Понятие о документообороте и его принципах

Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки и сдачи на хранение.

Основными характеристиками документооборота являются:

1.             Маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика до подшивки в дело.

2.             Время, затраченное на прохождение документов по этому маршруту.

Принципы документооборота:

1.             Оперативность движения.

2.             Единообразный порядок прохождения маршрута.

3.             Однократность операций одинакового целевого назначения.

4.             Исключение лишних инстанций.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей – документопотоков.

Различают три основных документопотока:

−               входящий;

−               исходящий;

−               внутренний.

Входящий

1.             Складывается из документов ВСО (директивные указания, нормативные и методические акты, законы, указы и т.д.).

2.             Из подведомственных структурных подразделений.

3.             Документы от несоподчиненных организаций (письма, договора, акт).

Исходящий

Состоит из документов, создаваемых в данной организации отправляемых за ее пределы (письма, отчеты, справки).

Внутренний

Составляют документы, создаваемые и используемые в самой организации (организационные документы, информационно-справочные).

Движение входящих документов:

1.             Прием документов, проверка правильности адресования и приложений.

2.             Предварительное рассмотрение документов (сортировка, разметка, постановка, отметка о поступлении).

3.             Регистрация.

4.             Передача документов на рассмотрение руководителю (резолюция)

5.             Внесение сведений из резолюций в журнал регистраций.

6.             Передача документов исполнителю.

7.             Контроль исполнения документов.

8.             Исполнение документов.

9.             Информационно-справочная работа.

10.         Подшивка документов в дела.

Движение исходящих документов:

1.             Составление проекта исходящего документа.

2.             Согласование проекта документа с заинтересованными лицами.

3.             Подписание руководителем.

4.             Регистрация. Проставление номера на документе.

5.             Проверка правильности адресования.

6.             Отправка документа адресату.

7.             Подшивка второго экземпляра документа (копии) в дело.

Движение внутренних документов:

1.             Составление проекта документа исполнителем.

2.             Согласование проекта документа.

3.             Подписание или утверждение документа руководителем.

4.             Регистрация документов.

5.             Передача документа исполнителю.

6.             Контроль исполнения документа.

7.             Исполнение документа. Проставление отметки об исполнении.

8.             Подшивка исполн. документа в дело.

Организация приема и отправки документов

1.                            Независимо от объема деятельности организации или предприятия операции по приему и отправки документов обычно проводятся централизованно.

В крупных организациях создаются специализированные участки ЭКСПЕДИЦИИ.

В канцеляриях и общих отделах часто вместо экспедиций создаются участки или отделы по приему и отправке документов с теми же функциями.

В небольших учреждениях, организациях операции проводятся централизованно секретарем.

Доставка документов происходит почтой, телеграфом, курьерами, через Интернет, через факсимильную связь, по электронной почте.

Прием и передача документов обязательно осуществляется с пометкой в регистрационной форме.

Доставку документов внутри крупного учреждения осуществляет курьерская связь.

Курьеры доставляют документы в структурное подразделение, находящееся на большом расстоянии, в учреждениях I категории до 4-х раз в день, в остальных – не менее 2-х раз в день. Срочная документация доставляется немедленно.

Работа курьерской службы строится на основе заявок, поступающих из структурного подразделения, которая фиксирует в журнале заявок на курьерские услуги.

Ежедневно вечером старший курьер распределяет задания между курьерами и заполняет доставочную карточку на каждого из них.

Документальным подтверждением выполнения данного поручения служит подпись получателя в доставочной карточке с указанием времени доставки.

В целях оперативного получения информации о необходимости выполнения дополнительного задания все курьеры обеспечены телефонами.

2.             Прием и первоначальная обработка документов

В нормативных документах регламентируется правило первичной обработки документов (типовая инструкция по ДП организации).

1)             проверяется правильность доставки, путем прочтения адресов на корреспонденции.

Ошибочно доставленные документы возвращаются на почту для пересылки адресату;

2)             проверка ценности упаковки, сохранности печати.

Конверты вскрываются, проверяется комплектность, проверка сохранности вложений.

При обнаружении повреждения конверта, отсутствие документов, приложений к ним, не соответствии документов и приложений к ним, об этом немедленно сообщается отправителю, а также отмечается на самом входящем документе;

3)             конверты, как правило, уничтожаются, за исключением конвертов, на котором отсутствует обратный адрес, или дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа, или имеется пометка о конфиденциальности, или на конверте нет пометки лично, а документ носит личный характер;

4)             после просмотра и разборки писем на каждом из входящих документов проставляется 29 р-т (на последнем листе документа);

5)             при первичной экспедиционной обработки документы сортируют по структурным подразделениям.

Обычно документы, адресованные руководителю на крупных предприятиях передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, адресованные организации.

В небольших организациях вся поступающая документация сортируется секретарем. В помощь секретарю можно разработать классификатор документов и вопросов деятельности с указанием исполнителей, которые курируют отдельные вопросы;

6)           процесс первичной обработки заканчивается раскладкой рассортированных документов по ячейкам сортировочного шкафа, откуда забирают документы секретари структурных подразделений.

В небольших организациях используют папки-регистраторы, разделы которых закрепляют за отдельным структурным подразделением или отдельными исполнителями.