2. Составление заголовков дел

Заголовок должен быть точным, четким, кратким, так как именно по нему производится поиск документов.

При формировании заголовков учитываются следующие признаки документов, помещенных в дело:

1.             Номинальный (по названию видов документов). Например: приказы, протоколы – один вид документов в деле.

п: Документы о (об) – в деле один вопрос, но различные виды документов.

2.             Авторский (название организации или должностного лица, автора документа).

п: Приказы директора или Отчет руководителей структурных подразделений.

3.             Корреспондентский (в делах с перепиской).

п: Переписка с Министерством Образования РФ.

4.             Предметно-вопросный (название вопроса, которому посвящены документы дела).

п: Приказы по А/С или Приказы по о/д.

5.             Хронологический (указание того, за какой временный период сгруппированы документы в деле).

п: Приказы по А/о за 2002 год.

6.             Географический (указание места расположения организации).

п: Переписка со школами Комсомольского района Хабаровского края.

Признак периодичности (применяется для дел, содержащих сведения, сводки, планы, отчет за определенный период).

п: Еженед. Сводки о … или Годовые отчеты о …

Как правило, используются необходимые заголовки из типовых или примерных номенклатур.

Из типовой НД заголовки дел переносятся полностью.

Из примерной НД выбираются названия тех дел, которые образованы в данной организации.

Определение последовательного расположения заголовков дел в НД

Существует 2 схемы построения НД:

1.             Применяется для сводных НД. В этом случае разделами являются наименование структурных подразделений.

п: канцелярия

2.                 Плановый отдел

3.                 Производственный отдел

4.                 Коммерческий отдел

5.                 Отдел кадров и т.д.

Применяется в небольших учреждениях, не имеющих четкого структурного деления или для НД крупных структурных подразделений.

В этом случае разделами НД является направление деятельности предприятия (или структурного подразделения), которые также располагаются в порядке их важности.

п: 1. Финансирование В бухгалтерии.

2. Кредитование

3. Учет и отчетность.

Заголовки внутри каждого раздела располагают в следующем порядке:

1.             Организационные документы.

2.             Распорядительные документы ВСО и контролирующих организаций.

3.             Переписка с ВСО.

4.             Распорядительные документы руководства организации.

5.             Планово-отчетная документация.

6.             Производственная деятельность.

7.             Коммерческая деятельность.

8.             Маркетинг.

9.             Информационно-справочные документы.

10.         Переписка с другими организациями.

11.         Журналы регистраций.

12.         Картотеки и т.д.