14.1 Архив документов

Архив - это организация или ее структурное подразделение, которые осуществляют приём и хранение документов с целью использования ретроспективной информации. За хранение документов в крупной организации отвечает ведомственный архив, а архив организации малого и среднего бизнеса ведется секретарём или в канцелярий.

Для систематизации помещаемых в архив документов образуется такая единица их хранения, как дело. Дело - документ или совокупность документов, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку. Документы формируются в дела, согласно номенклатуре дел систематизированному перечню наименований дел, регистрируемых в организации, с указанием сроков их хранения.

При, подготовке документов к архивному хранению совершаются две делопроизводственные операции: формирование дела и его оформление. Формирование дел — отнесение документов к определенному делу и их систематизация. Оформление дела, определяемая, установленными правилами подготовка к хранению документов.

Делопроизводство и документооборот

Термины "делопроизводство", "документооборот", "электронный архив", "деловые процедуры" и др. часто используют как синонимы для пропаганды тех или иных решений и технологий.

В результате возникла существенная разница во мнениях производителей программных средств и пользователей по всем, даже самым простым, вопросам.

Для начала кратко остановимся на понятиях, терминах и месте делопроизводства в обеспечении управления российскими предприятиями малого и среднего бизнеса. Сразу оговоримся, что данные определения являются составляющими такой науки, как документоведение.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизации их архивного хранения. Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление.

Делопроизводство - комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства (организация работы с документами - обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов, систематизация архивного хранения документов, определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур).

Деловая процедура - последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи или цели в рамках деятельности предприятия или организации.

Документооборот - движение документов в рамках ДОУ. Документы, с которыми ведется работа в организации (как созданные в ней, так и полученные из других источников), включаются в ее Документооборот. Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. При анализе документооборота организации применяются различные количественные и качественные оценки. Одним из основных показателей является объем документооборота- число документов, поступивших в организацию и разработанных ею за определенный период.

Документ, прошедший стадию документооборота, вступает в последнюю фазу своего жизненного цикла - архивное хранение.

Таким образом, на сегодняшний день нормативно закрепляются базовые принципы работы с документами. На формирование технологий работы с документами в конкретных организациях влияет множество факторов, таких, как направление деятельности, организационная структура, территориальное размещение, объем документооборота и т. п. Системы работы с документами в разных организациях могут сильно варьироваться, но, анализируя их многообразие, можно выделить некоторые типовые технологии работы с документами.