Направление на исполнение и организация исполнения документов

Направляемые на исполнение входящие и внутренние документы:

1.             Руководитель, рассматривая документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки.

Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе.

Если в резолюции указывается несколько лиц, ответственным является лицо, указанное первым.

2.             Документ с резолюцией руководителя передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации, регистрационной карточке и т.д., с предоставлением исполнителем даты получения документа.

Если необходимо для оперативного исполнения входящего документа несколько исполнителей одновременно, секретарь размножает этот документ и передает копии всем исполнителям.

3.             Исполнение документа включает:

3.1.     Сбор и обработку информации.

3.2.     Подготовку проекта документа.

Проект документа может быть подготовлен структурным подразделением или его отдельным специалистом.

Для подготовки проекта документа надо:

−               изучить существо вопроса;

−               рассмотреть предыдущие документы по данному вопросу;

−               учесть различные мнения.

В ходе подготовки текста проекта исполнитель формулирует заголовок, предлагает возможные сроки исполнения и контролирующие инстанции.

Заканчивается подготовка документа его перепечаткой и оформлением.

3.3         Проект документа обсуждают и принимают на заседании коллегиального органа или согласовывают с заинтересованными лицами.

3.4         Документ предоставляется на подписание или утверждение руководителя предприятия или руководителем структурного подразделения.

3.5         Исполнитель определяет количество экземпляров документа, необходимых для работы и передает документ на тиражирование.

Если нужно, готовит список на рассылку.

3.6.     Если нет необходимости составляет дополнительный документ, то исполнитель осуществляет такие промежуточные действия, как:

−               запрос сведений;

−               телефонные переговоры.

3.7.     Если назначен ответственный исполнитель, то все другие исполнители отвечают за своевременный и качественный анализ информации и предоставление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный за исполнением документа отвечает за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

3.8.     документ, находящийся в работе у исполнителя до окончания решения вопроса. Когда работа над документом будет завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие, задание и т.д.) на документе проставляется 28 реквизит:

Отправлен факс

В дело № 00 – 00

Секретарь

л/п ИОФ

Дата

После этого документ вместе с копией ответа передается секретарю для подшивки в дело.

Исполненый документ – это документ, в котором выполнены все предписанные задания.

3.9.     Отметка об исполнителе – реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов.

Располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Для отправления в другой город стоит дополнительный номер телефон с междугородним кодом.

Сроки исполнения

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для входящих документов – с даты их поступления.

Для подавляющего большинства документов установлены сроки их исполнения – типовые и индивидуальные.

Типовые сроки

Устанавливают с помощью законов РФ, указами Президента РФ, правительственными нормативными актами, перечисленными в ЕГСДОУ:

1.             Письма-поручения и письма-запросы ВСО – в течение 10 дней;

2.             ЖПЗ в срок до 1 месяца со дня поступления. Не требующие дополнительного изучения и проверки – безотлагательно, но не позднее 15 дней.

3.             ТГ, требующие срочного решения –до 2 дней, остальные – до 10 дней.

4.             Запросы народных депутатов не более, чем в трехдневный срок.

Типовые сроки могут устанавливать ведомства в подзаконных актах (п: определение сроков сдачи статических и финансовых отчетов).

В конкретных организациях могут быть установлены типовые сроки для документов, не отраженных в законах и нормативных актах. После утверждения и включения в Инструкцию по ДП эти сроки становятся типовыми для всех сотрудников организации.

Индивидуальные сроки

Индивидуальные сроки исполнения указаны в тексте документа или в резолюции.

Срок исполнения входящих документов общепринято исчислять с момента фиксации факта их поступления в организацию.

Срок исполнения внутренних документов – с момента их доведения до исполнителей.

В распорядительных документах и решениях коллегиональных органов срок исполнения указан по каждому пункту.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены сроки исполнения (недель, месяцев, год, полгода).

В таких случаях необходимо разделить поручения на этапы и контролировать выполнение заданий поэтапно.

В остальных случаях сроки исполнения документов, как правило, не должно превышать 10 дней.

Срок исполнения документов может быть продлен только организацией или должностным лицом, которое его установили. Для этого нужно не менее чем за 2–3 дня до истечения сроки исполнения оформить новый срок. Продление срока должно быть мотивировано серьезными обстоятельствами.