3. Определение сроков хранения дел

Необходимо для обеспечения сохранности документов.

Сроки хранения документов и дел устанавливаются на основе типовых и ведомственных перечней документов, со сроками хранения.

Одним из основных документов для определения срока их хранения является: «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков документов», Москва, 2000 год.

Для документов, дел, сформированных до 1995 года, используют «Типовой перечень за 1989 год».

На основе и в развитии работ архивной службы, министерства и ведомства нередко разрабатывают собственные перечни, за счет дополнения их специфическими документами своей отрасли.

п: «Перечень документов со сроками хранения Министерства связи и подведомственных ему организаций и предприятий»

Ведомственные перечни дополняют и конкретизируют состав документов для определенных отраслей, поэтому перечни типовых документов следует пользоваться лишь при отсутствии ведомственного перечня, т.е. в последнем состав и содержание документов в организации должно быть отражены с большей полнотой и конкретизацией.

1.             Сроки хранения из типовых и ведомственных перечней переносятся в НД организаций (4 графа).

2.             Можно изменять установленные сроки, но только в сторону их увеличения.

3.             В тех случаях, если отсутствует срок хранения документов, имеющихся в организации, соки их хранения определяет ЭПК организации.

4.             В том случае, если организация передает документы на государственное хранение, эти сроки согласовываются с ЭПК государственного архива.

5.             Необходимо обращать внимание и на специальные отметки, относящиеся к срокам хранения документов указ. в Перечнях.

10 лет ЭПК – по истечении указанного срока вопрос о дальнейшем хранении документов решает ЭПК организации (или дальше хранить, или уничтожить).

6.             К документам распорядительного, нормативного или методического характера в организации, не являющейся ее автором, проставляют отметки:

ДЗН – до замены новыми.

ДМН – до минования надобности.

7.             Если в деле содержаться документы по одному вопросу, но различной значимости с разными сроками хранения (3, 5, 7 лет, п: документы о строительстве кооператива). Время хранения устанавливается по документам, имеющим более длительный срок хранения (в данном случае – 7 лет).

8.             Исчисление сроков хранения документов, законченных в текущем году независимо от реального времени его окончания начинается с 1-го января следующего года.

п: Срок хранения дела закончен в 2001 году, исчисляется с 1-го января 2002 года.

9.             Сроки хранения проставляют в 4-ой графе НД. При этом делается ссылка на полное название и исходные данные перечней. Используемых в данной НД.

10.         Если же срок хранения определен не по типовому или ведомственному перечням, а решением ЭПК, тогда проставляется срок хранения, предусмотренный ЭПК, а вместо номера статьи указывается ссылка на решение (дата и номер протокола).

Протокол ЭПК

от __ №______

11.         Все документы по срокам хранения делятся на 3 группы:

−               постоянного срока хранения;

−               временного (до 10 лет включительно);

−               долговременного хранения (свыше 10 лет до 75 лет).