2. Автоматизированная форма исполнения документа

Наиболее рациональным на сегодняшний день является автоматизированный контроль, который секретарь ведет на персональном компьютере.

Это дает возможность охватить практически неограниченный круг документов.

Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении поля «Срок исполнения» («Контрольная дата») в КК документа.

Специальные программы позволяют выводить на экран перечень документов, исполнение которых истекает в определенный срок, просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям, видеть загрузку каждого (это можно увязать с премированием сотрудников).

При использовании локальных сетей можно в любой момент получить списки неисполненных документов с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов.

Соответственно аналитические справки могут автоматически составляться по заданной форме и поступить на компьютер руководителя.

Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется либо с использованием специализированных программ контроля, либо как составная часть комплексной программы автоматизации документооборота.