Основные требования к организационному управлению

Ооганизационными системами управления мы назвали системы, обеспечивающие функционирование коллектива людей для достижения определенных целей.

Таким образом, уже в самом определении организационной системы управления предполагается целенаправленный характер ее функционирования. Цель может быть достигнута только в том случае, если организационные процессы будут: эффективными, т.е. будут обеспечивать наилучшие результаты в расчете на единицу затрат соответствующих ресурсов; надежными, т.е. гарантировано само осуществление процесса как такового; осуществляться без задержек, временных разрывов и не выходить за пределы временных границ, т.е. оперативны; когда организационные системы будут обладать гибкостью, т.е. способностью к оперативным изменениям в ходе своего осуществления; когда организационные процессы характеризуются непрерывностью и ритмичностью, т.е. соответствием между деятельностью на той или иной стадии (этапе, периоде, фазе) и происходящими в ходе ее изменениями. Названные требования могут быть реализованы только в том случае, когда организационная система управления обладает устойчивостью, т.е. свойством системы сохранять некоторое свое качество в процессе управления при наличии возмущений.

Рассмотрим более подробно названные требования применительно к организационному управлению [3.25].

Устойчивость — свойство процесса управления сохранять и восстанавливать свое качество в условиях внешних и внутренних возмущений. Применительно к организационным системам управления устойчивость — способность решать все задачи, требуемые обстановкой при целенаправленных 1ешних воздействиях. Она есть результат технической и функциональной устойчивости.

Техническая устойчивость — способность противостоять воздействиям хнического характера с помощью технических средств.

Функциональная устойчивость — способность противостоять воздействи-социально-политического, экономического характера и другим нетехническим воздействиям с помощью средств интеллектуального характера: ганизации труда, методов создания и введения информации, решения -еллектуальных задач и др.

Таким образом, при оценке устойчивости необходимо установить показатели свойств процесса управления, значения которых необходимо сохранить и определить степени влияния на эти показатели различных возмущений (воздействий окружающей среды, ошибок управленческого персонала и т. д.).

Устойчивость процесса может быть абсолютной, т.е. оцениваться по всем его свойствам, и относительной, когда оценка производится с помощью некоторого функционала, характеризующего одно из свойств исследуемого процесса. Для оценки устойчивости необходимо указать такие ограничения, налагаемые на возмущения, при которых функционал будет сохранять свое конечное значение в некотором, вообще говоря, вероятностном смысле. Устойчивость организационных систем управления количественно измеряется как вероятность решений в заданные сроки необходимых управленческих задач.

Известно много подходов к оценке устойчивости системы. Наиболее распространенными являются оценки устойчивости по Ляпунову и Лагранжу.

Устойчивость по Ляпунову: управление считается устойчивым, если при любом возмущающем воздействии со стороны окружающей среды система способна за конечное время или в пределе приблизиться как угодно близко к той траектории движения в пространстве состояний, которую она имела до начала возмущения. Оценка устойчивости социально-экономических систем по Ляпунову практически невозможна из-за трудности описания ограничений на возможные возмущения и учета всех возможных возмущений.

Устойчивость по Лагранжу: система, а вместе с ней и управление устойчивы, если при конечных возмущениях в окружающей среде ни один из параметров по модулю не стремится к бесконечности, оставаясь ограниченной величиной. Такое понятие позволяет косвенно оценивать и устойчивость в первоначальной ее формулировке, и качество вырабатываемых решений: если система неустойчива по Лагранжу, значит, какие-то параметры в пределе устремляются к бесконечности, а это противоречит здравому смыслу и неприемлемо, так как говорит о потере управления. Действительно, если, например, число безработных стремится к бесконечности, то о каком качестве управления можно говорить?

Аналогично будет абсурдным, если в бесконечность (в исследованиях) устремится заработная плата представителей какого-то имущественного слоя. Разумеется, устойчивость по Лагранжу еще не говорит о качестве управления. Подобная категория несколько груба для этого. В настоящее время проблема анализа и синтеза устойчивых процессов управления сложными организационными системами в условиях различных неопределенных внешних и внутренних возмущений не решена.

Оперативность — свойство процесса управления обеспечивать завершение цикла управления в требуемые сроки.

Оперативность процессов обеспечивается:

¨ ясностью целевых ориентиров и реальностью задач;

¨ полным и своевременным информированием субъекта управления о состоянии системы, среды и ходе самого процесса;

¨ достаточной гибкостью процесса, позволяющей своевременно адаптироваться к изменяющейся ситуации;

¨ регламентированием процесса и, в частности, разработкой процедур, обеспечивающих согласованность между фазами процесса;

¨ осуществлением параллельного выполнения отдельных частей процесса;

¨ четким контролем за процессом со стороны субъекта управления;

¨ наличием ресурсов, достаточных для обеспечения необходимой скорости и соответствующего временного режима реализации процесса.

Устойчивое управление всегда оперативно, по определению. Оперативное управлние может быть неустойчивым. Это объясняется возможностью необеспечения нужного качества решений, несвоевременностью доведения решений до исполнителей, искажением информации по вине средств и способов управления, построения и технического оснащения системы управления. Например, при фиксированной суммарной оценке продолжительности сбора данных первичная обработка, пересылка данных, подготовка и принятие решений настолько велики, что исполнители не успевают реализовать их до появления новых возмущений в окружающей среде, требующих принятия новых решений, или время на подготовку и принятие решений настолько мало, что оно не дает возможности принять качественные решения и т.д.

Гибкость — способность изменять формы и методы управления в зависимости от обстановки. Организационный процесс должен обладать гибкостью, т.е. способностью к оперативным изменениям в ходе своего осуществления.

Гибкость процесса обеспечивается:

¨ повышением уровня управляемости процессом, так как слабая уп-вляемость затрудняет осуществление оперативных и целесообразных изменений;

¨ гибкостью структуры системы, осуществляющей данный процесс; п информативностью процесса, обеспечивающей полноту и своевре-енность поступления информации;

¨ восприимчивостью процесса к воздействиям со стороны субъекта управления;

¨ оперативностью процесса, обеспечивающей своевременность изменений;

¨ формированием многовариантных структур реализации процесса;

¨ интервальностью значений длительности процесса и его отдельных стадий.

Гибкость управления имеет место, если система управления способна менять по обстановке правила (алгоритмы) своих действий. Например, переходить от централизованного к децентрализованному управлению, частично децентрализованному и, наоборот, от децентрализованного к централизованному.

Гибкость управления — одно из необходимых, но не достаточных условий эффективности управления. Система управления может менять и формы, и методы, но не достигать желаемых результатов из-за некачественных (малоудачных) решений, запаздывания решений и т.п. -- из-за всего, что не обеспечивает устойчивости управления.

Непрерывность -- свойство (способность) процесса управления не допускать перерыва между последовательно выполняемыми этапами (фазами) или другими действиями, приводящими к снижению качества управления.

Непрерывность процесса нарушается, если между двумя последовательно выполняемыми этапами возникает незапланированная пауза, приводящая к снижению качества выполнения следующих этапов (например, из-за потери ценности информации), несвоевременному достижению поставленной цели и срыву всего процесса управления.

Требования к непрерывности могут быть определены с помощью системы неравенств:

_ij < 0 , i, j  IJ,

где _ij — время перерыва между i-м и j-м последовательно выполняемыми этапами управления;

IJ — множество пар индексов соседних последовательно выполняемых этапов.

Dt_ij = t_j – t_j,

где t_j — момент начала выполнения j-го этапа;

t_i — момент окончания выполнения i-го этапа.

Отрицательное значение Dt_ij соответствует пересечению этапов во времени.

Естественно, для реальных процессов управления допускаются отдельные незначительные "холостые" перерывы, т.е. возможно, что Dt_ij > 0. Од-предельные максимальные значения этих перерывов необходимо определять с учетом соотношений продолжительности этапов и инерциальности объекта управления.

Величины Dt_ij являются случайными, поэтому, как правило, используются их вероятные характеристики: математическое ожидание перерывов между i-м и j-м этапами. М[Dt_ij], ij  IJ и вероятность отсутствия перерывов между i-м и j-м этапами, приводящих к нарушению процесса управления, Р (Dt_ij < Dt_доп), ij  IJ, где Dt_доп — допустимое время перерыва между i-м и j-м этапами, превышение которого приводит к нарушению процесса управления.

Непрерывность — свойство, не претендующее на оценку качества решений или управления. Однако непрерывность является необходимым условием эффективности управления, в то время как устойчивость — это одно из достаточных условий эффективности.

Требование эффективности организационного управления отвечает на вопрос соответствия реальных (фактических или ожидаемых) результатов процесса управления требуемым или, иными словами, степени достижения цели управления. Только достаточно эффективный процесс управления является целесообразным. Требование эффективности организационных систем управления является необходимым условием эффективности. Вопрос об эффективности — это вопрос о "цене" затрат, которые должны быть осуществлены для получения определенного результата.

Резюме

1. Системам с управлением (системам управления) свойствен ряд общих признаков, независимо от их природы и назначения. К таким общим признакам можно отнести:

¨ наличие обмена информацией между элементами системы. Без обмена информацией такие системы не могут функционировать и сохранять свою целостность;

¨ открытость систем, т.е. возможность взаимодействия среды и систем. При этом воздействия с обеих сторон могут иметь самую разную природу и последствия;

¨ наличие цели управления и общего подхода к формированию управляющих воздействий, обеспечивающих наилучшее достижение поставленной цели, в соответствии с заданными или сформированными в процессе управления критериями эффективности;

¨ наличие некоторого множества допустимых линий поведения системы, из которых выбирается наиболее предпочтительная. Если возможности выбора линий поведения нет, то управление фактически отсутствует;

¨ наличие характерных определенных структур, отражающих контуры управления;

¨ наличие иерархической организации, т.е. они устроены иерархическим образом. Иерархически организованы социальные структуры и социальные сообщества, экономические, технические, эргатические, информационные, биологические системы на различных уровнях их организации.

2. Системам с управлением присуща общая схема анализа и синтеза:

¨ общая схема анализа любой системы управления основана на ее декомпозиции и исследовании свойств и взаимодействий отдельных элементов;

¨ общая схема синтеза любой системы управления основана на формировании системы с заданными свойствами путем объединения трех составляющих: материальных объектов, информации и энергии.

3. Специфика анализа и синтеза обусловлена особенностями каждого вида систем управления.

Технические системы управления имеют следующие особенности:

¨ четко определенную, как правило, единственную цель или группу целей управления;

¨ отсутствие человека в контуре управления с его социальными и психологическими особенностями;

¨ достаточно высокую определенность исходных данных и возможность форма-ии процессов функционирования с использованием детерминированных ли стохастических математических моделей. Эргатические системы управления имеют следующие особенности:

¨ наличие множества частных целей управления, формируемых вышестоящими органами управления, в зависимости от состояний объектов управления и обстановки;

¨ наличие человека в контуре управления, необходимость учета его психологических особенностей;

¨ неопределенность исходных данных и невозможность адекватного описания процессов функционирования с использованием детерминированных математических моделей;

¨ большое число и разнообразие разнесенных подсистем. Организационные системы управления имеют следующие особенности:

¨ возможность самостоятельного формирования целей и способность к самоорганизации;

необходимость учета в процессе управления многочисленных политических, социальных и экономических факторов;

высокую неопределенность исходных данных, невозможность прогнозирования всех факторов, влияющих на процессы управления, и низкую эффективность применения математических моделей для принятия управленческих решений;

¨ основную роль человека при принятии решений и организации их выполнения, что определяет субъективный характер процессов управления и связанные с этим ошибки при формировании целей и расходовании ресурсов на их достижение;

¨ большое число и разнообразие связей и отношений между органами управления и отдельными руководителями, отсутствие четких границ между управляющей системой и объектами управления, имеющими сложную иерархическую структуру.