Например:

Если для участия в совещании приглашаются работники других организаций, составляется письмо – приглашение. В нем, помимо указания, кто проводит совещание, вопросов для обсуждения, времени и места проведения могут указываться дополнительные условия участия: предоставление гостиницы, стоимость, необходимость подтверждения участия и т.д. Если не предполагается посылка повторного приглашения после получения подтверждения об участии, в первом письме – приглашении дается полный адрес места проведения совещания с подробным описанием, как проехать и пройти.

При повторном приглашении лицам, подтвердившим свое участие, эти сведения будут указаны в повторном приглашении.

Н

ПРИГЛАШЕНИЕ

Мы получили Вашу заявку, спасибо за участие!

Дата проведения 20.03.05г.

Место проведения: РАМН, пр. Мира, 12, корпус № 3

Адрес:

Пр. Мира, 12. Проезд: до ст. метро Юго-Западная, выход по ходу движения Вашего состава. Выйдя из метро, Вы увидите здание РАМН. Корпус № 3 слева от главного корпуса, 3 этаж, к. № 342

Сегодня для оперативной рассылки приглашений чаще всего используются современные методы связи – факсы или компьютерная почта. Преимущества компьютерной почты состоит в том, что, имея текст приглашения и список на рассылку, компьютер осуществляет автоматическую рассылку приглашений, добавляя в каждое приглашение конкретный адрес и обращение к адресату.

Отправив приглашение, в списке участников совещания делают отметку о посылке письма, телефонограммы, оповещении по телефону и полученных ответах (принятие приглашение, отказ, причины отказа и т.д.)

Для успешного проведения совещания, плодотворной работы его участников и оперативного обсуждения вопросов, большое значение имеет своевременная подготовка, размножение и рассылка участникам документов, намечаемых для коллегиального обсуждения. К таким документам, прежде всего, относятся доклады или тезисы выступлений основного докладчика и содокладчиков.