19.1.2 Список участников

Более четкой организации совещания способствует составление списка участников. Такой документ незаменим, если на совещании присутствуют сотрудники других организаций из других регионов или стран. Если это заседание постоянного коллегиального органа – совета, правления, комиссии, то список уже имеется и к нему лишь должны быть добавлены приглашенные лица. Приглашать на любые виды совещаний следует только тех, без кого нельзя обойтись. Это работники, которых непосредственно касаются рассматриваемые вопросы, и исполнители решений или сотрудники, располагающие специальными знаниями или имеющие опыт в решении аналогичных проблем. В этом случае секретарю приходится решать ряд дополнительных вопросов, касающихся, например, заказа билетов, размещения в гостинице, организации культурных мероприятий и т.п.

Образец формы для списка участников совещания

Список участников совещания 01.05.04г

При необходимости список может дополняться другими вопросами. Такой список, размноженный в нужном количестве экземпляров, можно будет использовать одновременно при регистрации, для работы хозяйственных служб, он может быть положен на стол президиума совещания, что позволит ведущим ориентироваться при непосредственной организации работы совещательного органа.

Имея повестку дня, список участников, зная время и место проведения совещания, приступают к оповещению участников.