Информационно-справочная работа по документам

Одна из главных целей регистрации – создание банка данных о документах учреждения. На его основе служба ДП обязана в несколько минут ответить на ряд вопросов двух типов:

−               у кого? Где? В какой стадии работы? находится любой документ;

−                              в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Информационно-справочную работу, как и саму систему регистрации, можно вести с помощью справочных карточек или в автоматизированном режиме.

Справочная картотека состоит из регистрационных карточек, которые хранятся в нескольких ящиках.

Разделителями справочной картотеки бывают названия структурных подразделений или направление в деятельности учреждений.

Внутри этих разделов удобнее различать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.).

Отдельно ведется картотека на обращения граждан. Она строится по алфавиту авторов обращений.

Желательно также иметь отдельную картотеку на законодательно-нормативные и распорядительные документы, которые формируют по тематическому принципу.

В оперативной работе находятся картотеки за текущий и прошедшие годы.

Общий срок хранения карточек – 3 года.

В картотеке законодательно-нормативных и распорядительных документов карточки стоят до замены документов новыми.

Работа с картотеками предполагает:

1.             Своевременное поступление карточки на вновь зарегистрированные документы.

2.             Регулярное выполнение операций по ведению карточки.

3.             Внесение в карточки дополнительных сведений (резолюций, отметок о передаче специалистам, об исполнении и прочем).

4.             Внесение изменений в записи, перестановку карточек из одного раздела в другой.

Избавиться от громоздких картотек и организовать трудоемкую информационно-справочную работу в учреждении позволило внедрение компьютерных технологий.