Обеспечение сохранности документов, проверка их наличия

Документы с грифом "Для служебного пользования" должны сохраняться в служебных помещениях и библиотеках в шкафах (хранилищах), которые надежно защелкивающиеся и опечатываются. Запрещается хранить такие документы в подсобных фондах библиотек.

Дела с грифом "Для служебного пользования", выданные для работы, подлежат возвращению в канцелярию или архивный подраздел в тот же день.

Отдельные дела с разрешения руководителя канцелярии или архивного подраздела организации могут находиться у исполнителя на протяжении срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и сдерживания правил хранения.

Передача документов другим сотрудникам осуществляется только через канцелярию, архивный подраздел или библиотеку.

Запрещается выносить документы с грифом "Для служебного пользования" за пределы служебных помещений организации.

В случае потребности руководитель организации (структурного подразделения) может позволить исполнителям или сотрудникам канцелярии вынести за пределы служебного помещения организации документы с грифом "Для служебного пользования" для их согласования, подписание и тому подобное в организациях, которые находятся в пределах одного населенного пункта.

Лицам, которые отправлены к другим населенным пунктам, запрещается иметь при себе материалы с грифом "Для служебного пользования". Эти материалы должны быть предварительно посланные по адресу организации за местом командировки сотрудника.

В отдельных случаях с разрешения руководителя организации позволяется перевозка документов с грифом "Для служебного пользования" к другому населенному пункту при условии, что такие документы перевозятся группой в составе не меньше двух работников (или одного вооруженного работника), которые должны выполнять работу с ними в другом населенном пункте.

Проверка наличия документов с грифом осуществляется ежегодно комиссией, что назначается приказом руководителя организации. В состав этой комиссии обязательно входят лица, которым поручены учет и хранение этих документов, а также работники режимно-секретных подразделов.

В библиотеках и архивных подразделах, где сосредоточенное значительное количество документов, проверка их наличия может осуществляться один раз на пять лет.

О фактах потери документов или разглашения сведений, которые содержатся у них, срочно приходится к сведению руководителя организации, руководителей режимно-секретного подраздела и канцелярии.

Для расследования факта потери документов с грифом или установление факта разглашения сведений что содержатся у них, приказом руководителя организации назначается комиссия, вывод которой утверждается руководителем организации.

Акты комиссии о потерянных делах постоянного хранения после утверждения их руководителем организации передаются к архивному подразделу для внесения в дело фонда.

За нарушения, которые привели к разглашению информации "Для служебного пользования", потери или незаконного уничтожения документов, а также других требований винные лица несут дисциплинарную и гражданско-правовую ответственность согласно с законодательством.