задания (категории А) составляют приблизительно 15 % всего количества заданий, которые выполняет менеджер. Значимость же этих дел с точки зрения взноса в достижение цели составляет приблизительно 65 %;

• на важные задания (категории Бы) приходится в среднем 20 % общего количества и также 20 % значимости заданий и дел менеджера;

• менее важные и несущественные задания (категории В) составляют 65 % общего количества заданий, но всего 15 % значимости всех дел, которые должен выполнять менеджер.

• Для более обоснованного выбора приоритетных дел с помощью АБВ-анализа рекомендуются такие вопросы-критерии для выбора заданий категории А:

• благодаря выполнению каких заданий я больше всего приближаюсь к реализации моих главных целей (года, месяца недели, дня)?

• могу ли я благодаря выполнению одного задания решить вместе несколько других?

• благодаря решению каких заданий я могу сделать максимальный взнос для достижения целей предприятия, подраздела, группы?

• выполнение каких заданий принесет мне наибольшую пользу, наибольшее материальное вознаграждение?

• невыполнение каких заданий может иметь самые негативные последствия?

Позитивный ответ на один из поданных вопросов-критериев дает основание, чтобы отнести задание к категории А. На склонение от АБВ-анализа, который основывается на выборе приоритетных дел в зависимости от важности их, президент США Д. Ейзенхауер распределял задание за двумя критериями: важность и срочность.

Использование принципа Ейзенхауера имеет такие преимущества для менеджера, который:

• начинает работу с важнейших дел и концентрирует свое внимание только на них;

• разгружает себя для действительно важных управленческих функций и мотивирует труд своих подчиненных, делегируя им часть своих заданий;

• увеличивает требовательность к своим подчиненным, должен возможность поощрять тех, кто имеет соответствующие способности.