5. Публичные выступления в деятельности менеджера

Тот, кто не умеет говорить, карьеру не сделает.

Наполеон

Менеджер должен владеть техникой непосредственного контакта с людьми не только на индивидуальном, но и на массовом уровни.

Публичное выступление – это своеобразное взаимодействие с аудиторией. Поэтому при вступлении с ней в контакт необходимо учитывать ряд факторов (рис. 2).

Да, чем меньшая степень информированности аудитории, тем тщательнее должна отбираться информация, которая сообщается.

К тому же, следует учитывать, что в конце рабочего дня трудно воспринимается информация, которая требует серьезного осмысления и анализа.

Менеджеру следует учитывать также условия эффективности публичного выступления (рис. 3).

Особенное внимание во время публичного выступления менеджер должен уделять языку. Для этого нужно:

• акцентировать важные слова и подчинять им менее важные;

• изменять тон голоса;

• изменять темп языка (это добавляет ей выразительность);

• делать паузы к и после важных сообщений (минуты молчания подчеркивают значимость сказанного);

• наводить определение, сравнение, примеры (определения нужны для сроков

• значения которых аудитория не знает; сравнения помогают сделать язык яснее и убедительной; примеры способствуют наглядности и конкретности языка).

Рис. 2. Факторы, которые влияют на контакт с аудиторией

Рис. 3. Условия эффективности публичного выступления менеджера

Особенную роль в процессе публичных выступлений играет обратная связь. Его результативность во многом зависит от использования таких коммуникативных эффектов:

1. Эффект визуального имиджа заключается в том, что сначала человека, как правило, воспринимают по его внешнему виду. Поэтому менеджеру необходимо помнить о таких элементах визуального имиджа, как: элегантная одежда, доброжелательный взгляд, уверенный и деловой стиль общения, и тому подобное

2. Эффект первых фраз. У них должна быть сосредоточена интересна информация с элементами оригинальности, которая сразу привлекает к себе внимание. Слушатели с самого начала должны почувствовать важность для них того, которое будет сказано дальше. Поэтому первые фразы необходимо подбирать очень тщательное.

3. Эффект аргументации. Язык должен быть обоснованным, убедительным, логическим и такой, которая наводит на рассуждение и нуждается в осмыслении информации. Этому способствует применение схем, таблиц, графиков, которые легко воспринимаются аудиторией и иллюстрируют основные идеи выступления. В течение всего выступления необходимо следить за реакцией аудитории, изменяя в случае потребности характер аргументации и акценты в изложении.

4. Эффект интонации и паузы. Особенность человеческого восприятия заключается в том, что интонации и паузы способствуют увеличению объема информации, которая усваивается, на 10-15 %.

5. Эффект художественной выразительности – использование метафор, гипербол, и тому подобное.

6. Эффект релаксации–умения вовремя пошутить, сделать остроумное замечание. Юмор создает естественную паузу для отдыха аудитории, сближает и настраивает ее на благоприятный строй.

7. Эффект порционного «выброса» информации. Тот, кто выступает, активизирует внимание слушающих, сообщая через определены временные интервалы свежую информацию.

Выступление менеджера должно иметь конструктивное завершение, которое содержит информацию о том, каким образом практически можно использовать идеи, выраженные оратором, что можно и нужно сделать для их реализации.

Важен момент выступления связанный с ответами на вопрос. Нельзя оставлять без внимания любые вопросы, даже сами неприятные. Для этого выступающему стоит предварительно прогнозировать вопрос слушателей и подготовиться к ответам на них, соблюдая определенные правила, в частности:

1. На сложные проблемные вопросы необходимо отвечать только в том случае, если существует продуманный вариант решения данной проблемы. Если такого варианта нет, то лучше не импровизировать, чтобы не попасть в сложное положение.

2. Если в вопросе используются негативные, некорректные слова или фразы, то не нужно их повторять при ответе.

3. Чем более эмоциональный вопрос, тем более короткой должен быть ответ.

4. Чем в большей мере человек, который ставит вопрос, переполнен эмоциями, тем более спокойной и эмоционально нейтральной должен быть ответ.

5. Не следует отвечать на провокационные вопросы.

Для удачного публичного выступления менеджер должен уметь корректировать свое поведение, знать возможные способы заинтересовать и расположить к себе аудиторию.

Для этого менеджеру целесообразно применять такие рекомендации:

1. Представьте себе цель своего общения. Четко осознайте, что вам нужно от вашего-собеседника, какими средствами вы планируете повлиять на него.

2. Подготовьте как можно больше информации об аудитории (кто они, что знают, насколько много информации им нужно сообщить, которые их знания и опыт).

3. Проанализируйте свои коммуникативные навыки (социальную компетентность). Выучите свой индивидуальный способ передачи сообщений (язык, тон голоса, настроение, внешний вид).

4. Создайте слушателям яркую картину. Используйте образный язык, рассказывайте истории, приводите примеры, пословицы, метафоры, цитаты.

5. Убедите слушателей. Демонстрируйте уверенность, доверие, энтузиазм.

6. Любите своих слушателей. Оставьте своих слушателей с чувством уважения к вам и к ним. Заботьтесь о своей аудитории. Выслушивайте своих слушателей, обращайтесь к ним по именам.

7. Избирайте время и место. Делайте сообщение, когда слушатели готовы к восприятию и в том месте, которое усиливает содержание информации.

8. Делайте выводы из реакции слушателей.