18.2 Подготовка к совещанию

Подготовка к совещанию включает ряд совместных действий руководителя и секретаря:

- принятие решения о необходимости проведения совещания;

- определение тематики (вопросов, которые будут обсуждаться на совещании), формирование повестки дня;

- определение состава участников, их оповещение о времени, месте, продолжительности совещания и рассматриваемых на нем вопросов;

- заготовки (подготовка доклада и проекта возможного решения обсуждаемой на совещании проблемы);

- подготовка самих участников совещания (например, предложений по проекту решения, которое им направляется заранее, - не менее чем за неделю до начала совещания);

- подготовка помещения, необходимого оборудования, технических средств, канцелярских принадлежностей и т.п.

Большую часть организационно-технических мероприятий по подготовке совещания выполняет секретарь.

Успех совещания во многом определяется качеством доклада. Секретарю руководитель может поручить сбор и предварительный анализ необходимой информации для выступления, которое он предполагает сделать. Это может быть подборка необходимых документов: законодательно-нормативных, распорядительных, отчетов, актов ревизий, справок, писем и т.д. Подборку лучше делать в виде ксерокопий, т.к. на них маркером, фломастером можно выделить наиболее важные места, цифры, сведения.

Важнейшее место в подготовке совещания занимает составление проекта решения по обсуждаемому вопросу или проектов итоговых документов. Именно для принятия этих решений и утверждения итоговых документов и собирается совещание. Наличие проектов позволяет глубже вникнуть в документы, внести правки, оперативно их обсудить. Необходимо востребовать проекты решений от сотрудников, готовящих вопрос, и организовать их оформление.

Если на совещании обсуждаются важные, стратегические вопросы, касающиеся развития организации, руководство организации не должно жалеть времени и средств. Ведь доклад фактически предлагает варианты решения этих проблем. Дискуссия, столкновение мнений, выбор оптимального решения и есть основной смысл проблемного совещания. В связи с этим можно выделить и охарактеризовать некоторые психологические аспекты проведения совещаний:

- начинать совещание желательно с позитивной информации, положительных оценок, чтобы задать соответствующий эмоциональный тон обсуждению вопросов;

- следует кратко и четко в устной форме изложить цель проводимого совещания;

- тон разговора руководителя с собравшимися на совещание участниками должен быть спокойным, доброжелательным, без жесткой иронии в их адрес или обидных характеристик;

- хорошо зная своих подчиненных, руководитель должен рассадить их таким образом, чтобы конфликтующие группы или сотрудники, не сидели рядом или напротив;

- участнику с более низким должностным статусом надо дать слово в первую очередь, чтобы на его оценке не сказывалось мнение сотрудника, занимающего более высокий пост;

- руководителю необходимо систематически развивать дискуссию в нужном направлении, тактично прерывая тех, кто выступает не по существу решаемых проблем;

- при обсуждении каждого вопроса (подтемы) руководитель должен резюмировать высказанные мнения, отметив наиболее ценные. Это стимулирует участников и придает им уверенность в том, что проблема будет решена позитивно;

- если атмосфера на совещании накалилась, то руководитель, проводящий совещание, должен уметь разрядить атмосферу.

Длительность совещания обычно регламентируется и с учетом психофизиологических особенностей человека не должна превышать 1,5 – 2 часов. Если эти временные рамки удлиняются, то необходимо сделать перерыв в 30 мин.

Существует несколько известных организационных процедур подведения итогов совещания и оформления его результатов. Например, руководитель подводит итоги заседания и формулирует решение. Оно выносится на голосование и при положительном исходе утверждается. Другой подход предполагает создание рабочей группы, которая готовит проект решения. Затем проект решения зачитывается руководителем, при необходимости вносятся корректировки в его содержание и решение также утверждается.

Секретарь отвечает за извещение о проведении совещания, за извещение о повестке дня и за копии протокола предыдущего совещания.

Вопросы для самопроверки.

1. Какие этапы включает в себя подготовка к совещанию?

2. Какая роль секретаря в организации совещания?