Правило 9. Экономьте время на совещаниях.

Совещания необходимо собирать только при наличии двух условий: без него не обойтись; оно подготовлено.

Совещания – один из самых дорогостоящих видов управленческой деятельности и занимают они значительную часть рабочего времени руководителей. 174

Совещания займут меньше времени и станут более эффективными при выполнении, в частности, следующих условий:

-» цели совещания сформулированы конкретно и повестка доведена до участников заблаговременно;

круг участников – по возможности минимальный; -» каждому приглашенному руководителю разрешено присылать вместо себя своего

заместителя (или специалиста) по рассматриваемому вопросу; -> заранее определена общая продолжительность совещания и отведено время на

рассмотрение каждого вопроса; назначены ответственные за подготовку и прохождение каждого вопроса повестки

совещания; -» подготовлены и заранее розданы участникам проекты решения по всем

обсуждаемым вопросам; -» вопросы, оказавшиеся неподготовленными, снимаются решительно, причем в

протокол совещания записывается замечание лицу, готовившему вопрос;

председательствующий строго следит за регламентом, не допускает отклонений от темы, обеспечивает активность участников.