1. Сроковая картотека

Для ведения контроля в ручном режиме используют регистрационные карточки и картотечный ящик с 32-мя подвижными разделителями.

31 разделитель – это числа месяца.

За 32-м разделителем стоят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последующих числах месяца за 2–3 дня эти карточки будут расставлены по числам нового месяца.

Перед 1-м разделителем размещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый продленный срок исполнения.

Начало контролирующей операции совпадает с моментом регистрации поступившего документа или созданного внутреннего документа организации на РКК.

На отдельные карточки выписываются все пункты распорядительного документа.

В произвольной форме можно записывать на РКК и устные поручения руководителя.

На самом документе наносится отметка о контроле.

Когда документ исполнен, на оборотной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ.

Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, все это тоже фиксируется на оборотной стороне РКК. После снятия документа с контроля РКК вынимаем из сроковой картотеки и переставляем в справочной.