4. Работа с документами собственного архива руководителя

Все документы, которые поступают к руководителю, независимо от того, оригиналы они или копии, после подписания или утверждения становятся официальными документами.

После выполнения официальные документы направляют в соответствующее дело. Дела, которые заводят в предприятии, согласно номенклатуре дел хранят к передаванию в ведомственный архив у секретаря, в канцелярии или структурных подразделениях.

Как правило, официальные документы у руководителя не хранят. До выполнения их хранят у исполнителя, после – по делу.

Официальные документы, которые касаются деятельности предприятия, принадлежат к архивному фонду предприятия и их хранят в его делах. Нарушение этого требования усложняет поиск документов, снижает оперативность их выполнения, дезорганизует работу аппарата управления.

В процессе производственной, общественной и творческой деятельности руководителя формируется комплекс документов, которые составляют его собственный архив (под собственным архивом понимают собрание документов, которые образовались в процессе производственной, общественной и творческой деятельности руководителя и не принадлежат к архивному фонду предприятия).

К собственному архиву руководителя, как правило, входят такие документы:

• копии некоторых внутренних документов (приказов, актов, протоколов, справок, служебных и докладных записок), которые руководитель считает необходимым хранить определенное время на своем рабочем месте, а также копии некоторых документов, изготовленные за его указанием (оригиналы или заверены копии настоящих документов хранят по делам, что формируются в подразделах согласно номенклатуре дел);

• копии некоторых исходных писем и других документов, подписанных руководителем (заверены их копии также хранят в структурных подразделениях);

• подготовительные и черновые материалы некоторых документов;

• экземпляры текстов докладов, справок, служебных записок и других документов, в подготовке которых принимал участие руководитель;

• личные документы (справки, грамоты, характеристики, удостоверения, дипломы) и документы собственного происхождения (обращение, заявления, письма, анкеты) и ін|.;

• разные публикации и материалы к ним;

• отпечатки печатных изданий;

• выдержки и вырезки из периодической прессы и книг, фотографии;

• документы творческой деятельности руководителя (рукописи, рисунки|, чертежи, но др.);

• собственная переписка; отзывы, рецензии;

• рабочие блокноты, тетради с записями, сделанными во время командировок, посещения выставок, экспозиций, на заседаниях, совещаниях;

• проспекты выставок, институтов, предприятий, и подобные им издания, переводы иностранных источников;

• приглашение, проспекты семинаров, совещаний, и другие документы.

Эффективное использование собственного архива руководителя предусматривает рациональную систематизацию документов, создания справочного аппарата, к ним, обеспечение их сохранения. С этой целью документы собственного архива распределяют за отдельными группами (комплексами), их систематизируют за признаками таких архивов:

1. Тематический или предметно вопросительный (социальное развитие предприятия, применения прогрессивных технологий, форм организации труда, заграничные командировки, общественная работа но др.).

2. Авторский (корреспондентский) – документы министерства и объединения, НИИ, КБ, проектных и общественных организаций, собственные документы но др.

3. Хронологический (документы, распределенные за определенными периодами).

4. Номинальный (инструкции, решения, приказы, письма, проекты, сметы, договора, доклады).

5. Географический (по регионам Украины, другим странам).

6. Алфавитный (в этом случае используют фамилии авторов, названия учреждений и административно-территориальных единиц, объектов, предметов).

Иногда целесообразно совмещать несколько признаков, например предметно вопросительных с хронологическими, номинальных с авторскими.

Документы каждого комплекса хранят в отдельном деле (делах). Каждое дело должно иметь заглавие.

Документы собственного архива руководителя, как правило, накапливаются по делам в течение нескольких лет, то есть формирование дел происходит за мерой поступления документов.

Для того, чтобы определить, в какое дело направить документ, необходимо иметь перечень дел, который составляют произвольно. Первыми в ней размещают заглавия дел, которые чаще всего использует руководитель. Перечень хранят в удобном для обзора месте (под стеклом, в рабочем дневнике, на внутренней поверхности дверц шкафа или бокса для документов но др.). В перечне дел целесообразно указывать дату начала каждого дела. Это существенно облегчает использование дел и поиск документов у них.

С целью облегчения поиска ведомости об отдельных документах или их группах, объединенных любым признаком, фиксируют на карточках – указывают важнейшие поисковые признаки документа (автор, дата, вопрос.) и назову или индекс папки, где он сохраняется. Целесообразно отображать в картотеке не все документы, то есть не превращать ее в описание дела, а лишь важнейшие, что определяют ее содержание. Пересмотр такой картотеки даст возможность относительно безошибочно ориентироваться в документах собственного архива.