20.2 Документирование совещаний

Ответственным этапом является документирование совещания, т.е. запись процесса обсуждения внесенных в повестку дня вопросов. В ходе совещания и после его окончания необходимо собрать тексты выступ­лений, не представленные заранее. Ход совещания можно стенографи­ровать, вести фонограмму, видеозапись, протоколировать.

Стенограмма и фонограмма - это дословная запись всего, что гово­рилось на совещании, т.е. всех выступлений, вопросов, ответов, реп­лик. При стенографировании и фонозаписи следует учитывать, что сте­нографистки могут не знать фамилии всех выступающих, особенно подающих реплики и задающих вопросы. При фонозаписи часто трудно определить выступающего по голосу, если он не был назван. Поэтому, несмотря на стенографирование или фонозапись, необходимо фикси­ровать фамилии всех выступающих в порядке хода совещания, что по­зволит установить принадлежность каждого выступления, реплики, воп­роса в ходе расшифровки стенограммы или фонограммы. Для ведения стенограмм и расшифровки фонограмм требуются специальные работники: стенографистки и диктофонистки. В расшифрованные стенограм­мы и фонограммы, как правило, вносятся редакционные правки. Это достаточно дорогостоящий вид документирования совещаний. Его це­лесообразно вести лишь для наиболее важных мероприятий или в том случае, когда заранее предусматривается публикация материалов со­вещания. После окончания совещания все это будет переписано полностью в протокол, и функция секретаря - разослать его всем членам Комиссии.

Наиболее оптимальным вариантом для оперативных совещаний яв­ляется их протоколирование.