5.1 Методы обмена информацией
Устный обмен информацией
В сущности имеются только три формы устного обмена информацией: беседа между двумя лицами "с глазу на глаз", устное общение с аудиторией (группой людей) и устное общение с теми, кого Вы не можете видеть - связь по телефону.
" С глазу на глаз"
Перед началом разговора:
-
запланировать то, что Вы хотите сказать,
-
убедить собеседника в приводимых вами фактах, подкрепляя их в случае необходимости записями и документами;
-
ожидать критику и негативную реакцию со стороны других людей - будьте готовы к ней;
-
избегать перерывов и нарушений разговора, которые могут помешать процессу обмена информацией;
-
заранее узнать как можно больше о человеке, с которым Вы беседуете. Следует наметить свой подход к беседе с данным человеком;
-
определить стиль беседы - официальный, неофициальный или дружеский разговор и придерживаться его;
-
учитывать первое впечатление. Если Вы хорошо выглядите, то будете уверенно чувствовать и произведете хорошее впечатление на собеседника.
Если Вы начали беседу, то в этом случае:
-
стройте свою аргументацию таким образом, чтобы она была логичной и сжатой;
-
привлекайте мнение других людей;
-
подумайте, прежде чем что-либо сказать;
-
не разбивайте аргументы других людей, не выслушав их сначала;
-
знайте момент, когда следует остановиться;
-
слушайте внимательно собеседника, чтобы понимать не только то, что он говорит, но и то, что он имеет в виду;
-
реагируйте на то, что было сказано - Ваш собеседник будет знать, что Вы участвуете в разговоре, а не просто являетесь пассивным слушателем;
-
будьте вежливы и учтивы.
Беседа с группой людей
При таком общении необходимо:
-
давать четкие пояснения;
-
быть кратким;
-
говорить простым языком для правильного понимания Ваших мыслей аудиторией;
-
говорить о деле;
-
по мере возможности, использовать визуальные средства информации;
-
обеспечивать возможность обратной связи с аудиторией - это особенно важно, так как в этом случае больше шансов, что аудитория будет удовлетворена беседой, поскольку она знает, что ей требуется.
Перед беседой следует установить ее цель, к числу основных целей могут относиться:
-
необходимость убеждения людей;
-
представление на общее рассмотрение какой-либо проблемы;
-
представление информации;
-
продажа продукции;
-
стремление понравиться аудитории;
-
стимулирование аудитории.
Процесс беды
Следует помнить две важные вещи:
-
внимательно смотреть в глаза собеседникам - это не только показывает ваш интерес к людям, с которыми ведется беседа, но и дает возможность наблюдать за реакцией на свои слова;
-
избегать смотреть на одного человека или фиксировать взгляд на каком-либо предмете в комнате - это может поставить собеседников в неудобное положение.
Методы ведения беседы.
Необходимо избегать следующих негативных моментов:
-
слишком громкое или слишком тихое ведение беседы;
-
слишком длинная вводная часть к теме разговора;
-
неумение объяснять, чего Вы хотите;
-
отсутствие карандаша и бумаги для записи сообщений;
-
ситуация, когда Вы просите человека, звонящего по телефону, подождать и забываете об этом;
-
переключение абонента на другого сотрудника просто потому, что Вы не можете уделить ему внимание.
Положительные моменты беседы:
-
постановку вопросов, относящихся к делу;
-
извлечение сути в содержании сообщений;
-
внимательное слушание собеседника;
-
создание комфортной обстановки при приеме посетителей;
-
краткое и четкое изложение своих мыслей.
- Перечень лекций
- 15.2Предварительные программы. 112
- Лекция 1.Роль секретаря-референта в структуре документационного обеспечения управления. Структуры организаций, организационные схемы и их применение в секретарской практике.
- 15.2Предварительные программы. 116
- 1.1 Роль секретаря-референта в структуре документационного обеспечения управления
- 1.2 Требования к секретарской профессии в современной России
- 3.2 Должностная инструкция секретарю
- I. Общая часть
- II. Обязанности (базовые)
- III. Обязанности (дополнительны)
- IV. Права
- V. Ответственность
- Золотые правила секретаря
- Лекция 4. Знания, умения, личностные качества секретаря-референта. Коммуникативные функции секретаря и технические средства коммуникаций.
- 4.1 Знания и умения секретаря-референта.
- 4.2 Деловые и личные качества секретаря
- 4.3 Коммуникабельность
- Лекция 5. Коммуникативные функции секретаря (Методы обмена информацией в офисе)
- 5.1 Методы обмена информацией
- 5.2 Технические средства электронного офиса
- Лекция 6. Нормативно-методическая база работы секретаря.
- 6.1 Документационное обеспечение
- 6.3 Федеральный закон "Об участии в международном информационном обмене"
- 6.4 Закон Российской Федерации "о государственной тайне"
- Документационное обеспечение.
- Лекция7 Нормативно-законодательная база делопроизводства. «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах».
- 7.1 «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах»,
- 7.2 Федеральный конституционный закон «о Государственном гербе Российской Федерации»
- 7.3 Федеральная целевая программа "Электронная Россия (2002 -2010 годы)"
- 7.4 Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи"
- 7.5 Закон Российской Федерации "о правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных"
- Лекция 8 Нормативно-законодательная база делопроизводства. Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации.
- Лекция 9. Организация работы секретаря; рабочее место.
- 9.1Правильная организация работы
- 9.2 Рациональное планирование времени и работы
- 9.3 Организация эффективной работы в офисе.
- Лекция 10. Рациональная организация работы секретаря
- 9.4 Непосредственное облегчение работы руководителя
- 9.5 Организация рабочего места секретаря
- 9.6 Рабочее место секретаря-референта
- 9.7 Цветовое решение и освещение
- 9.8 Озеленение
- Лекция 11. Планирование рабочего дня секретаря
- 11.1 Заповеди секретаря
- 11.2 Примерный рабочий план секретаря на день.
- Лекция 12. Работа секретаря по составлению и оформлению документов.
- 12.2 Контроль исполнения документов осуществляется с целью предотвращения срыва сроков исполнения заданий и решений.
- 12.3 Общие требования к составлению и оформлению документов
- 12.4 Требования к тексту документа
- 12.5 Текст документа, как правило, состоит из двух частей.
- Лекция 13. Типовая технология работы с документами секретарем.
- 13.1 Различают централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения.
- 13.4 Внутренний документооборот
- Лекция 14. Организация архивного хранения документов секретарем.
- 14.1 Архив документов
- 14.2 Архивное хранение документов
- Лекция 15. Планирование секретарем поездок руководителя офиса.
- 15.1 Организация поездкок руководителя
- 15.2Предварительные программы.
- Встречи, назначенные для г-на иванова п.П.
- Лекция 16. Оформление документов на поездку руководителя
- Командировочное удостоверение (Приложение)
- Лекция 17. Бездокументное обслуживание посетителей и сотрудников офиса. Профессиональные навыки общения секретаря.
- 17.1 Общение
- 17.2 Приемы делового спора
- «Мозговой штурм», «Круглый стол» и командная деловая игра
- Лекция 18. Роль секретаря в подготовке и проведении совещаний.
- 18.1 Классификация совещаний
- 18.2 Подготовка к совещанию
- Лекция 19. Проведение совещания
- 19.1 Организация совещаний
- 19.1.1 Создание рабочей группы
- 19.1.2 Список участников
- 19.1.3 Оповещение участников совещания
- Например:
- 19.1.4 Гостиницы
- 19.1.5 Транспорт
- 19.1.6 Культурная программа
- 19.1.7 Подготовка помещения
- Лекция 20. Проведение совещания
- 20.1 Обслуживание совещаний
- 20.2 Документирование совещаний
- 20.3 Протокол
- 20.4 Компьютерные технологии в подготовке и проведении совещаний.
- Лекция 21. Безопасность труда в офисе.
- 21.1 Безопасная работа в условиях офиса включает:
- 21.2 От работодателя требуется обеспечение:
- 21.3 В обязанности работников входит:
- 21.5 Опасности, требующие внимания:
- Лекция 22 Пожарная безопасность
- 22.1 Противопожарная практика включает:
- 22.2 Использование оборудования
- 22.3 Опасности, требующие внимания:
- 22.4 Оказание первой помощи
- 22.5 Указания по текущему уходу и обслуживанию электронного оборудования
- Лекция 23 Обязанности секретаря в чрезвычайных ситуациях.
- 23.2 Противопожарная практика включает следующие пункты.
- 23.3 Опасности, требующие внимания.
- Лекция 24. Защита информации в работе секретаря-референта.
- Лекция 25 Должностные обязанности секретаря по проведению работ по профилактике возможного проявления терроризма на территории организации.
- 25.1Возможные угрозы жизнедеятельности персонала организации.
- 25.1.1 Угрозы со стороны входящей корреспонденции секретарю
- 25.1.2 Угрозы по телефону и в письменном виде
- 25.2 Действия секретаря при возникновении угрозы террористического акта
- 25.3.1 Эвакуация
- Как быть с домашними животными?
- Семейный план