Регистрация документов

Регистрация – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Цели регистрации:

1.             Учет документов.

2.             Контроль за их исполнением.

3.             Справочная работа по документам.

Задачи регистрации:

1.             Придание юридической силы документам.

2.             Подтверждение факта их создания.

3.             Подтверждение факта их поступления.

Правила регистрации:

1.             Однократность

Регистрируемый документ не должен вторично регистрироваться при его перемещении.

2.             Регистрации подлежа все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения.

3.             Регистрации не подлежат определенные документы, которые определены в самой организации как нерегистрируемые.

4.             При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется в отдельном журнале:

−               входящие документы;

−               исходящие документы;

−               внутренние документы;

−               приказы по о/д;

−               приказы по л/с;

−               коммерческие акты;

−               документы, содержащие конфиденциальную информацию;

−               обращения граждан .

5.             Внутренние документы регистрируются в день их подписания или утверждения.

Входящие документы – в день поступления.

Исходящие документы – в день отправки.

6.             При регистрации каждой группы документов должны применятся единые унифицированные способы присвоения номеров.

Для внутренних и коммерческих документов применяется порядковая нумерация (в течение коммерческого года), которая присваивается по журналу, начиная с №1 с 1 января каждого года по 31 декабря.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационный номер, состоящий из:

1)             порядковый номер;

2)                           условного обозначения структуры предприятия или должностного лица;

3)             номер дела, в который будет подшит документ.

п: №89 – 02/17.