14.2 Архивное хранение документов
Организация архивного хранения документов и их эффективного использования - одна из основных задач службы документационного обеспечения. Структура архива организации формируется согласно номенклатуре дел. Это самостоятельный документ, составление которого является сложной и многоступенчатой работой.
Номенклатура дел пересматривается ежегодно до наступления делопроизводственного года. При ее составлении учитываются структура предшествующей номенклатуры и планы функционирования организации в следующем году. Каждое структурное подразделение готовит свою часть, а затем отдельные куски централизованно сводятся в общую номенклатуру. Проект номенклатуры подлежит утверждению руководителем организации.
В течение делопроизводственного года документы, оперативная работа с которыми закончена, подшиваются в дела согласно действующей номенклатуре. При этом возможно появление документов, которые не были предусмотрены при ее составлении. Если это происходит, заводится дело с новым заголовком, о чем делается пометка в номенклатуре. Также вполне вероятно, что за весь год не появится ни одного документа для заведения дела с предусмотренным заголовком. О каждом заведенном деле в номенклатуре делается соответствующая пометка.
Архивное хранение документов в организации может осуществляться в несколько этапов. Определенное время они хранятся в архиве структурного подразделения, а затем передаются в архив организации. После этого часть документов подлежит передаче на государственное хранение.
Российское делопроизводство имеет многовековую историю, отличающуюся национальными чертами. Документы проживают долгую жизнь - от оформления до архивного хранения и уничтожения. Правила работы с ними в конкретной организации составляют систему делопроизводства. Она представляет собой набор общих принципов и конкретных технологий обработки документов. Формирование их происходит под влиянием многих факторов. Наиболее значимыми из них являются имеющиеся традиции работы, как национальные, так и возникшие в рамках определенной организации, а также разнообразные нормативно-методические документы государственных органов.
Вопросы для самопроверки.
-
С какой целью создается архив документов?
-
Как сдаются документы секретарем на архивное хранение?
-
Какое значение имеет номенклатура дел при оформлении документов на архивное хранение?
- Перечень лекций
- 15.2Предварительные программы. 112
- Лекция 1.Роль секретаря-референта в структуре документационного обеспечения управления. Структуры организаций, организационные схемы и их применение в секретарской практике.
- 15.2Предварительные программы. 116
- 1.1 Роль секретаря-референта в структуре документационного обеспечения управления
- 1.2 Требования к секретарской профессии в современной России
- 3.2 Должностная инструкция секретарю
- I. Общая часть
- II. Обязанности (базовые)
- III. Обязанности (дополнительны)
- IV. Права
- V. Ответственность
- Золотые правила секретаря
- Лекция 4. Знания, умения, личностные качества секретаря-референта. Коммуникативные функции секретаря и технические средства коммуникаций.
- 4.1 Знания и умения секретаря-референта.
- 4.2 Деловые и личные качества секретаря
- 4.3 Коммуникабельность
- Лекция 5. Коммуникативные функции секретаря (Методы обмена информацией в офисе)
- 5.1 Методы обмена информацией
- 5.2 Технические средства электронного офиса
- Лекция 6. Нормативно-методическая база работы секретаря.
- 6.1 Документационное обеспечение
- 6.3 Федеральный закон "Об участии в международном информационном обмене"
- 6.4 Закон Российской Федерации "о государственной тайне"
- Документационное обеспечение.
- Лекция7 Нормативно-законодательная база делопроизводства. «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах».
- 7.1 «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах»,
- 7.2 Федеральный конституционный закон «о Государственном гербе Российской Федерации»
- 7.3 Федеральная целевая программа "Электронная Россия (2002 -2010 годы)"
- 7.4 Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи"
- 7.5 Закон Российской Федерации "о правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных"
- Лекция 8 Нормативно-законодательная база делопроизводства. Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации.
- Лекция 9. Организация работы секретаря; рабочее место.
- 9.1Правильная организация работы
- 9.2 Рациональное планирование времени и работы
- 9.3 Организация эффективной работы в офисе.
- Лекция 10. Рациональная организация работы секретаря
- 9.4 Непосредственное облегчение работы руководителя
- 9.5 Организация рабочего места секретаря
- 9.6 Рабочее место секретаря-референта
- 9.7 Цветовое решение и освещение
- 9.8 Озеленение
- Лекция 11. Планирование рабочего дня секретаря
- 11.1 Заповеди секретаря
- 11.2 Примерный рабочий план секретаря на день.
- Лекция 12. Работа секретаря по составлению и оформлению документов.
- 12.2 Контроль исполнения документов осуществляется с целью предотвращения срыва сроков исполнения заданий и решений.
- 12.3 Общие требования к составлению и оформлению документов
- 12.4 Требования к тексту документа
- 12.5 Текст документа, как правило, состоит из двух частей.
- Лекция 13. Типовая технология работы с документами секретарем.
- 13.1 Различают централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения.
- 13.4 Внутренний документооборот
- Лекция 14. Организация архивного хранения документов секретарем.
- 14.1 Архив документов
- 14.2 Архивное хранение документов
- Лекция 15. Планирование секретарем поездок руководителя офиса.
- 15.1 Организация поездкок руководителя
- 15.2Предварительные программы.
- Встречи, назначенные для г-на иванова п.П.
- Лекция 16. Оформление документов на поездку руководителя
- Командировочное удостоверение (Приложение)
- Лекция 17. Бездокументное обслуживание посетителей и сотрудников офиса. Профессиональные навыки общения секретаря.
- 17.1 Общение
- 17.2 Приемы делового спора
- «Мозговой штурм», «Круглый стол» и командная деловая игра
- Лекция 18. Роль секретаря в подготовке и проведении совещаний.
- 18.1 Классификация совещаний
- 18.2 Подготовка к совещанию
- Лекция 19. Проведение совещания
- 19.1 Организация совещаний
- 19.1.1 Создание рабочей группы
- 19.1.2 Список участников
- 19.1.3 Оповещение участников совещания
- Например:
- 19.1.4 Гостиницы
- 19.1.5 Транспорт
- 19.1.6 Культурная программа
- 19.1.7 Подготовка помещения
- Лекция 20. Проведение совещания
- 20.1 Обслуживание совещаний
- 20.2 Документирование совещаний
- 20.3 Протокол
- 20.4 Компьютерные технологии в подготовке и проведении совещаний.
- Лекция 21. Безопасность труда в офисе.
- 21.1 Безопасная работа в условиях офиса включает:
- 21.2 От работодателя требуется обеспечение:
- 21.3 В обязанности работников входит:
- 21.5 Опасности, требующие внимания:
- Лекция 22 Пожарная безопасность
- 22.1 Противопожарная практика включает:
- 22.2 Использование оборудования
- 22.3 Опасности, требующие внимания:
- 22.4 Оказание первой помощи
- 22.5 Указания по текущему уходу и обслуживанию электронного оборудования
- Лекция 23 Обязанности секретаря в чрезвычайных ситуациях.
- 23.2 Противопожарная практика включает следующие пункты.
- 23.3 Опасности, требующие внимания.
- Лекция 24. Защита информации в работе секретаря-референта.
- Лекция 25 Должностные обязанности секретаря по проведению работ по профилактике возможного проявления терроризма на территории организации.
- 25.1Возможные угрозы жизнедеятельности персонала организации.
- 25.1.1 Угрозы со стороны входящей корреспонденции секретарю
- 25.1.2 Угрозы по телефону и в письменном виде
- 25.2 Действия секретаря при возникновении угрозы террористического акта
- 25.3.1 Эвакуация
- Как быть с домашними животными?
- Семейный план