III. Технические исполнители:

−               экспедитор;

−               делопроизводитель;

−               машинистка;

−               стенографистка;

−               технический секретарь;

−               курьер;

−               оператор орг. техники.

Основные функции:

Выполнение операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.

Формы организации работы с документами

В практике предприятий сложились три основные формы работы с документами:

−               централизованная;

−               децентрализованная;

−               смешанная.

Централизованная

Применяется на предприятиях с большим документооборотом.

Она предполагает выполнение всех операций с документами в 1 структурном подразделении (канцелярия, общий отдел).

Также типично с малым документооборотом, в котором все работы выполняются секретарем.

Децентрализованная – все операции выполняются в структурных подразделениях, как правило, разобщенных территориально.

Смешанная – используется на крупных предприятиях со сложной структурой и большим объемом документов.

При такой форме часть операций по работе с документами:

−               прием;

−               отправка;

−               контроль исполнения

берет на себя канцелярия, а остальные операции (регистрация, формирование дел, текущее хранение и др.) выполняют структурные подразделения.

Для деления предприятий по объему документооборота и последующего выбора той или иной формы работы с документами предполагается их градация (категории).

I категория – предприятия с объемом документооборота свыше 100000 документов в год.

II категория – от 65 тыс. до 100 тыс. док/год.

III категория – от 10 тыс. до 25 тыс. док/год.

IV категория – до 10 тыс. док/год.