9.3 Организация эффективной работы в офисе.
Планирование - заранее принятое решение о том, что делать, как делать, когда делать и кто должен что-либо. планирование, использование и контроль являются взаимосвязанными элементами планирования
ТИПЫ ПЛАНОВ коммерческой фирмы:
а/ цели;
б/ политика;
в/ стратегия;
г/ процедуры;
д/ правила;
е/ программы;
ж/ бюджеты.
а/ Цели - начальные точки процесса планирования.
б/ Политика - связь между задуманным и действием.
в/ Стратегия - определение основных долгосрочных целей фирмы и принятие курса действий, а также распределение ресурсов, необходимых для выполнения этих целей.
г/ Процедуры - предписание руководства к действию / инструкция /.
д/ Правила - заранее определенные /правила / планы, характеризующие специфические действия в условиях данной фирмы. Не требуют разрешения со стороны руководства.
е/ Программы - детальные операционные планы организации. Совокупность целей, политики, правил, процедур, задач и ресурсов, подлежащих распределению, и, правило, они дополняются бюджетом /финансовой сметой/ и графиком выполнения.
ж/ Бюджет - документ, содержащий финансовые и/или количественные показатели, подготовленный и одобренный заранее для осуществления политики /плана/ в течение определенного периода времени для достижения поставленной цели.
Как составляется хороший план.
1. Цели четко определены, исключается неправильное их толкование
2. План прост для понимания
3. План соответствует возможностям данной организации и допускает разумную степень риска
4. План должен быть реально осуществимым
5. План охватывает все виды деятельности организации и отделов
6. План гибкий, учитывает незначительные изменения внешней Среды
7. План имеет график выполнения для его контроля во времени
8. План включает бюджет
9. План должен анализироваться, проходить опытную проверку
10. План облегчает контроль.
Организация управления
План и механизмы контроля требуют наличия определенной структуры,с помощью которой они могут быть сведены вместе и действовать. Процесс организации со стороны менеджера имеет следующие аспекты:
- анализ целей;
-анализ деятельности;
-анализ решений;
-анализ взаимосвязей;
- анализ выполнения;
анализ рабочего времени.
Вопросы для самопроверки.
-
Что понимается под правильнойорганизацией работы секретаря?.
-
Как планируется временя работы секретаря?
-
Как составляется хороший план?
- Перечень лекций
- 15.2Предварительные программы. 112
- Лекция 1.Роль секретаря-референта в структуре документационного обеспечения управления. Структуры организаций, организационные схемы и их применение в секретарской практике.
- 15.2Предварительные программы. 116
- 1.1 Роль секретаря-референта в структуре документационного обеспечения управления
- 1.2 Требования к секретарской профессии в современной России
- 3.2 Должностная инструкция секретарю
- I. Общая часть
- II. Обязанности (базовые)
- III. Обязанности (дополнительны)
- IV. Права
- V. Ответственность
- Золотые правила секретаря
- Лекция 4. Знания, умения, личностные качества секретаря-референта. Коммуникативные функции секретаря и технические средства коммуникаций.
- 4.1 Знания и умения секретаря-референта.
- 4.2 Деловые и личные качества секретаря
- 4.3 Коммуникабельность
- Лекция 5. Коммуникативные функции секретаря (Методы обмена информацией в офисе)
- 5.1 Методы обмена информацией
- 5.2 Технические средства электронного офиса
- Лекция 6. Нормативно-методическая база работы секретаря.
- 6.1 Документационное обеспечение
- 6.3 Федеральный закон "Об участии в международном информационном обмене"
- 6.4 Закон Российской Федерации "о государственной тайне"
- Документационное обеспечение.
- Лекция7 Нормативно-законодательная база делопроизводства. «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах».
- 7.1 «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах»,
- 7.2 Федеральный конституционный закон «о Государственном гербе Российской Федерации»
- 7.3 Федеральная целевая программа "Электронная Россия (2002 -2010 годы)"
- 7.4 Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи"
- 7.5 Закон Российской Федерации "о правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных"
- Лекция 8 Нормативно-законодательная база делопроизводства. Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации.
- Лекция 9. Организация работы секретаря; рабочее место.
- 9.1Правильная организация работы
- 9.2 Рациональное планирование времени и работы
- 9.3 Организация эффективной работы в офисе.
- Лекция 10. Рациональная организация работы секретаря
- 9.4 Непосредственное облегчение работы руководителя
- 9.5 Организация рабочего места секретаря
- 9.6 Рабочее место секретаря-референта
- 9.7 Цветовое решение и освещение
- 9.8 Озеленение
- Лекция 11. Планирование рабочего дня секретаря
- 11.1 Заповеди секретаря
- 11.2 Примерный рабочий план секретаря на день.
- Лекция 12. Работа секретаря по составлению и оформлению документов.
- 12.2 Контроль исполнения документов осуществляется с целью предотвращения срыва сроков исполнения заданий и решений.
- 12.3 Общие требования к составлению и оформлению документов
- 12.4 Требования к тексту документа
- 12.5 Текст документа, как правило, состоит из двух частей.
- Лекция 13. Типовая технология работы с документами секретарем.
- 13.1 Различают централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения.
- 13.4 Внутренний документооборот
- Лекция 14. Организация архивного хранения документов секретарем.
- 14.1 Архив документов
- 14.2 Архивное хранение документов
- Лекция 15. Планирование секретарем поездок руководителя офиса.
- 15.1 Организация поездкок руководителя
- 15.2Предварительные программы.
- Встречи, назначенные для г-на иванова п.П.
- Лекция 16. Оформление документов на поездку руководителя
- Командировочное удостоверение (Приложение)
- Лекция 17. Бездокументное обслуживание посетителей и сотрудников офиса. Профессиональные навыки общения секретаря.
- 17.1 Общение
- 17.2 Приемы делового спора
- «Мозговой штурм», «Круглый стол» и командная деловая игра
- Лекция 18. Роль секретаря в подготовке и проведении совещаний.
- 18.1 Классификация совещаний
- 18.2 Подготовка к совещанию
- Лекция 19. Проведение совещания
- 19.1 Организация совещаний
- 19.1.1 Создание рабочей группы
- 19.1.2 Список участников
- 19.1.3 Оповещение участников совещания
- Например:
- 19.1.4 Гостиницы
- 19.1.5 Транспорт
- 19.1.6 Культурная программа
- 19.1.7 Подготовка помещения
- Лекция 20. Проведение совещания
- 20.1 Обслуживание совещаний
- 20.2 Документирование совещаний
- 20.3 Протокол
- 20.4 Компьютерные технологии в подготовке и проведении совещаний.
- Лекция 21. Безопасность труда в офисе.
- 21.1 Безопасная работа в условиях офиса включает:
- 21.2 От работодателя требуется обеспечение:
- 21.3 В обязанности работников входит:
- 21.5 Опасности, требующие внимания:
- Лекция 22 Пожарная безопасность
- 22.1 Противопожарная практика включает:
- 22.2 Использование оборудования
- 22.3 Опасности, требующие внимания:
- 22.4 Оказание первой помощи
- 22.5 Указания по текущему уходу и обслуживанию электронного оборудования
- Лекция 23 Обязанности секретаря в чрезвычайных ситуациях.
- 23.2 Противопожарная практика включает следующие пункты.
- 23.3 Опасности, требующие внимания.
- Лекция 24. Защита информации в работе секретаря-референта.
- Лекция 25 Должностные обязанности секретаря по проведению работ по профилактике возможного проявления терроризма на территории организации.
- 25.1Возможные угрозы жизнедеятельности персонала организации.
- 25.1.1 Угрозы со стороны входящей корреспонденции секретарю
- 25.1.2 Угрозы по телефону и в письменном виде
- 25.2 Действия секретаря при возникновении угрозы террористического акта
- 25.3.1 Эвакуация
- Как быть с домашними животными?
- Семейный план